Cogilog

Conditions générales de vente
(depuis le 1er juillet 2024)

CONDITIONS GENERALES

CONTRAT DE LICENCE DE LOGICIEL ET DE PRESTATIONS DE SERVICES ASSOCIEES

COGILOG, Société par Actions Simplifiée, immatriculée sous le n° 833 459 894 au RCS de Toulouse, dont le siège social est 3, rue des Charrons, 31700 Blagnac, représentée par son Président, la société SoftNext, et représentée par M. Pascal Malingue, Directeur Général, dûment habilité aux fins des présentes (ci-après désignée par : la « Société ») est éditrice de logiciels spécialisés pour la gestion, la comptabilité, la paie et la gestion des ressources humaines, et la fiscalité d’entreprise. Les conditions dans lesquelles elle concède des licences sur ces logiciels et fournit les services associés au Client sont détaillées aux présentes conditions générales.

DEFINITIONS
« Anomalie » : désigne un comportement du Logiciel non conforme à sa Documentation, reproductible et dû exclusivement au Logiciel lui-même.

« Abonnement » : désigne la souscription annuelle de l’offre disponible depuis le 1er novembre 2023, comprenant indivisiblement la licence de Logiciel et la maintenance associée par le Client au titre d’un Bon de Commande ;

« Bon de Commande » : désigne la commande passée en ligne au terme du Processus de souscription en ligne après acceptation des présentes conditions générales, ou le devis accepté par le Client indépendamment de ce Processus.

« Client » : désigne le souscripteur du Contrat, à savoir la personne souscriptrice du Bon de Commande, dans le cas d’une personne morale, par une personne déclarée dûment habilitée à cet effet.

« Contrat » : désigne l’ensemble constitué des présentes conditions générales et du ou des Bon(s) de Commande (y compris les annexes et éventuels avenants) souscrits par une personne réputée habilitée à représenter le Client.

« Documentation » : désigne le manuel d’utilisation livré avec le Logiciel, les Tutoriels, les prérequis techniques, notamment énoncés sur la page internet publique https://www.cogilog.com/versions/, nécessaires au bon fonctionnement du Logiciel.

« Droits de Propriété Intellectuelle » : désignent les créations, inventions, droits d’auteur, brevets et demandes de brevets, marques et dépôts de marques, dessins et modèles et dépôts de dessins et modèles, bases de données, noms de domaines, noms commerciaux, secrets commerciaux, secrets de fabrication, savoir-faire, et plus généralement tous éléments protégés ou protégeables par le droit de la propriété intellectuelle et industrielle ou toute forme de protection équivalente en vigueur dans le monde entier.

« Groupe » : désigne toute société sous contrôle commun avec le Client, contrôlant le Client ou contrôlée par le Client, le contrôle étant entendu au sens de l’article L.233-1 du Code de Commerce.

« Logiciel » : désigne le ou les progiciel(s) sur étagère, en code exécutable, dans sa version la plus récente au jour de la conclusion du Contrat, ainsi que ces Mises à jour (dès lors que le Client est à jour de ses paiements de redevance de licence et de maintenance), mentionné(s) au Bon de Commande.

« Partie(s) » : désigne(nt) la Société et/ou le Client.

« Périmètre » : désigne les options d’Abonnement souscrites par le Client et précisées dans le Bon de Commande ; suivant le Logiciel, le droit d’utilisation est susceptible d’être limité par exemple au nombre de sociétés au bénéfice desquelles il sera utilisé, au nombre de postes sur lesquels il est installé, au nombre de salariés, aux options techniques souscrites, au nombre de données et/ou documents traités, etc. Le défaut de précision ne peut être interprété comme une autorisation générale et illimitée.

  »Processus de souscription en ligne » : désigne le parcours réalisé par le Client sur le site Internet de la Société (www.cogilog.com) pour souscrire un Bon de Commande en ligne, dont les étapes principales sont détaillées à l’article 1 des présentes conditions générales.

« Services Optionnels » : désignent les prestations souscrites expressément par le Client au titre d’une mention expresse et d’une tarification spécifique au Bon de Commande, tels que (i) le conseil, (ii) l’assistance technique et fonctionnelle (télé-assistance, reprise de données), (ii) la formation, (iv) les paramétrages (et modification de paramétrages), (v) la qualification d’éléments de l’environnement du Client, (vi) les services d’intégration, en ce compris les mises à jour de l’intégration initiale sollicitées par le Client en cas d’évolution de son environnement (après étude de faisabilité), et plus généralement, tout service autre que le service de maintenance inclus dans l’Abonnement et détaillé au Contrat.

« Tutoriels » : désignent l’aide en ligne (vidéos, manuels, documentation technique…) accessible au Client via le site www.cogilog.com/support ou depuis le menu Aide des logiciels.

« Utilisateur » : désigne une personne physique membre du personnel du Client, désignée et habilitée par le Client, sous la responsabilité de ce dernier, dans le cadre de ses fonctions, à utiliser le Logiciel pour les besoins propres du Client (en ce compris la fourniture de prestations de services pour ses clients et sociétés affiliées, dans la limite du Périmètre).

« Version » (ou “Mise à jour”) : désigne une version du Logiciel iso-fonctionnelle par rapport à la version initialement livrée et reposant sur la même technologie de base (ex. : langage ; architecture) ayant pour objet de prévenir et/ou de corriger des Anomalies, améliorer la performance et/ou l’utilisation du Logiciel, ou encore d’intégrer des évolutions réglementaires ou légales. Il est entendu que cette notion n’inclut pas un nouveau logiciel intégrant une évolution fonctionnelle, architecturale et/ou technique (si l’évolution architecturale et technique entraîne la refonte de tout ou une partie du Logiciel).

ARTICLE 1 – Contexte et cadre contractuel

Le Bon de Commande est établi par la Société à partir des éléments renseignés par le Client lors du Parcours de souscription ou, le cas échéant, lors de ses échanges avec la Société. Le Client est un professionnel agissant dans le cadre de son activité professionnelle. Il a choisi sous sa seule responsabilité, en connaissance de ses besoins, le Logiciel, les options et les services commandés, reconnaissant avoir eu accès préalablement auprès de la Société (via les informations disponibles son site Internet et, le cas échéant, auprès de son service commercial dont le contact est disponible sur le site internet de la Société) toutes informations nécessaires pour lui permettre de les évaluer, et nécessaires à la détermination de son engagement.

Le Client reconnaît notamment avoir pris connaissance, préalablement à la souscription du Bon de Commande, de la documentation technique et fonctionnelle descriptive des qualités du Logiciel, et l’estimer en adéquation avec ses besoins et ses contraintes.

Le Bon de Commande est indivisible des présentes conditions générales qui l’encadrent. Le Client les accepte sans réserve par la signature ou la validation du Bon de Commande, ou son paiement, à l’issue du Parcours de souscription en ligne. Il est expressément convenu que le Contrat est le seul cadre régissant les relations entre les Parties, à l’exclusion de tout autre document ou toute autre condition non expressément acceptée par le dirigeant de la Société, notamment les éventuelles conditions générales d’achat du Client, y compris lorsque celles-ci sont jointes ou citées sur les bons de commande émis par le Client et adressés à la Société.

Le Bon de Commande peut être souscrit au terme du Processus de souscription en ligne accessible sur le site Internet de la Société, détaillé comme suit :

  • Logiciel :
    • En cliquant sur « commander », l’utilisateur du site Internet se voit proposer la liste des Logiciels et les différentes options proposées pour chacun d’entre eux ;
    • L’utilisateur du site Internet sélectionne les Logiciels, ainsi que les options correspondant à son besoin, et leur tarif (la description des Logiciels est disponible sur le site Internet de la Société), et doit déclarer notamment le nombre de postes supplémentaires (le 1er poste étant inclus dans le montant de la redevance affichée par défaut) et le nombre de sociétés pour le bénéfice desquelles il entend utiliser chaque Logiciel, ainsi que les options qu’il souhaite souscrire ;
    • En cliquant sur « suivant », l’utilisateur du site Internet est invité à se connecter à son compte s’il en dispose d’un ou de remplir les informations nécessaires à son identification ; il lui est possible d’intégrer des commentaires, de demander à conserver son travail effectué, le cas échéant, sur une version de démonstration et de demander à bénéficier d’une « aide à la reprise des données » en précisant le nom du logiciel que le Logiciel est amené à remplacer ; le montant total hors taxe, le montant de la TVA (dont le choix du régime France, export CE/hors CE est sous la responsabilité de l’utilisateur), et le montant total TTC de la commande sont rappelés ; l’utilisateur a le choix entre 4 modes de paiement (carte bancaire, virement, chèque, prélèvement) et il doit déclarer avoir lu et accepté les présentes conditions générales de licence et de prestations de services associées pour pouvoir passer à l’étape suivante.
    • Si l’utilisateur est déjà client, il peut payer son abonnement pour le périmètre renouvelé depuis son espace client ;
    • Avant de procéder au paiement, le détail des Logiciels et options sélectionnées apparaît avec le montant de la redevance associée, ainsi que la période d’Abonnement associé, le montant total de la commande HT, TTC, ainsi que le montant de la TVA, permettant ainsi à l’utilisateur de vérifier sa commande avant de la payer et notamment de vérifier la cohérence de ses choix, notamment au regard des éventuels packs de Logiciels proposés par la Société ; il est par ailleurs indiqué que la commande sera traitée le 1er jour ouvré suivant la validation du paiement et une option d’impression de cette page de récapitulatif est proposée à l’utilisateur
    • Pour procéder au paiement,
      • si l’utilisateur a choisi de payer par carte bancaire, il est redirigé vers la page sécurisée du prestataire certifié PCIDSS retenu par la Société, sur laquelle sont disponibles ses mentions légales et conditions d’utilisation. Les échanges de données entre ce prestataire et la Société sont sécurisés conformément aux standards du marché ;
      • si l’utilisateur a choisi de payer par chèque, il lui est indiqué les modalités d’envoi de ce chèque et que la commande sera envoyée dès réception ;
      • si l’utilisateur a choisi le paiement par virement, le RIB de la Société lui est présentée et il est indiqué que la commande sera envoyée dès notification du virement par la banque de la Société ;
      • si l’utilisateur a choisi le paiement par prélèvement, il doit retourner le mandat de prélèvement SEPA complété et signé ainsi que son RIB à la Société par le moyen proposé par cette dernière.
    • Un récapitulatif du Bon de Commande est adressé par courriel dès la validation de la commande par le Client.
    • La commande est traitée dans les 24 heures ouvrées de la réception du paiement : les codes d’accès à l’espace client sont adressés au Client à l’adresse email renseignée lors de la passation de la commande ; depuis cet espace client, le Client a accès au détail de sa commande ; la Société met à disposition du Client le Logiciel via son espace client au Logiciel, disponible au téléchargement, satisfaisant ainsi à l’exécution de son obligation de livraison. En conséquence, même si le Client est un particulier, qui est informé que les Logiciels sont destinés à des professionnels, en application de l’article L. 221-28 13°, celui-ci donne son accord exprès pour obtenir cette livraison dans ces conditions, et donc avant l’expiration du délai de rétractation qu’il reconnaît perdre du même fait.
    • Le lien d’accès aux conditions générales applicables à la date de souscription de la commande figure sur les factures adressées au Client.
  • Télé-assistance : le Client peut souscrire en ligne un service à distance de support technique et fonctionnel depuis l’onglet dédié à la télé-assistance du site Internet de la Société ; le Client peut choisir la durée qu’il souhaite souscrire dont il est informé du prix HT associé, ainsi que le Logiciel concerné et ajouter un commentaire. Le processus de souscription est ensuite le même que pour la souscription de licence de Logiciel.

ARTICLE 2 – Objet

Le Contrat a pour objet d’encadrer les conditions dans lesquelles la Société concède une licence sur le Logiciel au Client et fournit la maintenance associée au titre de l’Abonnement et, le cas échéant, les Services Optionnels prévus au Bon de Commande, au titre d’une obligation de moyen.

ARTICLE 3 – Délais

Tout délai prévu au Contrat n’est mentionné qu’à titre indicatif, sauf s’il est stipulé être de rigueur ; la Société s’engage à se montrer diligente, étant rappelé que le respect des délais est dépendant de contraintes extérieures (ex. : fournisseurs, indisponibilité du Client, cocontractants du Client).
Le cas échéant, le Client s’oblige à répondre aux sollicitations (ex. : rendez-vous, demandes d’accès et/ou d’informations, demandes de scenarii de tests, de recettage) et aux recommandations (ex. : acquisition de matériel compatible) de la Société afin de permettre de respecter les délais indicatifs convenus entre les Parties. S’il apparaît que le calendrier indicatif prévu prend un retard de plus de trente (30) jours par rapport à la date prévisionnelle mentionnée au Bon de Commande, alors que ce retard n’est pas imputable à la Société, cette dernière pourra facturer, le cas échéant, le solde du montant prévu au Bon de Commande si la facturation de celui-ci était dépendante de la réalisation d’un jalon opérationnel.

ARTICLE 4 – Obligations de la Société

La Société s’engage à exécuter les obligations contractuelles à sa charge dans le cadre d’une obligation de moyens, de façon professionnelle, et à se conformer aux règles de l’art.
Le périmètre de l’Abonnement et des éventuels Services Optionnels que la Société s’engage à fournir est limité à la description du Logiciel, et des Services Optionnels souscrits et décrits au titre du Bon de Commande. Leur exécution et leur livraison requiert la satisfaction des prérequis communiqués par la Société.

ARTICLE 5 – Obligations du Client

Le Client s’engage pendant toute la durée du Contrat à respecter le Contrat et notamment à :

  • collaborer loyalement avec la Société,
  • utiliser le Logiciel conformément à sa Documentation et à sa destination, dans un environnement matériel et logiciel conforme aux prérequis communiqués par la Société, ou expressément qualifié par cette dernière,
  • payer les factures de la Société à échéance ;
  • respecter strictement les limites de la licence concédée au titre du Contrat, et notamment le Périmètre ;
  • obtenir tout accord et tout engagement nécessaire de tout tiers, le cas échéant, pour permettre légalement et opérationnellement à la Société de réaliser ses prestations ;
  • prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité, la mise à jour et la sauvegarde quotidienne des données traitées par le Logiciel ; étant précisé que le Logiciel intègre un module de sauvegarde qu’il appartient au Client de configurer, d’activer, d’opérer et de vérifier sous sa seule responsabilité ;
  • se conformer à toutes obligations légales et réglementaires lui incombant, notamment en matière fiscale et sociale, de droit de la consommation et de réglementation et loi applicables en matière de protection des données personnelles,
  • communiquer en temps utile à la Société toute information pertinente quant à l’environnement dans lequel le Logiciel est opéré et quant à d’éventuelles difficultés rencontrées relativement au Logiciel et aux prestations de la Société ;
  • désigner des interlocuteurs privilégiés en vue d’échanger efficacement avec la Société, maintenir au sein de son personnel au moins deux Utilisateurs formés par la Société, lesquels seront les seuls habilités à contacter le service support de la Société, et s’assurer que tous les Utilisateurs ont été formés par ces derniers.

ARTICLE 6 – Propriété intellectuelle

Droits concédés sur le Logiciel :
Au titre du Contrat, la Société concède au Client, relativement au Logiciel, un droit d’utilisation personnel, non exclusif, non cessible et non transmissible, sur le territoire de la France (DOM/TOM inclus), et ce en contrepartie du paiement d’une redevance forfaitaire annuelle stipulée dans le Bon de Commande, pour la durée du Contrat, pour les besoins propres du Client, conformément à la documentation du Logiciel, pour le Périmètre souscrit et plus généralement dans les limites et conditions prévues au Contrat, sous réserve du paiement intégral et effectif de la redevance associée. Est comprise comme une utilisation personnelle du Client l’utilisation du Logiciel par un Utilisateur pour exécuter des prestations pour le compte de ses propres clients ou pour le compte de sociétés appartenant à son Groupe.
Les Mises à jour sont incluses dans l’Abonnement.

Toute autre utilisation que celles mentionnées au Contrat est strictement interdite, et notamment toute copie, adaptation, reproduction, altération, modification, traduction, représentation, arrangement, diffusion, distribution, décompilation, ingénierie inverse, combinaison avec toute autre œuvre, de tout ou partie des éléments qui composent ou qui présentent le Logiciel sans que cette liste soit limitative.

A ce titre, notamment, il est rappelé que le Client s’interdit de (ou tenter de), directement ou indirectement, mettre le Logiciel à disposition, par tout moyen, de le louer, distribuer, diffuser, prêter, transférer tout ou partie à tout tiers non autorisé au titre du Contrat, à titre gratuit ou onéreux, d’installer le Logiciel sur un nombre de postes plus importants que celui souscrit, d’accéder à distance au Logiciel installé sur un autre poste, sans avoir souscrit l’option dédiée.

Dans le cadre de cette concession de droits accordée au Client, le Client, notamment :

  • S’engage à ne pas porter atteinte directement ou indirectement aux Droits de Propriété Intellectuelle de la Société,
  • S’engage à n’utiliser le Logiciel que conformément à sa destination, c’est-à-dire conformément à sa Documentation et pour les seuls besoins de son activité,
  • S’engage à ne supprimer aucune mention concernant les marques ou mentions de propriété sur le Logiciel,
  • S’interdit de mettre le Logiciel à la disposition de tiers, directement ou indirectement, à quelque titre que ce soit, sous quelque forme et pour quelque cause que ce soit, à titre gratuit ou onéreux.

Propriété :
La Société est et demeure propriétaire exclusive (ou titulaire) des Droits de Propriété Intellectuelle de toute nature et de tout élément du Logiciel, de toute amélioration du Logiciel et des modèles sous-jacents le cas échéant, de tout développement informatique spécifique ou non, peu important qu’il résulte de spécifications du Client, et plus généralement à tout élément mis à disposition du Client par la Société dans le cadre de ses relations contractuelles et commerciales avec le Client.

Dans les conditions et limites prévues par l’article « Responsabilité » et le présent article, la Société assurera la défense du Client en cas de procédure diligentée en France fondée sur la contrefaçon d’un droit d’auteur par le Logiciel et prendra à sa charge les dommages-intérêts accordés par une décision de justice devenue définitive en dernier ressort, énonçant que la Société contrefait le droit d’auteur d’un tiers. Cette garantie constitue les seuls et exclusifs recours du Client à cet égard et demeure soumise aux conditions expresses suivantes :

  • le Client doit notifier immédiatement à la Société, par écrit, l’action en contrefaçon ou l’existence d’une telle allégation ;
  • le Client doit donner à la Société le contrôle exclusif de la défense et de la négociation de toute transaction ;
  • la Société doit être en mesure d’assurer librement la défense en bénéficiant de la collaboration du Client, lequel fournira en temps utile, tous les éléments, informations et assistance nécessaires.

Dans l’hypothèse où tout ou partie du Logiciel serait reconnu contrefaisant, la Société, à sa seule discrétion, pourra prendre l’une des initiatives suivantes :

  • obtenir au profit du Client la permission de poursuivre son utilisation du Logiciel concerné ;
  • modifier ou remplacer tout ou partie du Logiciel concerné pour le rendre non contrefaisant, tout en maintenant l’essentiel de ses fonctionnalités ;
  • résilier le Contrat et restituer au Client la partie du prix de la Licence, lorsqu’aucune des solutions précédentes n’est économiquement raisonnable.

En revanche, la responsabilité et la garantie de la Société ne saurait être recherchée si la contrefaçon alléguée résulte (i) d’une combinaison avec d’autres logiciels, (ii) d’un manquement au Contrat et/ou (iii) d’une modification ou utilisation du Logiciel réalisée par le Client ou un tiers et qui n’aurait pas été expressément autorisée par la Société.
Le Client demeure propriétaire ou titulaire des droits sur les données qu’il utilise avec le Logiciel et qu’il met à disposition de la Société dans le cadre du Contrat.
La Société est autorisée par le Client à élaborer des statistiques à partir des informations collectées dans le cadre du Contrat et à les exploiter à toutes fins dans le cadre de son activité sans limitation de durée.
Le Client garantit la Société contre toute action de tiers relative aux données, logiciels, et systèmes qu’il lui transmet et/ou auxquelles il lui donne accès ou lui demande d’accéder dans le cadre du Contrat, de sorte que la Société ne supporte aucune charge résultant d’une telle action (en ce compris tous frais d’expert, conseil, amende, indemnités, compensation, etc).
Le Client reconnaît et accepte que la Société utilise des briques logicielles tierces, sous licence propriétaire ou sous licence libre/open source susceptibles d’être intégrées dans le Logiciel, dans la mise en œuvre des Services et Services Optionnels et notamment pour le développement du Logiciel.

ARTICLE 7 – Exclusion de garantie

Sauf clause contraire du Contrat, la Société ne concède aucune garantie sur le Logiciel en tant que tel et notamment sur le fait qu’il soit exempt d’erreurs. Les engagements de la Société relatif au fonctionnement du Logiciel relèvent du service de maintenance détaillés à l’article 8.

ARTICLE 8 – Conditions du service de maintenance compris dans l’Abonnement

A toutes fins utiles, il est précisé que les licences de Logiciel souscrites sans l’option du service de maintenance avant le 1er novembre 2023 n’incluent pas ce service de maintenance, à défaut de souscription expresse.

Périmètre couvert par le service de Maintenance compris dans l’Abonnement
Le service de maintenance porte uniquement sur le Logiciel progiciel souscrit en vertu d’un Bon de Commande.

La Société fera ses meilleurs efforts pour fournir dans les meilleurs délais la Mise à jour nécessaire pour permettre la compatibilité du Logiciel avec la dernière version du système d’exploitation Mac mise à disposition du grand public.

Dans le cadre de la maintenance corrective, la Société assure, sous réserve du respect du processus de maintenance détaillé ci-après :

  • L’analyse d’Anomalies ou incidents liés au Logiciel déclarés par le Client,
  • La prise en charge des Anomalies (à l’exclusion des autres incidents) jusqu’à leur résolution, dans les meilleurs délais, selon leur niveau de criticité et de complexité.

Le support est accessible uniquement par un outil en ligne de déclaration des incidents accessible sur le site Internet de la Société (les demandes d’assistance par courriel ou téléphone ne seront pas traitées). Le service de maintenance n’est valablement sollicité qu’une fois qu’un Utilisateur formé a adressé via cet outil en ligne à la Société le rapport des premières vérifications qu’il a réalisées de son côté, après consultation de la Documentation, ainsi que l’ensemble des éléments nécessaires à l’investigation de l’incident ou de l’Anomalie (tels que : environnement, poste de travail concerné, enchaînements, copies d’écran, messages d’erreur, rapport et tout autre élément pertinent). La Société pourra contacter le Client par tout moyen pour obtenir des éléments complémentaires nécessaires à l’analyse et à la réalisation de l’incident. Le Client s’engage à coopérer activement et est informé que l’efficacité du traitement de l’incident dépend de cette coopération.

Dès lors que la Société identifie que l’incident déclaré ou la difficulté rencontrée n’est pas une Anomalie, mais relève d’un défaut de formation, de consultation de la Documentation, ou d’un besoin d’assistance technique et fonctionnelle, cette dernière se réserve le droit d’inviter le Client à souscrire le Service Optionnel de télé-assistance.

Dans le cadre de service de maintenance, la Société livre, le cas échéant, les Mises à jour par mise à disposition en téléchargement dans l’espace client du Client qui en est averti par courriel.

Le Service de maintenance n’inclut pas :

  • La prise en charge des sollicitations par un Utilisateur non formé, le service de maintenance n’ayant en aucun cas vocation à se substituer au Service Optionnel de formation ;
  • Les conséquences de dysfonctionnements issus d’une mauvaise utilisation du Logiciel par manque ou absence de formation de l’Utilisateur ;
  • Tous frais engendrés par la nécessité d’intervenir en atelier ou sur le site du Client ;
  • La prise en charge des conséquences liées à l’effacement volontaire ou accidentel de données du Client ou encore liées à l’absence de sauvegarde par le Client (une fonctionnalité de sauvegarde quotidienne automatique est intégrée au Logiciel, permettant de dupliquer la sauvegarde de données sur un support physique externe et/ou sur un espace de stockage en ligne du Client, système dont la configuration, la gestion et la vérification sont sous la responsabilité du Client), ou à l’action destructrice de virus ;
  • La prise en charge des conséquences d’une intervention technique d’un tiers autre que la Société, ou de dysfonctionnement électriques ou matériels dans les locaux du Client.
  • L’installation du Logiciel par la Société sur un nouveau poste informatique en réseau local ou distant.
  • Les dysfonctionnements résultant de :
    • Une utilisation non conforme à la Documentation du Logiciel, et plus généralement, au Contrat,
    • Une cause extérieure au Logiciel lui-même,
    • L’utilisation du Logiciel dans un environnement ne correspondant pas aux prérequis techniques et notamment les versions de système d’exploitation (OS) communiquées comme compatibles avec le Logiciel au titre de la Documentation, étant entendu que ces prérequis sont susceptibles d’évolution au fur et à mesure des évolutions des systèmes d’exploitation et de l’environnement technologique tiers, la Société ne prenant notamment aucun engagement de maintenir la compatibilité avec plus de trois versions (dont la dernière) du système d’exploitation,
    • Un changement d’environnement logiciel ou matériel en interaction avec le Logiciel non qualifié préalablement par la Société,
    • Toute modification, combinaison, interfaçage, intégration et plus généralement, toute action non expressément autorisée au titre du Contrat portant sur le Logiciel, et non réalisée par la Société ;
    • L’utilisation par le Client d’une version antérieure à la dernière Mise à jour du Logiciel mise à la disposition du Client dès lors que le dysfonctionnement ne serait pas survenu si la dernière version avait été installée ; le choix du Client de ne pas installer la dernière Mise à jour mise à sa disposition est sous son entière responsabilité, la Société n’est aucunement engagée à intervenir sur d’anciennes versions du Logiciel.
    • Toute manipulation du Client ou d’un tiers sur le Logiciel, en ce compris son installation.

La Société qui serait sollicitée pour un incident non inclus dans le service de maintenance se réserve le droit de facturer son intervention sur la base du tarif horaire prévu pour le Service Optionnel de télé-assistance.

ARTICLE 9 – Conditions du Service Optionnel de formation

Le Client souscrit le Service Optionnel de formation par la signature d’un Bon de Commande (ou d’un Bon de Commande mentionnant expressément ce Service Optionnel et sa tarification), mentionnant le nombre d’heures et le thème de la formation.
Le Service Optionnel de formation proposé par la Société suit un programme défini par cette dernière, sauf demande spécifique du Client, qui impliquera la facturation du temps de préparation.
Les formations sont dispensées à distance via l’outil de visioconférence proposé par la Société.
Le Client s’engage à communiquer en temps utile toute information et renvoyer tous éléments demandés notamment en application de tout référentiel mis en œuvre par la Société.
Toute formation commencée est due en intégralité.
Y compris en cas de prise en charge totale ou partielle par un OPCO ou un autre organisme financeur, la totalité de la formation sera facturée directement au Client bénéficiaire de la formation, qui fera son affaire d’obtenir le remboursement par l’organisme financeur.
Toute annulation d’inscription ou demande de report doit être signalé par téléphone et confirmé par écrit à la Société. L’annulation de formation donne lieu à un remboursement ou à un avoir intégral si elle est reçue au plus tard une semaine avant le début de la formation. Passé ce délai, le montant retenu sur le remboursement sera de 50 % de la totalité de la formation si l’annulation ou le report est notifié moins d’une semaine et plus d’un jour avant le début de la formation. Une formation annulée la veille ou le jour du début de la formation sera due intégralement à titre d’indemnité.
Un report sine die est assimilé à une annulation.

ARTICLE 10 – Conditions du Service Optionnel de télé-assistance

Le Client peut souscrire un Service Optionnel de télé-assistance comme décrit dans le Processus de souscription en ligne, dès lors qu’il souhaite bénéficier d’un accompagnement technique et fonctionnel relativement au Logiciel. Ce Service Optionnel de télé-assistance peut notamment être sollicité pour bénéficier d’une aide à l’installation ou à la configuration du Logiciel (ex. sauvegarde, option accès distant), ou encre une aide à l’utilisation du Logiciel, bien qu’une formation soit recommandée dans ce dernier cas. Il est entendu que cette assistance est exclusive de toute assistance sur les questions réglementaires et légales et sur les questions techniques liées à la profession du Client qui assume seule la responsabilité de l’exercice de sa profession.
Le Client qui dispose de crédit de temps de télé-assistance peut contacter la Société pour solliciter un rendez-vous via le formulaire de contact disponible sur le site internet de la Société. Cette dernière lui propose plusieurs créneaux dans les meilleurs délais.
Le temps souscrit au titre de ce Service Optionnel est réservé au Logiciel pour lequel il a été souscrit, et est décompté à la minute de connexion. Le crédit temps est disponible jusqu’à la date de prochaine échéance de l’Abonnement. Il est reconduit pour la prochaine période d’Abonnement sous réserve que le Client renouvelle l’Abonnement au Logiciel concerné.
Les conditions des interventions de la Société à distance prévues à l’article 12 sont applicables à ce Service Optionnel.

ARTICLE 11 – Conditions des interventions de la Société à distance

Sauf mention contraire au Bon de Commande, la Société réalise ses prestations de services à distance.
A ce titre, il est précisé que, lorsqu’une interaction directe entre la Société et le Client, via son poste de travail, facilite l’intervention, la Société propose d’utiliser un outil de contrôle à distance, ce que le Client accepte.
L’utilisation de cet outil nécessite la satisfaction par le Client des prérequis et précautions suivants :

  • Le Client doit posséder une connexion Internet de débit suffisant ;
  • Le Client doit s’assurer d’avoir sauvegardé ses données avant la mise en œuvre de l’outil, étant rappelé que toute responsabilité de la Société est exclue en cas de perte de données du Client ;
  • Le Client devra prendre connaissance et accepter les conditions relatives à l’utilisation et à la prise de contrôle à distance avant l’exécution du service ;
  • Le Client devra approuver la connexion ;
  • Le Client devra respecter scrupuleusement les instructions données par la Société notamment dans le cadre du service de maintenance et de télé-assistance ; la Société ne porte aucune responsabilité relativement aux conséquences de manipulations non indiquées ou contraires à ses instructions.

ARTICLE 12 – Responsabilité

La Société s’engage à exécuter le Contrat, à l’exclusion de toute autre obligation qui n’y serait pas spécifiquement prévue. La responsabilité de la Société ne peut être engagée, au titre du Contrat, qu’en réparation d’un préjudice direct subi par le Client, à l’exclusion de tout préjudice indirect, tel que toute perte de chiffre d’affaires, de bénéfice, de clientèle, de données, de chance, tout préjudice d’image, tout gain manqué, toute dépense ayant pour objet l’obtention d’un produit, d’un service ou d’une technologie de substitution.
La Société ne saurait être responsable : (i) des actions, omissions du Client non conformes à ses obligations prévues au Contrat ou par la loi et les règlements ; (ii) de l’impossibilité d’exécuter la livraison du Logiciel ou l’exécution des Services et, le cas échéant, des Services Optionnels, du fait d’un dysfonctionnement du réseau Internet ou téléphonique ou d’erreur ou d’obsolescence des coordonnées du Client ; (iii) de toute suspension des prestations de services et de la licence par la Société en raison des manquements du Client, sur le fondement de l’exception d’inexécution ; (iv) des conséquences du retard de transmission, de l’incomplétude ou de l’inexactitude des informations et données transmises par le Client à la Société alors que ces dernières sont nécessaires à la bonne réalisation des prestations de services de la Société ; (v) des conséquences de l’accès à l’espace client du Client et au Logiciel par un tiers non autorisé au moyen des identifiants réservés au Client et dont le Client n’aurait pas assuré la confidentialité ; (vi) de toute intervention du Client sur le Logiciel et sur les données qu’il traite ; (vii) de l’absence de vérification et de mise à jour des données du Client intégrées dans le Logiciel, le Client en demeurant exclusivement responsable.
Chacune des Parties devra faire tout son possible pour minimiser les préjudices qu’elle pourrait subir dans le cadre du Contrat.
A toutes fins utiles, il est rappelé que la Société n’exerce aucun contrôle sur les données du Client auxquelles elle pourrait avoir accès dans le cadre de ses prestations de services et sur l’utilisation par le Client du Logiciel. La Société est par conséquent dégagée de toute responsabilité quant au contenu des informations comprises, reçues, traitées et/ou intégrées à la demande du Client (et le cas échéant, par un tiers, pour le compte du Client) dans le Logiciel et/ou le système d’information sur lequel elle intervient.
La Société ne prend d’engagement contractuel que vis-à-vis du Client et ne prend aucun engagement vis-à-vis des tiers, sauf engagement contractuel distinct. Tout Service réalisé au bénéfice d’un tiers par la Société à la demande du Client ou par le Client avec l’utilisation du Logiciel s’effectuera sous la seule responsabilité du Client.
A titre de condition essentielle et déterminante de la conclusion du Contrat sans laquelle la Société n’aurait pas contracté, le montant total annuel cumulé des dommages et intérêts dont pourrait être redevable la Société au titre de sa responsabilité relative à l’exécution du contrat n’excèdera pas le montant total payé par le Client à la Société pour l’Abonnement et Services Optionnels objet du Contrat sur la période de (12) mois précédant l’évènement dommageable, et ce tous dommages et préjudices confondus.

Le Client est responsable de sauvegarder ses données avant toute intervention de la Société, dont la responsabilité est exclue en cas de perte de données.

ARTICLE 13 – Durée

Le Contrat prend effet à compter de la date de paiement de l’Abonnement souscrit par le Client pour la durée précisée dans le Bon de Commande, étant entendu que la spécificité de certains Logiciels liés à la fiscalité implique une licence par millésime, pour lesquels le Contrat expire au 31 décembre de l’année du millésime souscrit, quelle que soit la date de souscription. A la fin de cette période, sauf mention contraire dans le Bon de Commande, le Contrat prend fin. Le Client doit cesser immédiatement toute utilisation du Logiciel (lequel inclut une mesure de protection visant à empêcher son utilisation en production) et la Société n’est plus tenue à ses obligations au titre du Contrat. La conservation par le Client d’une archive du logiciel sans possibilité de modification est autorisée pendant trois ans, correspondant à la prescription fiscale.

ARTICLE 14 – Résiliation

En cas de manquement par l’une des Parties aux obligations des présentes persistant au-delà d’un délai de trente (30) jours calendaires à compter de l’envoi d’une lettre de mise en demeure en recommandé avec demande d’avis de réception notifiant le manquement en cause, le Contrat sera résilié immédiatement et de plein droit, si bon semble à la Partie lésée, sans préjudice de tous dommages et intérêts auxquels elle pourrait prétendre.
Le Contrat peut notamment faire l’objet d’une résiliation dans ces conditions en cas de non-respect des obligations prévues à l’article 5 et 6 et en cas de survenance d’un cas de force majeure telle que définie par l’article 1218 du Code Civil.
Nonobstant ce qui précède, en cas d’utilisation non autorisée du Logiciel et notamment de tout manquement du Client en violation des stipulations de l’article 6, la Société se réserve le droit (i) de suspendre l’Abonnement et les Services Optionnels et (ii) de résilier le Contrat avec un préavis de dix (10) jours calendaires à compter de tout écrit de la Société adressé au Client par LRAR, faisant état du manquement, dans le cas où il n’aurait pas été mis fin à cette utilisation non autorisée pendant ce délai.

En cas de résiliation anticipée du Contrat à l’initiative du Client (hors cas de manquement de la Société), ou de la Société, pour manquement du Client, le Client sera immédiatement redevable de plein droit de l’ensemble des factures émises, et à émettre pour l’ensemble des Abonnements et Services Optionnels souscrits, et ce quelle que soit leur date d’échéance, lesdites factures devenant automatiquement et de plein droit immédiatement exigibles.

En cas de résiliation du Contrat en cas de manquement du Client, le Client devra immédiatement cesser d’utiliser le Logiciel et faire cesser toute utilisation par ses Utilisateurs.

Dès lors que le Contrat a pris fin, ou le cas échéant, le dernier Service ou Service Optionnel en cours a pris fin, l’espace Client sera fermé.

Les clauses « confidentialité », « responsabilité » et « propriété intellectuelle » survivront à la résiliation du Contrat, sauf stipulation spécifique contraire, et à l’exception de la garantie d’éviction qui prendra fin à la date de résiliation du Contrat.

ARTICLE 15 – Conditions financières

Les conditions financières pour l’Abonnement et les Services Optionnels souscrits le cas échéant sont détaillées au Bon de Commande.
Les prix sont indiqués en euros et hors taxe.
Les tarifs prévus pour les Services Optionnels sont révisables par la Société à tout moment, étant entendu que le tarif applicable au Client est celui qui correspond au tarif publié sur son site Internet au jour de la souscription du Bon de Commande, peu important que le Client ait souscrit un Abonnement sur une période antérieure ou non. Nonobstant ce qui précède, le cas échéant, si un Logiciel est souscrit sous un régime de renouvellement tacite en vertu d’une stipulation particulière du Bon de Commande, la Société communiquera les tarifs applicables à la prochaine période contractuelle avec un mois d’anticipation par rapport à la date d’expiration du délai permettant au Client de faire connaître sa volonté de résilier le Contrat avant la prochaine échéance contractuelle.
Les redevances d’Abonnement sont payables d’avance pour une année civile complète et sont non remboursables. Les frais de formation sont facturés dès la réalisation de la formation.
En dehors des factures d’Abonnement et de télé-assistance payables immédiatement, les factures émises par la Société sont à réception de facture, sauf mention contraire au Bon de Commande. Il est entendu que les dates de facturation liées à un jalon opérationnel sont sous réserve des stipulations de l’article 3 – « Délais ».
Le Client déclare accepter les factures sous format électronique.
Tout retard de paiement aux échéances convenues, entraînera la déchéance du terme. La totalité des sommes dues deviendra alors exigible, immédiatement et sans mise en demeure préalable et entraînera de surcroît l’application d’un intérêt égal à trois fois le taux d’intérêt légal et d’une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 euros, conformément aux dispositions de l’article L.441-6 du Code de Commerce. Au surplus, la Société se réserve le droit de suspendre les Services jusqu’à parfait paiement des sommes dues.
Le Client s’engage à rembourser tout frais de déplacement engagé par la Société dans le cadre du Contrat, sur justificatif, dans les trente (30) jours suivant la transmission desdits justificatifs.

ARTICLE 16 – Litiges

Le Contrat est soumis à la loi française, à l’exclusion des règles de conflit de lois. Par dérogation aux dispositions de l’article 48 du Nouveau Code de Procédure Civile, les Parties conviennent d’attribuer compétence exclusive au Tribunal de Commerce de Toulouse.

ARTICLE 17 – Confidentialité

Chaque Partie s’engage à conserver de manière strictement confidentielle tous documents, informations et données concernant l’autre Partie, de quelque nature qu’ils soient, et notamment de nature économique (ex :toutes données financières d’entreprise), technique (ex. roadmap technique, politiques de sécurité, architecture technique, modèles), commerciale (ex. : prix, informations relatives aux clients), RH (ex. organigramme), stratégique (ex. : roadmap produits, opérations de croissance) dont elle pourrait avoir connaissance au titre du Contrat. Les Parties s’engagent à :

  • traiter les informations confidentielles avec le même degré de protection qu’elles accordent à leurs propres informations confidentielles de même importance ;
  • ne pas divulguer les informations confidentielles à des tiers, à l’exception du cas où la divulgation de tout ou partie de l’information serait exigée par la loi, les règlements applicables ou par toute autorité réglementaire ou administrative ;
  • s’interdire de copier, reproduire, dupliquer, en partie ou en totalité les informations confidentielles, lorsque de telles copies, reproductions ou duplications ne sont pas indispensables à l’exécution des présentes.

Les Parties prendront vis-à-vis de leur personnel (y compris les Utilisateurs) et de leurs éventuels cocontractants, les mesures nécessaires pour assurer le respect de la confidentialité des informations et documents visés ci-dessus. Les informations confidentielles de chacune des Parties demeurent sa propriété et sont utilisées par l’autre Partie exclusivement dans le cadre de l’exécution du Contrat.

Toutefois, ne seront pas considérées comme confidentielles les informations qui, sans qu’il y ait eu violation des présentes stipulations :

  • appartenaient au domaine public au moment de leur divulgation ou sont tombées dans le domaine public en cours d’exécution du Contrat ;
  • résultent de connaissances internes à l’une ou l’autre des Parties ;
  • ont été reçues de manière licite, par l’une ou l’autre des Parties, de tiers au Contrat.

Les Parties sont tenues au respect de cette obligation de confidentialité pendant toute la durée du Contrat, et pour une période de trois (3) ans à compter de la cessation des relations contractuelles, les obligations des Parties survivant à la résiliation du Contrat. Chaque Partie devra immédiatement informer l’autre Partie de toute utilisation inadéquate ou non-autorisée de telles informations.

ARTICLE 18 – Données personnelles

Les Parties déclarent se conformer au règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 (« RGPD »), et aux dispositions en vigueur de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (« Loi Informatique et Libertés »). A cet égard, la Société déclare traiter sous sa responsabilité les informations personnelles du personnel du Client (nom, prénom, fonction, email et numéro de téléphone professionnels, société employeur), en vue d’assurer le suivi de la relation commerciale, contractuelle et comptable avec le Client, ainsi que l’exécution du Contrat.

La Société s’engage à faire ses meilleurs efforts pour sécuriser les Données à caractère personnel et à les garder confidentielles.

Seuls les membres du personnel de la Société, et éventuellement ses conseils, pourront accéder à ces Données à caractère personnel, dans la mesure strictement nécessaire à l’exécution de leur mission. Les Données à caractère personnel peuvent être transférées aux prestataires, fournisseurs et sous-traitants de la Société liés par un contrat incluant une clause de confidentialité, pour une utilisation non personnelle, uniquement pour le compte de la Société.

Dès lors que le Client souscrit un Service Optionnel impliquant un traitement pour son compte de données personnelles par la Société, ce dernier s’engage à signer un accord de traitement de données, sur la base du modèle à contextualiser en annexe du Contrat.

ARTICLE 19 – Divers

Cession – sous-traitance
Sauf information préalable et écrit de la Société, par le formulaire qu’elle met à disposition à cet effet, le Client s’interdit de céder, transférer, apporter ou transmettre, en tout ou partie, ou sous quelque forme que ce soit, le Contrat à un tiers, y compris, sans que cela soit limitatif, par voie de fusion, absorption, location-gérance, apport partiel d’actif, changement de contrôle (contrôle ayant le sens qui lui est assigné par l’article L.233-3 du Code de commerce), transfert de tout ou partie du fonds de commerce. En cas d’accord de la Société, toute demande occasionnée du fait de cette cession fera l’objet d’un devis (adaptations, paramétrages, etc).
La Société est autorisée à céder, apporter, transférer, sous-traiter ou transmettre tout ou partie du Contrat à un tiers, à condition d’en informer le Client.

Vérification
La Société pourra procéder à une vérification de l’utilisation réelle du Logiciel par le Client, au regard de l’utilisation déclarée et autorisée lors de la conclusion du Contrat. Cette vérification ne devra pas perturber l’activité du Client. Toute rectification du prix du Logiciel qui résulterait de cette vérification fera l’objet d’une facturation en application des tarifs en vigueur de la Société.

Non-sollicitation
Le Client est informé de la valeur que représente son personnel pour la Société. Il s’oblige à ne pas proposer une embauche aux intervenants de la Société (salariés, stagiaires ou prestataires de service) pendant toute la durée du Contrat et sur une période d’un (1) an à compter de la fin du Contrat. Dans le cas où le Client ne respecterait pas cette obligation, il s’engage à dédommager la Société en lui versant immédiatement et sur simple demande, une somme forfaitaire égale à douze (12) fois la rémunération brute mensuelle de l’intervenant au moment de son départ.

Intégralité du Contrat
Le Contrat exprime l’intégralité des obligations des Parties eu égard à son objet et annule et remplace toute déclaration, négociation, engagement, communication orale ou écrite, acceptation, entente et accord préalable, ayant le même objet.

Avenants – renonciation
Le fait pour une Partie de ne pas invoquer un manquement de l’autre Partie à l’une de ses obligations ne peut être interprété pour l’avenir comme une renonciation. Le Contrat ne peut être amendé ou modifié que par un accord écrit entre les Parties.

Divisibilité
Si une quelconque des stipulations des présentes venait à être nulle au regard d’une disposition législative ou réglementaire en vigueur et/ou d’une décision de justice ayant autorité de chose jugée, elle sera réputée non écrite mais n’affectera en rien la validité des autres articles qui demeureront pleinement applicables. Les Parties se rapprocheront dans ce cas pour convenir d’une nouvelle stipulation pour remplacer celle déclarée nulle et sans objet, étant entendu que la nouvelle stipulation devra respecter autant que possible l’esprit et l’impact économique sur les Parties de la stipulation remplacée.

Notification
Pour toute notification officielle, les Parties élisent domicile en leur siège social respectif. En cas de changement d’adresse de l’une des Parties, cette dernière s’engage à communiquer à l’autre sa nouvelle adresse par écrit dans les meilleurs délais.

ANNEXE 1 – Accord de traitement des données personnelles (Data Processing Agreement – DPA)

Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les parties s’engagent à respecter leurs obligations au titre de la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 (ci-après, « le règlement européen sur la protection des données » ou « RGPD ») et au titre du Contrat et notamment de la présente annexe. Les responsabilités de chacune des parties sont détaillées ci-dessous.


Traitement des Données Personnelles par le Prestataire en qualité de sous-traitant du Client

Le Prestataire (ci-après, le « sous-traitant ») est autorisé à traiter pour le compte du Client (ci-après le « responsable de traitement ») les Données à caractère personnel nécessaires pour fournir les Services et les Services Optionnels.

Description du traitement faisant l’objet de la sous-traitance
Les personnes concernées sont :

Les clients et salariés personnes physiques du Client, des clients du Client ou des membres du Groupe du Client, et, dans le cas de clients personnes morales, leurs représentants et membres de leur personnel en contact avec le Client, des clients du Client ou des membres du Groupe du Client.
Les Données Personnelles susceptibles d’être traitées sont :

  • Identification : civilité, nom et nom de naissance, prénom, date de naissance, département de naissance, ville de naissance, pays de naissance, nationalité, numéro de sécurité sociale
  • Situation familiale : nombre d’enfants, nom, prénom, date et lieu de naissance des enfants
  • Situation professionnelle : employeur et établissement de rattachement, service, téléphone et email professionnels, matricule, contrat de travail, date d’entrée, date de début de contrat, date de départ, motif de départ, classification, fonction, position/niveau, échelon, coefficient, convention collective, aménagement du temps de travail (taux), rémunération, congés, absence.
  • Données bancaires : banque, titulaire du compte, IBAN, BIC
  • Données sensibles : reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH)
  • Contact : adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone,

Les types de traitements réalisés sur les Données à caractère personnel sont les suivants :

Collecte (transmission sécurisée demandée au Client) et conservation le temps de la réalisation du Service Optionnel nécessitant le traitement, l’extraction, la consultation, la suppression des Données à caractère personnel des personnes concernées en cas d’extraction sur le système d’information de la Société afin de ne pas les conserver.

Les finalités de traitement sont :

Réalisation des Services optionnels en application du Contrat : formation et télé-assistance.

Obligations du Prestataire, en sa qualité de sous-traitant
Le sous-traitant s’engage à :

  • traiter les Données Personnelles uniquement pour les seules finalités qui font l’objet de la sous-traitance ;
  • traiter les Données Personnelles conformément aux instructions documentées du responsable de traitement précisées dans la présente annexe. Si le sous-traitant considère, sans qu’il soit tenu à une veille active sur le sujet, qu’une instruction constitue une violation du RGPD ou de toute autre disposition du droit de l’Union ou du droit des Etats membres relative à la protection des données, il en informe immédiatement le responsable de traitement. En outre, si le sous-traitant est tenu de procéder à un transfert de Données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’Etat membre auquel il est soumis, il doit informer le responsable du traitement de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public ;
  • faire ses meilleurs efforts pour assurer la confidentialité des Données à caractère personnel traitées dans le cadre du Contrat ;
  • veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les Données à caractère personnel en vertu du Contrat :
  • s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité ;
  • reçoivent la sensibilisation nécessaire en matière de protection des Données à caractère personnel ;
  • prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou Services, les principes de protection des données dès la conception et de la protection des données par défaut.

Sous-traitance : le sous-traitant est autorisé à faire appel aux entités suivantes (ci-après, le « sous-traitant ultérieur ») :

OVH – RCS 537 407 926 – 2, rue Kellermann, 59100 Roubaix.

En cas de recrutement d’autres sous-traitants ultérieurs, le sous-traitant doit informer préalablement le responsable de traitement par écrit du changement envisagé, avec la désignation du nouveau sous-traitant ultérieur, ses coordonnées, la date du contrat de sous-traitance et les activités de traitement dont la sous-traitance est envisagée. A défaut d’objection du responsable de traitement dans les huit (8) jours de cette information, il est réputé avoir accepté le changement et la sous-traitance peut être mise en place.

Le sous-traitant ultérieur est tenu de respecter les obligations du Contrat pour le compte et selon les instructions du responsable de traitement. Il appartient au Prestataire de s’assurer que le sous-traitant ultérieur présente les mêmes garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées et conformes aux exigences du RGPD. Si le sous-traitant ultérieur ne remplit pas ses obligations en matière de protection des données, le Prestataire pleinement responsable devant le responsable de traitement de l’exécution par l’autre sous-traitant de ses obligations.

  • Droit d’information des personnes concernées : il appartient au Client de fournir l’information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte ou de la transmission des Données à caractère personnel au sous-traitant.
  • Exercice des droits des personnes : dans la mesure du possible, le sous-traitant doit aider le responsable de traitement à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée. Le Client communiquera auprès des personnes concernées afin de les inviter à le contacter pour faire valoir leurs droits. Si malgré cela, les personnes concernées exercent auprès du sous-traitant des demandes d’exercice de leurs droits, le sous-traitant doit adresser ces demandes dès réception par courrier électronique à communiquer par le Client à la Société.
  • Notification des violations des Données à caractère personnel : le sous-traitant notifie au responsable de traitement toute violation de Données à caractère personnel dans un délai maximum de 24 heures ouvrées après en avoir pris connaissance et par le moyen communiqué par le Client et par défaut le contact habituel de la Société. Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au responsable de traitement, si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente. Assistance du sous-traitant dans le cadre du respect par le responsable de traitement de ses obligations : le sous-traitant aide le responsable de traitement pour la réalisation d’analyses d’impact relative à la protection des données quand celle-ci est requise. Le sous-traitant aide le responsable de traitement pour la réalisation de la consultation préalable de l’autorité de contrôle quand celle-ci est requise. Cette assistance est susceptible d’être facturée au tarif en vigueur pour de l’assistance à maîtrise d’ouvrage dès lors que le responsable de traitement sollicite le sous-traitant de façon excessive, à savoir plus d’une journée/homme par an pour ces sujets alors que le sous-traitant a communiqué l’ensemble des informations pertinentes relatives à sa prestation.
  • Mesures de sécurité : le sous-traitant s’engage à faire ses meilleurs efforts, dans la limite commercialement raisonnable, pour mettre en œuvre les mesures de sécurité conformes aux bonnes pratiques.
  • Sort des Données à caractère personnel : les Données à caractère personnel ne peuvent être traitées par le sous-traitant que conformément aux instructions du responsable de traitement et à la présente annexe. A la fin du Contrat, les Données à caractère personnel seront restituées au Client ou détruites, conformément aux stipulations de l’article « Résiliation » du Contrat.
  • Délégué à la protection des données : toute demande liée à la présente annexe est à adresser au contact communiqué à ce titre par le Client.
  • Registre des catégories d’activités de traitement : le sous-traitant déclare tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du responsable de traitement ;
  • Documentation : le sous-traitant met à la disposition du responsable de traitement la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations et pour permettre la réalisation d’audits, y compris des inspections, par le responsable du traitement ou un autre auditeur qu’il a mandaté, et contribuer à ces audits.

Obligations du Client, responsable de traitement
Le responsable de traitement s’engage à :

  • Fournir au sous-traitant les Données nécessaires au sous-traitant pour permettre à ce dernier de mettre en œuvre les Services ;
  • Assurer une détermination des rôles et des droits des Utilisateurs accédant aux Données à caractère personnel conformément au principe « privacy by default » et informer le sous-traitant du départ d’un Utilisateur dans les huit (8) jours de la sortie de ses effectifs au plus tard afin que son compte soit supprimé ;
  • Documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données par le sous-traitant et en vérifier préalablement la conformité au RGPD. A ce titre, le responsable de traitement ne pourra s’exonérer de sa responsabilité en faisant valoir l’absence de mise en garde par le sous-traitant dont il ne pourra valablement engager la responsabilité dans ce contexte ;
  • Veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par le RGPD ;
  • Se présenter comme l’interlocuteur des personnes concernées pour l’exercice de leurs droits ;
  • Ne pas adresser au Prestataire de bases de données à caractère personnel par e-mail ou autre moyen de transmission non sécurisé.

En outre, le responsable de traitement déclare et garantit que :

  • les Données à caractère personnel transmises au Prestataire, ou collectées via les Services, sont collectées et traitées dans le respect de la réglementation applicable ;
  • il a procédé valablement à l’information des personnes concernées, conformément au RGPD ;
  • le cas échéant, il a recueilli le consentement des personnes concernées pour les traitements envisagés au moment de la collecte ou à tout moment opportun ;
  • il permet aux personnes concernées d’exercer leurs droits conformément à la réglementation, en les informant que l’exercice des droits est réalisé directement auprès du Client ;
  • les informations sont exactes, complètes, univoques et à jour, sans demande des personnes concernées visant à en interdire la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation ; à défaut, il s’engage à les rectifier, compléter, clarifier, mettre à jour ou supprimer.

Conditions Générales de Ventes relatives aux formations COGILOG.