Correction

Cette mise à jour corrige l’erreur 11564 pouvant se produire dans certaines conditions particulières, lors du filtrage d’informations sur des pièces commerciales.

Fenêtres des pièces commerciales

Dans les fenêtres présentant les pièces commerciales (factures, devis…), il est désormais possible d’utiliser la touche “espace” comme raccourci clavier pour visualiser directement la ou les pièces sélectionnées.

Vous pouvez aussi déclencher la création du fichier PDF de la ou des pièces commerciales sélectionnées par le raccourci clavier ⇧ (majuscule) + touche “espace”.

(Il est également possible de combiner ces raccourcis claviers avec la touche ⌥ (option) pour forcer COGILOG Gestion à vous demander le format de pièce à utiliser.)

Amélioration

Améliore la compatibilité des logiciels COGILOG avec macOS 15.1.

macOS 15

Cette mise à jour de COGILOG Gestion améliore la compatibilité avec macOS 15 (Sequoia).

Si vous avez déjà adopté macOS 15, cette mise à jour de COGILOG Gestion est nécessaire pour avoir un fonctionnement optimum du logiciel.

Correction

Cette version corrige la fenêtre des encaissements dont le contenu n’était plus correct dans le cas où l’on change de dossier de gestion sans relancer l’application.

macOS Sequoia (15.0)

À l’occasion de la sortie de macOS Sequoia par Apple, les logiciels COGILOG ont reçu les diverses adaptations nécessaires et COGILOG Gestion est désormais compatible avec ce nouveau système.

Cette version de COGILOG Gestion fonctionne sur tous les systèmes macOS depuis la version 11 (Big Sur) à la version 15 (Sonoma).

Ce logiciel fonctionne nativement sur les Mac à base de “puce Apple” (Apple Silicon) ou de processeur Intel.

PostgreSQL 14.13

Le moteur de base de données de COGILOG a été mis à jour, amenant diverses améliorations et des corrections liées à la sécurité.

⚠️ Rappel : nouveau système de licence

Si vous avez déjà activé le nouveau système de licences mis en service en novembre dernier, vous n’avez rien de nouveau à faire sur le sujet.

Par contre, si votre logiciel COGILOG Gestion affiche au démarrage un panneau d’alerte indiquant “Clé d’activation manquante”, alors vous devez l’activer en suivant ces instructions.

Cette manipulation ne doit être effectuée qu’une seule fois (pas besoin de le faire pour chaque poste client si vous en avez plusieurs).

Évolution

Cette version de COGILOG Gestion modifie le comportement du logiciel en cas de fin d’abonnement.

Jusque là, si vous décidiez de ne pas renouveler votre abonnement, l’application vous signalait l’absence d’une licence valide au démarrage, et refusait d’aller plus loin.

Désormais, en cas de fin d’abonnement, vous pouvez continuer d’utiliser COGILOG Gestion en mode “consultation”, vous permettant ainsi d’accéder librement à vos données, de les imprimer ou de les exporter.

En revanche, comme son nom l’indique, en mode “consultation” vous ne pouvez plus ajouter, modifier ou supprimer d’informations.

Connecteur PrestaShop : filtrer les commandes en fonction du magasin

Votre site internet sous PrestaShop, vous permet de gérer plusieurs magasins.

Cette nouvelle version de COGILOG Gestion permet de filtrer les commandes à importer dans COGILOG Gestion en fonction du magasin.

Par exemple le réglage suivant permettra d’importer les commandes en provenance des magasins dont les ID dans le back-office de PrestaShop sont égaux à 1 ou 3.

Cogilog Caisse

Par défaut le code produit utilisé par COGILOG Gestion correspond à la référence du stock de ce produit dans le back-office de ShopApplication.

Une nouvelle option permet, lors de l’import des commandes, de choisir comme code produit le champ Référence du produit de ShopApplication.

Voici un exemple d’utilisation de cette nouvelle fonctionnalité :

Vous utilisez COGILOG Caisse et vous transférez les commandes dans COGILOG Gestion essentiellement en vue du transfert automatique des écritures comptables dans COGILOG Compta ou un autre logiciel de comptabilité.

Les éventuelles variantes des articles de COGILOG Caisse seront enregistrées dans COGILOG Gestion sous le même code produit. Ainsi elles seront ensuite enregistrées sous le même compte comptable dans COGILOG Compta.

Un seul produit de COGILOG Gestion peut ainsi correspondre à plusieurs articles différents et plusieurs variantes de Cogilog Caisse. Si vous êtes amené à créer de nouvelles variantes d’un produit dans Cogilog Caisse, aucune modification ne sera nécessaire dans COGILOG Gestion pour que le transfert puisse fonctionner. Avec l’ancien paramétrage et dans la mesure où les stocks étaient gérés dans Cogilog Caisse, il convenait de créer un nouveau produit dans COGILOG Gestion pour pouvoir l’associer à chaque nouvelle variante. Cette nouvelle option élimine cette contrainte.

Eco-contribution

1. Déclaration

   La déclaration de l’éco-contribution à votre ou vos éco-organismes nécessite de produire les bases de calcul.

   Pour faciliter votre déclaration en collant au mieux avec les exigences de votre éco-organisme, vous pouvez désormais choisir le nombre de décimales avec lequel le logiciel affichera les bases à déclarer pour calculer l’éco-contribution.

2. Affichage de l’éco-contribution dans la fenêtre des factures

   En cas d’utilisation d’informations de dimensions (longueur, hauteur, épaisseur) pour éditer les pièces commerciales, l’affichage de l’éco-contribution dans la fenêtre des factures était erroné. Cette anomalie a été corrigée.

Utilisation des dimensions dans COGILOG Gestion

1. Contexte

   Votre entreprise facture des produits ou des prestations en fonction de certaines dimensions comme : longueur, hauteur, épaisseur. Cette nouvelle fonctionnalité pourrait vous intéresser.

   Exemple 1

   Une scierie vend du bois qui est facturé au m³, c’est-à-dire en fonction du volume : elle souhaite saisir les dimensions (hauteur, largeur et épaisseur) pour effectuer ce calcul. Sur la pièce commerciale, elle souhaite afficher ces dimensions ainsi que le volume unitaire et le volume total de chaque article.

   Par contre certains produits sont des prestations qui sont facturées forfaitairement. Sur ces lignes de prestation, des informations de dimension n’ont pas de sens et l’entreprise ne souhaite pas les voir apparaître sur la pièce commerciale.

   Voici un exemple de présentation de facture :

   
   

   On voit sur cet exemple que les informations de dimension (épaisseur, largeur, longueur, volumes) sont affichées sur les deux premières lignes (poutre Épicéa) mais n’apparaissent pas sur les deux lignes de prestation de service.

   L’entreprise peut également souhaiter saisir et afficher les informations d’épaisseur et de largeur en millimètres, la longueur en mètres puis afficher les volumes en m³ comme ci-dessous.

   
   

   Exemple 2

   Une entreprise de peinture calcule le prix de certains travaux en fonction de la surface à traiter.

   Par exemple, pour chaque pièce d’une habitation, le deviseur mesure 2 dimensions : pour les murs : hauteur et périmètre (longueur), pour les plafonds : longueur et largeur. Par commodité, il souhaite saisir directement ces informations dans COGILOG Gestion. Le logiciel va alors calculer la surface ainsi que le prix correspondant.

   Voici comment pourrait se présenter l’écran de saisie :

   
   

   Mais pour la présentation du devis, l’entreprise ne souhaite pas afficher les dimensions détaillées (hauteur, périmètre et largeur) qui ont servi au calcul, mais uniquement la surface à traiter.

   Voici comment pourrait se présenter un extrait du devis, vu par le client :

   
   

   Le détail des informations (hauteur ou largeur, longueur ou périmètre) qui ont permis le calcul de la surface à peindre et qui ont été saisies dans le devis n’est pas affiché sur le devis présenté au client. Seule est affichée la surface à peindre qui est le résultat d’un calcul automatique.

2. Méthode

   Le logiciel COGILOG Gestion permet de faire intervenir 3 informations de dimension : longueur, hauteur et épaisseur que vous pouvez saisir lors de la création d’une pièce commerciale et qui seront alors utilisées dans le calcul du prix d’un produit.

   Ces informations de dimension sont utilisées pour calculer automatiquement une mesure qui peut être un volume, une surface, une longueur ou une autre entité en fonction de vos besoins.

   En pratique, le logiciel calcule automatiquement la mesure unitaire qui concerne un seul produit (c’est-à-dire une quantité égale à 1 du produit) et la mesure totale qui concerne la quantité saisie pour ce produit sur cette ligne.

   En vue de la présentation des pièces commerciales, vous pouvez définir produit par produit, c’est-à-dire dans la fiche de chaque produit, les informations de dimension (longueur, hauteur, épaisseur, mesure unitaire ou mesure totale) que vous souhaitez faire apparaître ou, au contraire, ne pas faire apparaître sur les documents à destination de vos clients.

   
   

   La fonction Uniformiser permet de paramétrer facilement l’ensemble des produits.

   Vous trouverez plus d’informations sur cette nouvelle fonctionnalité dans le guide Produits ➤ Affichage des dimensions ainsi que dans le guide Pièces commerciales ➤ Exemples pratiques d’utilisation des paramètres coefficient et dimensions.

   Pour que vous soyez rapidement opérationnel(le), la société COGILOG peut également vous accompagner dans le paramétrage de votre logiciel.

Fusion de commandes avec le connecteur ShopApplication ou avec Cogilog Caisse

1. Contexte

   Le connecteur ShopApplication permet de transférer automatiquement dans COGILOG Gestion les commandes et les tickets de caisse depuis la plateforme ShopApplication. Par défaut, chaque commande ou chaque ticket de caisse donne lieu à une pièce commerciale dans COGILOG Gestion.

   Pour simplifier votre gestion, cette nouvelle version permet de fusionner plusieurs commandes ou plusieurs tickets de caisse en une seule pièce de COGILOG Gestion.

   Par exemple, tous les tickets de caisse émis dans la journée pour des clients sans compte nominatif et payés en espèces, pourront être fusionnés pour donner lieu à une seule facture.

2. Méthode

   Il convient d’abord de définir les clients pour lesquels vous souhaitez fusionner les commandes. Ces clients seront identifiés par leur ID sous ShopApplication. En cas d’utilisation d’une caisse, vous retiendrez l’ID du client correspondant à cette caisse.

   Vous saisirez cette liste dans le paramétrage du connecteur :

   
   

   Pour qu’elles soient fusionnées, les commandes doivent satisfaire toutes les conditions ci-dessous :

   • elles proviennent d’un client de la liste,
   • elles datent de la même journée,
   • elles concernent le même client,
   • elles ont le même mode de règlement.

   Par exemple, si vous avez encaissé des tickets de caisse par espèces, chèques ou cartes bancaires, la fusion des tickets de clients sans compte nominatif donnera lieu à 3 factures quotidiennes : une pour les tickets encaissés par espèces, la deuxième pour les tickets encaissés par chèque et la troisième pour les tickets encaissés par carte bancaire.

   Par contre, les clients ayant un compte nominatif (et n’étant pas inscrits sur la liste des clients pour lesquels vous souhaitez fusionner les commandes) continueront à donner lieu à une facture par commande ou par ticket.

   Lors de la fusion des commandes, les lignes identiques seront également rassemblées sur la pièce commerciale fusionnée dans la mesure où ces lignes concernent le même produit, ont exactement le même prix, le même libellé et le même taux de TVA.

   Ainsi si vous avez vendu 30 fois le même produit, plutôt que d’afficher 30 lignes identiques, la pièce fusionnée rassemblera ces 30 lignes en une seule ligne avec une quantité égale à 30.

Connecteurs ShopApplication et PrestaShop : entreprises non soumises à TVA

Lors de l’import des commandes dans COGILOG Gestion, le connecteur définit le mode de facturation en fonction des réglages du connecteur, de la présence ou de l’absence de TVA et du pays de livraison de la commande.

Cette méthode de sélection suppose que l’entreprise est soumise à TVA. Dans le cas où votre entreprise n’est pas soumise à TVA, cette méthode de sélection n’est pas pertinente.

Désormais, si votre entreprise n’est pas soumise à TVA :

• le connecteur ne vous donne plus la possibilité de choisir un mode de facturation et impose le mode TTC,
• l’import des commandes depuis votre site marchand, affecte systématiquement celles-ci au mode TTC.

Connecteur ShopApplication : mise à jour de la fiche client

Lors du transfert d’une commande en provenance de votre site marchand, le connecteur peut mettre à jour la fiche du client dans COGILOG Gestion en fonction des informations présentes dans le compte du client sous ShopApplication. Une erreur qui empêchait la mise à jour du pays du client a été corrigée.

Correction

Cette version de COGILOG Gestion corrige une erreur introduite lors de la précédente mise-à-jour, provoquant un plantage de l’application lors de l’export d’une pièce commerciale.

Correction

Cette version de COGILOG Gestion améliore la stabilité du logiciel.

Connecteur Shop Application : gestion d’un grand nombre de produits

En présence d’un grand nombre de produits gérés par le connecteur Shop Application, les requêtes permettant de mettre à jour les produits (prix, stocks, etc.) sur le site marchand pouvaient échouer suite à dépassement en temps du fait de l’importance du volume de données à transférer.

Pour éliminer ce blocage, cette nouvelle version scinde ce type de requête en plusieurs requêtes permettant chacune un transfert d’un volume plus faible de données.

Connecteur Shop Application : transfert des valeurs des attributs de commande

D’un coté, la plate-forme d’e-commerce Shop Application permet de créer des attributs de commande : les attributs sont des champs personnalisés qui peuvent être renseignés dans le back office de Shop Application ou bien directement par le client lors de l’enregistrement de sa commande.

D’un autre côté, COGILOG Gestion permet aussi de définir des champs personnalisés qui sont associés à chaque pièce commerciale.

Lors du transfert vers COGILOG Gestion de commandes du site d’e-commerce sous Shop Application, cette nouvelle version de COGILOG Gestion permet d’importer automatiquement dans les champs personnalisés des pièces commerciales de COGILOG Gestion, les valeurs des attributs de commande saisies dans Shop Application.

Exemple : la personne en charge de la validation des commandes souhaite définir les modalités de livraison dans le back office de Shop Application en même temps qu’elle valide la commande. Elle souhaite transmettre automatiquement cette information à COGILOG Gestion.

Vous pouvez définir dans le back office de Shop Application un attribut de commande (par exemple de type Liste) nommé “Modalités de livraison”. Si vous définissez un champ personnalisable nommé également “Modalités de livraison” dans les pièces clients de COGILOG Gestion, l’information sélectionnée dans le back office de Shop Application pourra être transmise automatiquement à COGILOG Gestion dans le champ “Modalités de livraison”.

Vous trouverez plus de détails dans Aide ➤ Connecteur site marchand Shop Application.

Correction

Dans la fenêtre d’édition des factures fournisseur, le bouton Banque fournisseur, n’était plus accessible. Cette anomalie a été corrigée.

Corrections

• Les règles affectées à chaque utilisateur au niveau de la création, modification et suppression des pièces commerciales (permissions fixées dans COGILOG Admin ➤ Autorisations) n’étaient pas correctement respectées. Cette version corrige ce problème.
• Cette version corrige également une erreur qui survenait lors de l’import de pièces fournisseurs.

Eco-contribution

1. Une nouvelle obligation réglementaire pour de plus en plus d’entreprises

   Les entreprises qui mettent des produits sur le marché sont responsables du traitement des déchets que ces produits génèrent.

   La plupart des entreprises ne pouvant prendre en charge ce traitement elles-mêmes, doivent le déléguer à des éco-organismes agréés qui assurent directement ou indirectement ce traitement.

   L’éco-contribution est la contre-partie du service rendu à l’entreprise par l’éco-organisme.

   Le retraitement des déchets est organisé par filières. Au fur et à mesure que les filières se mettent en place, le financement des éco-organismes de ces filières par les entreprises qui mettent des produits de ces filières sur le marché (c-a-d l’éco-contribution), devient une obligation règlementaire.

   De plus en plus de filières sont mises en place et ainsi de plus en plus d’entreprises sont concernées par cette obligation. Il n’y a pas de seuil d’exonération d’éco-contribution.

2. L’éco-contribution en pratique

   En pratique, selon le volume de mises sur le marché, l’éco-organisme va exiger de l’entreprise d’établir une déclaration des produits mis sur le marché en utilisant :

   • des classes de produits : celles-ci regroupent généralement plusieurs produits différents vendus par l’entreprise,
   • une unité de tarification adaptée à l’activité de traitement des déchets : cette unité est souvent différente de l’unité de vente utilisée par l’entreprise.

   Par exemple une entreprise vend des panneaux en facturant à la surface en m2 et du bois en facturant au volume en m3. Sur la déclaration à l’éco-organisme, ces deux produits doivent se retrouver dans une même classe de produit qui, elle, doit être déclarée en tonnes.

Cette nouvelle version de COGILOG Gestion permet :

• d’établir automatiquement la déclaration d’éco-contribution à ou aux éco-organismes auxquels l’entreprise est affiliée,
• de calculer automatiquement le montant de l’éco-contribution due par l’entreprise,
• de calculer automatiquement l’éco-contribution de chaque produit (à afficher sur la facture).

Voici un exemple de déclaration d’éco-contribution produite par COGILOG Gestion :

Vous trouverez tous les détails dans Aide ➤ Eco-contribution.

Nota important : l’éco-contribution est due par l’entreprise lors de mises de produits sur le marché, elle ne concerne donc que les pièces clients. Lors de cette mise à jour, l’éco-contribution éventuellement saisie sur les pièces fournisseurs sera supprimée.

Synchronisation des licences COGILOG

Cette version de COGILOG Gestion introduit un nouveau système pour simplifier l’administration des licences.

Par exemple, lorsque vous ajoutez un nouveau poste ou une option pour un logiciel, la modification sera automatiquement prise en compte (après validation par l’équipe COGILOG).

Vous n’aurez plus besoin d’attendre la réception par email du fichier de licence mis à jour ni de l’intégrer manuellement via COGILOG Admin.

Images au format EPS, et correction pour macOS 14 (Sonoma)

Cette version corrige un problème pouvant empêcher l’affichage correct de certaines pièces commerciales (facture, devis…) en macOS 14.

La cause de ce problème s’explique par l’utilisation d’une image au format EPS au niveau de la pièce commerciale en question.

Malheureusement, Apple a supprimé de Sonoma la possibilité qu’avait macOS de comprendre et d’afficher des images au format EPS.

Dès lors, si vous utilisez une image EPS, il vous faudra désormais la convertir au format PDF (par exemple), avant de pouvoir l’utiliser de nouveau dans vos formats de pièces commerciales (dans Données ➤ Formats des pièces commerciales).

Si vous n’êtes pas encore passé à macOS 14, et si vous utilisez des images au format EPS, pensez à faire cette conversion dès maintenant.

Nous regrettons vivement cette décision d’Apple et la gêne qu’elle est en mesure de vous causer.

macOS Sonoma (14.0)

À l’occasion de la sortie de macOS Sonoma par Apple, les logiciels COGILOG ont reçu les diverses adaptations nécessaires et COGILOG Gestion est désormais compatible avec ce nouveau système.

Cette version de COGILOG Gestion fonctionne sur tous les systèmes macOS depuis la version 11 (Big Sur) à la version 14 (Sonoma).

Ce logiciel fonctionne nativement sur les Mac à base de “puce Apple” (Apple Silicon) ou de processeur Intel.

Correction

Une erreur 10320 lors du transfert dans COGILOG Compta des écritures comportant une ligne avec un montant à 0 a été introduite par la précédente version.

La présente mise à jour corrige cette erreur d’enregistrement.

Corrections

Selon la version de votre système, la fiche d’un produit pouvait ne pas afficher la description du produit.

L’impression des étiquettes des produits, lancée à partir d’une analyse de ventes, était impossible.

Ces deux problèmes ont été corrigés.

CPS (Contribution Pour la Solidarité) en Polynésie française

Cette nouvelle version de COGILOG Gestion comporte une option qui permet de gérer facilement la CPS à laquelle sont soumises les entreprises situées en Polynésie française.

Au niveau de chaque produit, un nouveau champ permet d’ajouter la CPS pour tous les produits qui y sont soumis. Une fonction d’uniformisation permet, en une seule opération, d’ajouter la CPS à tous les produits ou à une sélection de produits.

Lors de la création des pièces commerciales, la CPS sera calculée et affichée sur votre écran sur une ligne séparée : la CPS sera ajoutée à la TVA pour constituer le total TTC.

Lors de l’édition de la pièce commerciale, vous pourrez afficher automatiquement le montant de la CPS sur une nouvelle ligne que vous pourrez insérer sous le montant de la TVA ce qui assure ainsi une présentation conforme à la réglementation en vigueur.

Voici un exemple de bas de facture avec CPS :

Vous pourrez transférer les écritures correspondantes en comptabilité dans les comptes prévus à cet effet.

Vous trouverez plus de détails dans Aide ➤ Contribution pour la Solidarité (CPS).

Vous pouvez commander l’option Taxes additionnelles directement sur le site de COGILOG.

Octroi de mer

Cette nouvelle version de COGILOG Gestion comporte une option qui permet de gérer facilement les taxes d’octroi de mer auquelles sont soumises les entreprises situées en Guadeloupe, Guyane, Martinique, Mayotte et La Réunion.

Vous pourrez définir les taux des taxes (Octroi de mer et Octroi de mer régional) auquelles sont soumis certains de vos produits : il n’y a aucune limite dans le nombre de taux que peut gérer COGILOG Gestion.

Au niveau de chaque produit, deux nouveaux champs permettent d’ajouter le taux d’octroi de mer et le taux d’octroi de mer régional auquels sont soumis ce produit. Une fonction d’uniformisation permet, en une seule opération, d’indiquer ces taux pour tous les produits ou pour une sélection de produits.

Lors de la création des pièces commerciales, les taxes d’octroi de mer et d’octroi de mer régionale seront calculées et affichées automatiquement sur votre écran sur deux lignes séparées : ces deux taxes seront ajoutées à la TVA pour constituer le total TTC.

Lors de l’édition de la pièce commerciale, vous pourrez afficher automatiquement les montants des taxes d’octroi de mer et d’octroi de mer réginale sur deux nouvelles lignes que vous pourrez insérer sous le montant de la TVA ce qui assure ainsi une présentation conforme à la réglementation en vigueur.

Voici un exemple de bas de facture avec taxes d’octroi de mer :

Vous pourrez transférer les écritures correspondantes en comptabilité dans les comptes prévus à cet effet.

Afin de faciliter la déclaration d’octroi de mer, COGILOG Gestion affiche automatiquement le détail des taxes en fonction de la nomenclature des produits qui y sont soumis :

Vous trouverez plus de détails dans Aide ➤ Octroi de mer.

Vous pouvez commander l’option Taxes additionnelles directement sur le site de COGILOG.

Prix d’achat des packs

Le prix d’achat des packs peut être calculé en fonction des prix d’achat des produits qui composent le pack. Ce prix d’achat du pack ainsi calculé, est affiché dans la fiche du produit, dans le panneau de définition du pack.

Dans les versions précédentes, ce prix d’achat était donné à titre indicatif mais n’était pas stocké.

Dans la présente version de COGILOG Gestion, une nouvelle option, que les administrateurs trouveront dans Données ➤ Options générales ➤ Réglages généraux, permet de contraindre le prix d’achat de chaque pack avec les prix d’achat des produits qui le composent.

Par sécurité, seul un administrateur de la base de données (c-a-d un utilisateur ayant accès à COGILOG Admin et à COGILOG Gestion) peut visualiser et modifier cette option.

En effet choisir cette option a plusieurs conséquences :

1. les prix d’achat de tous les packs seront immédiatement recalculés en fonction des prix d’achat des produits qui les composent,
2. les prix d’achat des packs ne seront plus modifiables manuellement,
3. les prix d’achat des packs deviennent dynamiques et seront automatiquement mis à jour dès que le prix d’achat de l’un de leurs composants sera modifié.

La modification du prix d’achat d’un produit entrant dans la composition du pack, peut survenir :

• lors d’une modification directe du prix d’achat dans la fiche du produit,

• directement dans une pièce commerciale en cliquant sur le bouton (optionnel) : Maj prix d’achat,

• lors d’un import :

  • import de la fiche du produit avec l’option **Modifier,
  • import avec le format Modification Tarifs,
  • import avec le format Produits Champs personnalisés

Dans ces circonstances, les prix d’achat des packs qui contiennent ce produit seront automatiquement mis à jour.

De la même façon lors de la création d’un pack par import d’un fichier avec le format Packs, le prix d’achat du pack sera automatiquement mis à jour à partir des prix d’achat des produits qui le composent.

Rappelons, à cette occasion, quelques règles utiles si vous définissez un pack par import d’un fichier :

• un pack ne peut pas entrer à son tour dans la composition d’un autre pack,
• un pack ne peut pas résulter aussi d’un processus de fabrication,
• un pack ne peut pas être utilisé dans un processus de fabrication : dans ce cas, il convient d’utiliser directement les composants du pack.

Si l’une de ces régles est enfreinte lors de l’import, la définition du pack sera supprimée et le pseudo-pack redeviendra un produit simple.

Connecteur Shop Application - COGILOG Caisse

1. Gestion de plusieurs magasins

   En présence de plusieurs magasins, COGILOG Caisse permet d’attribuer un magasin à un caissier. Les commandes enregistrées par ce caissier seront alors affectées au magasin correspondant.

   Cette nouvelle version du connecteur ShopApplication permet de limiter les transferts dans COGILOG Gestion, aux commandes issues d’un magasin donné.

   Vous pourrez choisir le magasin en paramétrant le connecteur dans Données ➤ Connecteurs sites marchands, ouvrir le connecteur et choisir le magasin dans l’onglet Commande.

   Si vous n’avez pas besoin de limiter l’import des commandes par rapport au magasin dont elles sont issues, vous pouvez conserver, dans le connecteur, le réglage par défaut du choix du magasin. Ce réglage par défaut est : peu importe le magasin. Dans ce cas toutes les commandes seront importées peu importe le magasin dont elles sont issues.

2. Transfert de produits sans TVA

   Le connecteur Shop Application - COGILOG Caisse permet de transférer les produits depuis la base de données COGILOG Gestion vers le site d’e-commerce sous Shop Application ou vers COGILOG Caisse.

   Pour être transférés vers le site web, les produits devaient être soumis à TVA. Désormais le transfert de produits non soumis à TVA est également possible.

Connecteur PrestaShop

1. PrestaShop version 8.0

   La version 8.0 de PrestaShop a été diffusée le 26 octobre 2022.

   Nous avons contrôlé le fonctionnement des différentes fonctionnalités du connecteur COGILOG Gestion - PrestaShop avec la nouvelle version 8.0 de PrestaShop. Si vous avez l’intention d’utiliser cette nouvelle version de PrestaShop, vous pourrez désormais choisir la version 8.0 de PrestaShop dans le paramétrage du connecteur.

   

   Cette nouvelle version de PrestaShop inaugure un nouveau système de numérotation dans lequel le chiffre 1 des précédentes versions 1.6 et 1.7 disparait. Ainsi la version 8.0 de PrestaShop succède directement à la version 1.7.

2. Transfert de commandes depuis PrestaShop

   La présence de caractères de retour à la ligne ou de tabulation dans les adresses saisies par les clients d’un site d’e-commerce sous PrestaShop pouvait empêcher le transfert des commandes dans COGILOG Gestion.

   Cette anomalie a été corrigée.

Suivi des affaires

COGILOG Gestion permet de suivre une affaire en détails en comparant directement les pièces clients et fournisseurs relatives à une affaire donnée : Données ➤ Affaires : 2 clics sur une affaire ➤ Pièces.

Dans cette présentation, les pièces clients s’affichent dans le tableau du haut et les pièces fournisseurs dans le tableau du bas. Vous pouvez maintenant afficher les champs personnalisables que vous avez définis pour les pièces clients (dans le tableau du haut) et pour les pièces fournisseurs (dans le tableau du bas).

Pour choisir les champs à afficher, il convient de cliquer sur le bouton Affichage en haut et à droite de la fenêtre (comme dans la plupart des autres fenêtres du logiciel).

Historique détaillé clients et connecteurs avec votre site d’e-commerce

Vous pouvez afficher l’historique détaillé de clients dans Analyse ➤ Historique détaillé clients…. Ce document permet d’afficher dans un seul tableau le détail des commandes, des factures, etc. d’un ou plusieurs clients.

Certaines de ces commandes peuvent provenir d’un site d’e-commerce que vous pouvez connecter facilement à votre logiciel COGILOG Gestion grâce à l’un de nos connecteurs Shop Application ou PrestaShop.

Désormais vous pouvez également afficher les informations de la commande du client sur le site d’e-commerce (numero et ID de la commande sur le site, date et heure de la commande, état de la commande, nom du connecteur ou du site d’e-commerce). Pour cela il suffit d’afficher un historique détaillé d’un client Analyse ➤ Historique détaillé clients… puis de cliquer sur le bouton Affichage en haut et à droite de la fenêtre . Vous pourrez alors choisir les informations souhaitées.

Valeur unitaire du stock

La valeur unitaire du stock est affichée dans la fiche du produit dans l’onglet Stock.

Dans la présente version de COGILOG Gestion, une nouvelle option, que les administrateurs trouveront dans Données ➤ Options générales ➤ Stocks, permet de contraindre la valeur unitaire du stock à être constamment égale au prix d’achat du produit (c-a-d au prix d’achat affiché dans l’onglet Fiche produit du produit).

Par sécurité, seul un administrateur de la base de données (c-a-d un utilisateur ayant accès à COGILOG Admin et à COGILOG Gestion) peut visualiser et modifier cette option.

En effet choisir cette option a plusieurs conséquences :

1. la valeur unitaire du stock de tous les produits sera immédiatement modifiée pour être égale au prix d’achat du produit,
2. la valeur unitaire du stock ne sera plus modifiable manuellement,
3. la valeur unitaire du stock devient dynamique et sera automatiquement mise à jour dès que le prix d’achat du produit sera modifié.

La modification du prix d’achat d’un produit peut survenir :

• lors d’une modification directe du prix d’achat dans la fiche du produit,

• directement dans une pièce commerciale en cliquant sur le bouton (optionnel) : Maj prix d’achat,

• lors d’un import :

  • import de la fiche du produit avec l’option **Modifier,
  • import avec le format Modification Tarifs,
  • import avec le format Produits Champs personnalisés

Dans ces circonstances, la valeur unitaire du stock du produit sera automatiquement mise à jour pour être égale au prix d’achat.

Nota : comme dans la précédente version, vous conservez toujours la possibilité de modifier manuellement la valeur unitaire du stock pour la rendre égale au prix d’achat en actionnant la commande Uniformiser ➤ Autres réglages dans la fenêtre des produits.

Filtres dans le tableau des affaires ou le tableau des fabrications

Dans le tableau des affaires ou dans celui des fabrications, vous pouvez définir un filtre qui contient directement la valeur recherchée. Dans le cas où cette valeur est constante, cela évite d’avoir à saisir cette valeur dans le champ ovale de recherche qui peut ainsi rester vierge.

Quand vous avez choisi un tel filtre, le retour à un filtre classique (c-a-d un filtre qui permet de saisir une valeur dans le champ ovale de recherche) ne met pas à jour la liste des affaires ou des fabrications tant qu’aucune valeur n’est saisie dans le champ ovale de recherche.

Cette anomalie a été corrigée.

Corrections

• Erreur sur les montants HT et TVA affichés dans les tableaux des pièces commerciales en mode TTC (suite)

Nous vous avons signalé dans la précédnte mise à jour la correction d’une erreur dans le calcul de la TVA sur les pièces commerciales qui, à la fois :

• avaient été calculées en mode TTC
• provenaient d’une transformation d’une autre pièce commerciale en cochant l’option de Report au début du titre et de la date de la pièce d’origine
• n’avaient pas été modifiées ni lors du transfert ni après le transfert.

La précédente version du logiciel corrigeait cette erreur et nous vous avions annoncé la diffusion prochaine d’une mise à jour pour rectifier automatiquement les anciennes pièces commerciales erronées.

Cette correction est faite dans la présente version sauf dans le cas de l’utilisation de la facturation certifiée. Dans ce cas, les factures clients qui sont devenues intangibles car elles ont été totalement ou partiellement payées, ne peuvent plus être modifiées et conservent donc les anciens montants erronés.

Sur ces factures, le montant total de la TVA affiché à l’écran dans le tableau des pièces est doublé, le montant HT est également erroné, mais le montant TTC est correct.

Cette erreur d’affichage sur le tableau des factures n’affecte ni l’impression des factures pour vos clients ni le transfert en comptabilité.

Par contre, le montant du chiffre d’affaires utilisé dans l’analyse du chiffre d’affaires et de la marge est incorrect.

Corrections

• Erreur 692

  Dans certains cas de figure rares, COGILOG Gestion pouvait afficher une erreur 692. Ce problème a été corrigé.

• Erreur sur les montants HT et TVA affichés dans les tableaux des pièces commerciales en mode TTC

• Nature de l’erreur

Une erreur d’affichage du montant total de la TVA sur les pièces commerciales en mode TTC a été introduite avec la version 10.9.0 du 1er décembre 2022, pour certains cas particuliers.

Cette erreur n’affecte que les pièces commerciales qui, à la fois :

• sont calculées en mode TTC
• proviennent d’une transformation d’une autre pièce commerciale en cochant l’option de Report au début du titre et de la date de la pièce d’origine
• n’ont pas été modifiées ni lors du transfert ni après le transfert.

• Conséquences

Sur ces pièces, le montant total de la TVA affiché à l’écran dans le tableau des pièces est doublé, le montant HT est également erroné, mais le montant TTC est correct.

Cette erreur d’affichage sur le tableau des pièces n’affecte ni l’impression des pièces commerciales pour vos clients ou fournisseurs ni le transfert en comptabilité.

Par contre, le montant du chiffre d’affaires utilisé dans l’analyse du chiffre d’affaires et de la marge est incorrect.

• Correction

La présente version du logiciel corrige cette erreur, mais ne rectifie pas les anciennes pièces commerciales erronées.

Une nouvelle mise à jour va être diffusée prochainement pour rectifier automatiquement les anciennes pièces commerciales erronées.

Envoi d’e-mails avec macOS Ventura

Dans la dernière version de macOS, les e-mails envoyés via d’AppleScript apparaissent incorrectement avec un style “en citation”.

Pour contourner ce problème de macOS Ventura, il est désormais possible de créer des e-mails depuis COGILOG Gestion, vers l’application Mail d’Apple, sans avoir recourt à AppleScript.

Dans les COGILOG Gestion ➤ Réglages… ➤ Divers ➤ E-mails, vous pouvez désormais choisir “App de messagerie par défaut”.

Outre le contournement du problème d’apparence “en citation”, la création des e-mails par le nouveau mécanisme a l’avantage d’être plus rapide. Par contre, dans ce nouveau mode qui ne fonctionne qu’avec l’application Mail d’Apple, il n’est pas possible de choisir l’adresse e-mail de l’émetteur.

Paramétrage du transfert des écritures vers Sage Compta

COGILOG Gestion permet de paramétrer le transfert d’informations de champs de COGILOG Gestion vers des champs des écritures du logiciel de comptabilité utilisé : Données ➤ Options générales ➤ Comptabilité

Si vous transférez des écritures vers Sage Compta en version 14 ou 16, vous avez désormais la possibilité de paramétrer les informations que vous souhaitez envoyer dans le champ Référence de vos écritures comptables sous Sage Compta.

Connecteurs Shop Application et PrestaShop

1. Définition du commercial lors de la création de la fiche du client

   Lors de l’import des commandes de votre site e-commerce Shop Application ou PrestaShop et quand il s’agit d’un nouveau client, vous avez la possibilité de créer automatiquement la fiche de ce client dans COGILOG Gestion.

   Si vous avez défini un commercial dans la catégorie de ce client, lors de la création de sa fiche, le nouveau client sera automatiquement affecté au commercial de sa catégorie.

2. Calcul de la date d’échéance

   En cas d’import des commandes du site web en factures de COGILOG Gestion, vous pouvez définir la date d’échéance de la facture :

   • soit à la date de la facture : mode utilisé jusqu’à présent et correspondant, en pratique, à un paiement à la commande,
   • soit à une date calculée automatiquement par rapport à la date de la facture en utilisant les règles présentes dans la fiche du client.

Connecteur PrestaShop : mise à jour des prix

1. Blocage de la mise à jour des prix

   Le connecteur PrestaShop permet de lancer la mise à jour des prix des produits vendus sur votre site marchand à partir des prix enregistrés dans la base de données COGILOG.

   On a observé un blocage de la mise à jour des prix avec la version actuelle de Prestashop quand le nouveau prix est envoyé avec un trop grand nombre de décimales. Pour éviter ce blocage, cette version de COGILOG Gestion limite à 6 le nombre de décimales envoyées vers PrestaShop lors de la mise à jour des prix.

2. Mise à jour des prix d’un grand nombre de produits

   Si vous avez un grand nombre de produits à mettre à jour, il se peut aussi que, lors cette mise à jour des prix, PrestaShop démarre la mise à jour puis, au bout d’un certain temps, retourne un message : “Erreur HTTP 429 : RFC 658513 Le client a émis trop de requêtes dans un délai donné.”

   Cette erreur est produite par une limitation imposée dans les réglages de votre site internet, cette limitation est destinée à protéger votre site.

   • Vous pouvez demander au gestionnaire de votre site d’adapter cette limitation quand les requêtes proviennent de votre adresse IP.
   • Vous pouvez également relancer la mise à jour : les produits qui ont déjà bénéficié de la mise à jour, ne seront pas pris en compte dans cette deuxième mise à jour. Ainsi, par envois successifs, vous arriverez à mettre à jour tous vos prix.

Correction

Dans la précédente version, un problème pouvait empêcher les pièces fournisseurs d’être visualisées ou imprimées. Ce problème a été corrigé.

Amélioration des performances du système de sauvegardes automatiques

Les logiciels COGILOG sont livrés avec un système de sauvegardes automatiques qui vous permet de sécuriser vos données.

Cette nouvelle version améliore les performances du système de sauvegardes. Si vous utilisez une version multi-postes, pour bénéficier des améliorations de cette nouvelle version, il est important de faire aussi cette mise à jour sur votre serveur : il vous suffit de lancer le logiciel COGILOG Mise à jour directement sur votre serveur.

Facturation à l’avancement

Le système de facturation à l’avancement est couramment utilisé dans le secteur du BTP notamment. Les travaux sont facturés au prorata de leur taux d’avancement. Bien entendu il convient sur chaque facture d’ôter la part déjà facturée sur la facture précédente.

Pour cela COGILOG Gestion permet de gérer deux colonnes dans le tableau de la facture : une première colonne « Avancement actuel (AV act.)» et une deuxième colonne « Avancement précédent  (Av préc.) ».

La ligne facturée correspond alors à la différence entre ces deux colonnes : Av act. - Av préc.

Cette nouvelle version permet de gérer plus facilement ces deux colonnes :

1. Avancement actuel

   Si plusieurs lignes ont un taux d’avancement identique, vous pouvez renseigner d’un seul coup ce taux d’avancement en sélectionnant les lignes souhaitées puis en cliquant sur le nouveau bouton Avancement.

   
   

   Si aucune ligne n’est sélectionnée, le logiciel vous proposera de renseigner toutes les lignes.

2. Avancement précédent

   Par construction, l’avancement précédent d’une facture correspond à l’avancement actuel de la facture précédente.

   Aussi pour éditer la facture actuelle, une bonne méthode peut consister à sélectionner la dernière facture émise pour la dupliquer (ou bien la transformer en une nouvelle facture).

   
   

   Un nouveau bouton Décaler avancement permet de décaler les taux d’avancement et donc de renseigner automatiquement et sans risque d’erreur l’avancement précédent à partir de la colonne Avancement actuel de la facture précédente.

Ces deux nouveaux boutons sont disponibles dans la fenêtre d’édition des pièces commerciales en actionnant Fenêtres ➤ Personnaliser la barre d’outils.

Uniformisation des taux de TVA

L’uniformisation des taux de TVA est utilisée notamment dans le secteur du BTP où un même produit peut être facturé au taux de 20 % (travaux neufs), au taux de 10 % (travaux dans l’ancien) ou au taux de 5,5 % (amélioration énergétique).

Pour gérer cette situation sans avoir à créer un produit différent par taux de TVA, COGILOG Gestion permet de créer un produit avec un système de codage du taux de TVA (Aide ➤ Transfert en comptabilité, § Cas où un produit est soumis à plusieurs taux de TVA)

Il suffit alors au niveau de la pièces commerciale de modifier le taux de TVA des lignes si besoin. Dans la fenêtre d’édition des pièces commerciales, le bouton TVA permet de modifier le taux de TVA sur toutes les lignes et désormais, si vous sélectionnez certaines lignes, uniquement, sur les lignes sélectionnées. Précédemment l’uniformisation était obligatoirement effectuée sur toutes les lignes.

Connecteur Shop Application : fixation de la date de la pièce commerciale

Lors de l’import des commandes de votre site e-commerce Shop Application, la date de la pièce commerciale ainsi créée automatiquement coïncide avec la date de l’import. Désormais une nouvelle option permet de fixer la date de la pièce commerciale à la date de la commande sur le site web.

Par exemple si vous transférez les commandes du site web en tant que bons de commande de COGILOG Gestion, vous pourrez ainsi faire coïncider la date de la commande sur le site web avec la date de la commande dans COGILOG Gestion.

Cependant si vous transférez les bons de commande du site web directement en factures de COGILOG Gestion, cette option doit être utilisée avec circonspection. En effet la réglementation française impose que la numérotation des factures soit chronologique : si la facture 120 est datée du 10 alors la facture 121 ne peut pas être datée du 9, elle doit obligatoirement être datée du 10 ou d’un jour suivant.

Fixer la date de facture à la date de commande du site web pourrait conduire à enfreindre cette règle.

Fixer la date de la facture à la date de la commande du site web est une option généralement réservée à l’utilisation de COGILOG Caisse sans création manuelle de facture dans COGILOG Gestion : avec cette option, la date de la facture dans COGILOG Gestion (et donc aussi la date de l’écriture comptable) coïncidera avec la date du ticket de caisse quelle que soit la date de l’import dans COGILOG Gestion.

Vous pourrez donc importer les tickets de caisse dans COGILOG Gestion, par exemple une fois par mois, puis transférer les écritures en comptabilité quand vous le souhaitez : les dates des écritures comptables coïncideront ainsi automatiquement avec les dates des tickets de caisse quelles que soient les fréquences des transferts d’une part entre COGILOG Caisse et COGILOG Gestion et d’autre part entre COGILOG Gestion et COGILOG Compta ou un autre logiciel de comptabilité.

Connecteur PrestaShop : fixation de la date de la pièce commerciale

Lors de l’import des commandes de votre site e-commerce PrestaShop, la date de la pièce commerciale ainsi créée automatiquement coïncide avec la date de l’import. Désormais une nouvelle option permet de fixer la date de la pièce commerciale à la date de la commande sur le site web.

Par exemple si vous transférez les commandes du site web en tant que bons de commande de COGILOG Gestion, vous pourrez ainsi faire coïncider la date de la commande sur le site web avec la date de la commande dans COGILOG Gestion.

Cependant si vous transférez les bons de commande du site web directement en factures de COGILOG Gestion, cette option doit être utilisée avec circonspection. En effet la réglementation française impose que la numérotation des factures soit chronologique : si la facture 120 est datée du 10 alors la facture 121 ne peut pas être datée du 9, elle doit obligatoirement être datée du 10 ou d’un jour suivant.

Fixer la date de facture à la date de commande du site web pourrait conduire à enfreindre cette règle.

Améliorations et corrections diverses

1. Nouveaux mots-clés dans le formatage des pièces commerciales

   Les mots-clés ##catégorie client## et ##catégorie fournisseur## ont été ajoutés pour vos formats des pièces commerciales.

2. Calcul des marges en présence d’un coefficient multiplicateur

   Une erreur affectant le calcul des marges en présence d’un coefficient multiplicateur a été corrigée.

3. Transformation des pièces commerciales avec quantités négatives

   Jusqu’à présent, si on transformait, par exemple, un Bon de reprise (un “Bon de livraison” négatif) en Avoir, et que l’on cochait l’option Reporter au début le titre, le numéro et la date de la pièce d'origine, COGILOG Gestion affichait sur la pièce transformée Bon de livraison n°XXX, et non Bon de reprise n°XXX. Ce problème a été corrigé.

Nouveau moteur de base de données

COGILOG Gestion est bâti sur le célèbre moteur de base de données PostgreSQL, un gage de professionnalisme, de puissance et de pérennité. Cette mise à jour est techniquement importante, car elle vous permettra de bénéficier de la dernière version du moteur de base de données PostgreSQL 14.5. Cette nouvelle version de PostgreSQL apporte :

• de meilleures performances,
• une amélioration de la sécurité,
• des sauvegardes et restaurations plus rapides pour les grosses bases de données.

macOS Ventura (13.0)

À l’occasion de la sortie de macOS Ventura par Apple, les logiciels COGILOG ont reçu les diverses adaptations nécessaires et COGILOG Gestion est désormais compatible avec ce nouveau système.

Cette version de COGILOG Gestion fonctionne sur tous les systèmes macOS depuis la version 10.14 (Mojave) à la version 13 (Ventura).

Ce logiciel fonctionne nativement sur les Mac à base de “puce Apple” (Apple Silicon) ou processeur Intel.

Connecteur PrestaShop

1. Vente en UE avec TVA UE

   Si, sur votre site marchand, vous vendez des produits en UE en appliquant le taux de TVA du pays de livraison (TVA UE), alors il convient de renseigner les noms des pays en fr (dans le backoffice de PrestaShop, choisir International, Zones géographiques, Pays et vérifier que les noms fr des pays sont bien renseignés sinon les renseigner). Si les noms fr des pays n’étaient pas renseignés, les commandes UE étaient bloquées.

   Dans cette nouvelle version, à défaut du nom du pays, le connecteur transmettra le code ISO de ce pays ce qui évitera le blocage de l’import en cas d’oubli.

2. Notes et commentaires à propos d’une commande

   Dans la phase Mode de livraison du processus de commande, le client internaute peut saisir un message à l’attention du vendeur. Dans le backoffice de PrestaShop, vous pouvez également saisir des messages et commentaires relatifs à cette commande : ces messages peuvent être privés (c-a-d non transmis au client) ou bien envoyés au client.

   Lors du transfert de la commande depuis le site web, ces informations sont transmises dans le champ Notes de la pièce commerciale et sont annoncées avec les symboles suivants :

   • ◁ message en provenance du client
   • ► message backoffice envoyé au client
   • ☐ message backoffice non envoyé au client

   Cette fonctionnalité n’est disponible que sur la version 1.7 de PrestaShop.

Corrections et améliorations diverses

1. Export des pièces commerciales

   Lors d’un export de pièces commerciales, les champs quantité, prix unitaires de vente et d’achat sont exportés avec le nombre maximum de décimales indépendamment du réglage effectué par l’utilisateur.

Correction

Une erreur 15463 pouvait se produire dans la fenêtre d’édition des formats de pièce commerciale. Cette mise à jour corrige ce problème.

Justificatif du compte client et retenue de garantie

COGILOG Gestion permet de produire automatiquement un justificatif du compte client. Ce document établit la dette des clients vis à vis de l’entreprise à une date donnée.

Ce document est important à la fois d’un point de vue gestion et d’un point de vue comptable : le total doit correspondre aux soldes des comptes clients en comptabilité à la même date.

La retenue de garantie se pratique dans les métiers du BTP, il s’agit d’un montant dont le paiement est différé par rapport à l’échéance de la facture.

En pratique la retenue de garantie quand elle est saisie sur la facture, s’impute provisoirement sur le solde de la facture afin d’éviter de relancer des clients qui, à la date d’échéance de la facture, ne doivent que la retenue de garantie.

Vous trouverez la description du processus de gestion de la retenue de garantie dans Aide ➤ Encaissements des clients ➤ Factures avec retenues de garantie.

La présence d’une retenue de garantie engendre une distorsion entre, d’une part, la comptabilité dans laquelle la retenue de garantie est due par le client (même si son montant est du à une date postérieure à la date d’échéance de la facture) et, d’autre part, la gestion commerciale dans laquelle la retenue de garantie est provisoirement effacée du solde de la facture.

La nouvelle version de COGILOG Gestion permet d’ajouter deux nouvelles colonnes au justificatif du compte client produit par le logiciel :

• la première colonne (R. garantie) rappelle les montants des retenues de garantie inscrits sur les factures
• la deuxième colonne (Total) correspond au total du solde de la facture et de la retenue de garantie : cette colonne correspond au montant de la dette client inscrite en comptabilité.

Ce nouveau document vous permettra de comparer directement les informations de COGILOG Gestion à celles de COGILOG Compta.

Utilisation d’un coefficient multiplicateur et connecteurs avec un site marchand Shop Application ou PrestaShop

Le coefficient multiplicateur introduit dans la version 10.8.5 permet de gérer facilement les achats et les ventes de produits dont le prix et le stock se calculent avec une autre unité que la simple quantité vendue.

Prenons un exemple concret :

Vous vendez des chevrons, par exemple de 4 m. Vous souhaitez afficher un prix non pas par chevron mais par mètre. Vous souhaitez afficher sur la facture du client le nombre de chevrons, le nombre de mètres correspondant, le prix au mètre et bien sûr le prix total.

Dans ce cas vous définirez pour les chevrons de 4 m un coefficient multiplicateur égal à 4. En indiquant le nombre de chevrons, le logiciel COGILOG Gestion va afficher automatiquement comme vous le souhaitez, le nombre de chevrons, la longueur totale en mètres (quantité multipliée), le prix au mètre et le prix total.

Que se passe t-il maintenant si vous vendez ces chevrons sur un site web Shop Application ou PrestaShop avec un connecteur COGILOG Gestion ?

Les sites web Shop Application et PrestaShop ne gèrent pas de coefficient multiplicateur et affichent des quantités entières (c-a-d sans virgule décimale).

1. Sur votre site marchand, vous décidez d’afficher le nombre de mètres et donc un prix unitaire par mètre.

   Dans ce cas les stocks et les prix unitaires sont identiques dans COGILOG Gestion et sur le site marchand.

   Leur synchronisation est donc directement possible.

   Par contre lors du transfert d’une commande, le site marchand va envoyer à COGILOG Gestion une quantité en mètres alors que l’on attend un nombre de chevrons. Le prix unitaire sera par contre celui attendu par COGILOG Gestion. Il faudra donc diviser la quantité par 4 pour afficher aussi le nombre de chevrons comme prévu dans COGILOG Gestion.

2. Sur votre site marchand, vous décidez d’afficher le nombre de chevrons et donc un prix unitaire par chevron

   Dans cette configuration, les stocks de COGILOG Gestion sont exprimés en mètres alors qu’ils sont exprimés en chevrons sur le site marchand. De même le prix sur le site marchand est affiché par chevron alors qu’il est enregistré par mètre dans COGILOG Gestion.

   On ne peut donc pas synchroniser directement les stocks et les prix entre COGILOG Gestion et le site marchand :

   • le stock en mètres de COGILOG Gestion doit être divisé par 4 pour afficher un stock en chevrons sur le site marchand.
   • le prix unitaire par mètre de COGILOG Gestion doit être multiplié par 4 pour afficher un prix par chevron sur le site marchand.

   De la même façon une commande venant du site marchand va envoyer la bonne quantité (le nombre de chevrons) mais un prix unitaire erroné puisque COGILOG Gestion attend un prix au mètre et le site marchand lui envoie un prix par chevron. Il faut donc diviser par 4 le prix unitaire envoyé par le connecteur.

   Dans ce cas, il faut adapter à la fois la réception des commandes et la synchronisation des stocks et des prix

Pour gérer automatiquement ces deux situations, le nouveau connecteur vous permet maintenant de choisir entre ces deux options :

1. les quantités affichées sur le site marchand correspondent aux quantités multipliées de COGILOG Gestion (dans l’exemple précédent du §1, il s’agit du nombre de mètres). C’est le réglage par défaut.
2. les quantités affichées sur le site marchand correspondent aux quantités de COGILOG Gestion (dans l’exemple précédent du §2, il s’agit du nombre de chevrons).

Une fois le choix effectué dans les paramètres du connecteur, celui-ci prendra directement en charge les adaptations nécessaires pour toutes les synchronisations de stocks et de prix et pour le transfert des commandes.

Changement du statut des commandes de Shop Application ou COGILOG Caisse lors du transfert

Lors du transfert de commandes de votre site marchand Shop Application ou depuis COGILOG Caisse vers COGILOG Gestion, le connecteur peut modifier automatiquement le statut des commandes importées (par exemple de “validée” à “transférée”) de façon à éviter de tenter de les transférer une deuxième fois.

En présence d’une erreur bloquante lors du transfert de commandes et après correction de l’erreur, il était nécessaire de relancer COGILOG Gestion pour que le changement de statut puisse se faire automatiquement lors du prochain transfert.

Désormais, après une erreur bloquante, le changement de statut de la commande se fait automatiquement lors du prochain transfert (sans qu’il soit nécessaire de relancer l’application).

Connecteur Shop Application ou COGILOG Caisse : transmission du code barre EAN

Après création de nouveaux produits dans COGILOG Gestion, il est possible de créer automatiquement ces produits sur votre site marchand sous Shop Application ou COGILOG Caisse : Aide ➤ Connecteur site marchand Shop Application ➤ Transfert des articles de COGILOG Gestion vers le site marchand Shop Application.

Si vous avez choisi de saisir le code barre des produits dans le dernier champ de type texte (onglet Notes de la fiche des produits) et si vous avez nommé ce champ “Code barre” (Données ➤ Options générales ➤ Personnalisation ➤ Produits, saisir “Code barre” dans le dernier champ de type Texte) alors, quand vous transférerez un produit de COGILOG Gestion vers le site marchand, le code barre sera transmis dans la rubrique Code EAN de l’article du site marchand.

Historique des produits et modification du coefficient multiplicateur dans la fiche d’un produit

La modification ou l’attribution d’un coefficient multiplicateur sur la fiche d’un produit va impacter le calcul du stock. Aussi cet événement sera désormais enregistré dans l’historique des événements du produit.

Rappelons que vous pouvez activer l’historique des mouvements de stocks et des événements qui peuvent impacter le calcul du stock dans Données ➤ Options générales ➤ Réglages généraux.

Contrôles lors du transfert direct des écritures en comptabilité : forcer le transfert

Avant de transférer les écritures comptables de COGILOG Gestion vers COGILOG Compta, un certain nombre de contrôles sont pratiqués.

Les erreurs qui concernaient les réglages de TVA étaient bloquantes et empêchaient tout transfert en comptabilité.

Les panneaux indiquant comment corriger ces anomalies ont été améliorés et certaines de ces anomalies ne sont plus bloquantes. Ainsi dans certaines circonstances exceptionnelles, par exemple quand l’anomalie provient d’une erreur sur une facture qui est devenue inaltérable (facturation certifiée), vous pourrez désormais forcer le transfert des écritures en comptabilité.

Bien entendu, forcer le transfert des écritures en comptabilité doit rester un choix exceptionnel car l’anomalie détectée lors du transfert ne va pas disparaître : vous la retrouverez en comptabilité quand vous allez produire la déclaration de TVA. Dans ce cas, vous devrez donc, exceptionnellement, effectuer la correction directement en comptabilité.

Connecteur PrestaShop : taux de TVA des remises

Lors du transfert des commandes de votre site marchand PrestaShop vers COGILOG Gestion, le taux de TVA d’éventuelles remises (ou de frais de conditionnement) de faible montant pouvait être mal calculé. Ce problème provenait d’un défaut de précision dans les montants transmis par PrestaShop. Nous avons trouvé une solution pour pallier à ce défaut.

Connecteur PrestaShop : blocage dans la mise à jour des prix

Le connecteur PrestaShop - COGILOG Gestion vous permet d’envoyer vers votre site marchand les nouveaux tarifs que vous pouvez préparer localement dans votre COGILOG Gestion : Aide ➤ Connecteur site marchand PrestaShop ➤ Mise à jour des prix.

L’API de PrestaShop en versions 1.6 et 1.7 est très peu efficace pour mettre à jour les prix des produits aussi il se pourrait que vous rencontriez un blocage avec le message : Le temps de traitement a été dépassé.

Si avant le blocage, un certain nombre de prix d’articles ont pu être mis à jour, alors vous pouvez recommencer l’opération afin de mettre à jour progressivement les prix de tous vos produits : chaque train de mises à jour ne mettra à jour que les articles qui n’ont pas été mis à jour précédemment.

Dans le cas contraire, la première solution va consister à augmenter le temps maximal d’exécution de PHP sur votre site marchand : vous trouverez cette information sur la back-office de votre site : Configurer ➤ Paramètres avancés ➤ Informations. Il conviendra de modifier le paramètre “max_execution_time” du paramétrage de PHP sur votre site. Par exemple passer de 30 s à 300 s va résoudre le problème.

Si ce réglage n’était pas possible sur votre site marchand (par exemple en hébergement mutualisé), nous avons prévu, avec cette nouvelle version, la possibilité de modifier les réglages de votre connecteur pour que les envois de mise à jour de prix se fassent plus lentement de façon à laisser plus de temps au serveur pour traiter chaque requête. Pour cela il conviendra de contacter COGILOG.

Corrections diverses

• Le bouton “Contrôler” dans la fiche client, permettant de contrôler la validité du numéro de TVA de ce client, ne fonctionnait plus à la suite de changements survenus sur le site internet “ec.europa.eu”. Ce problème a été réglé.
• Lors de la modification d’un pack de produit, une erreur 11800 pouvait se produire. Ce problème a été corrigé.

Correction

Cette mise à jour corrige la disparition de la colonne “Référence” lors de l’ouverture d’un dossier.

Format des pièces commerciales

Si un format de pièce commercial contient un fond de page (image), il est désormais possible de choisir si ce fond de page sera imprimé uniquement sur la première page, toutes les pages ou uniquement la dernière page de la pièce commerciale.

Ce réglage se trouve dans Règlages avancés du format de la pièce, dans la section “Si la pièce commerciale comporte plusieurs pages”.

Il est également possible de choisir l’opacité (en %) de l’image utilisée en fond de page. Ce réglage se trouve dans Options du format de la pièce, dans la section “Options de mise en page”.

Format des courriers de relance et des récapitulatifs

Comme dans les pièces commerciales, il est maintenant possible de choisir l’opacité (en %) de l’image utilisée en fond de page. Ce réglage se trouve dans Options du format, dans la section “Options de mise en page”.

Format d’import des champs personnalisés des produits

Un nouveau format d’import permettant d’importer les prix et les champs personnalisés de produits existants est disponible.

Vous trouverez sa description dans Aide ➤ Exemples de fichier d'import… ➤ ModèleProduitChampsPersonnalisés

Connecteur Cogilog Gestion - Cogilog Caisse et sites e-commerce Shop Application

Les commandes qui sont enregistrées dans COGILOG Caisse sont le plus souvent payées comptant.

Le connecteur permet un transfert direct de ces commandes dans COGILOG Gestion.

La méthode de gestion classique consiste ensuite à procéder à l’encaissement de ces commandes dans COGILOG Gestion.

Cette nouvelle version de COGILOG Gestion peut vous éviter ce travail d’encaissement dans COGILOG Gestion.

Vous pouvez paramétrer le connecteur pour que les commandes qui arrivent automatiquement dans COGILOG Gestion avec un mode de paiement donné soient enregistrées comme payées : pour cela il suffit de spécifier le compte comptable de trésorerie correspondant.

Par exemple avec le réglage ci-dessus, les commandes payées par carte bancaire arriveront automatiquement avec le compte 511500 : elles seront considérées comme payées par COGILOG Gestion et vous n’aurez plus à les encaisser. De plus elles basculeront ensuite automatiquement en comptabilité dans le compte souhaité.

Vous trouverez plus de détails dans Aide ➤ Connecteur site marchand Shop Application § Création du connecteur : Compte comptable de la pièce commerciale.

Plus de souplesse dans la gestion des prix et des stocks grâce au coefficient multiplicateur

La précédente version de COGILOG Gestion a introduit le concept de coefficient multiplicateur dans le calcul des prix et des stocks des produits.

Ce concept permet de gérer facilement les achats et les ventes de produits dont le prix et le stock se calculent avec une autre unité que la simple quantité vendue.

Reprenons l’exemple du Quoi de neuf précédent :

Vous vendez du carrelage par cartons de 12 carreaux. Le prix du carrelage est affiché en € / m2. Chaque carton de 12 carreaux couvre une surface de 0,75 m2.

Dans les factures de vos clients vous souhaitez saisir le nombre de cartons achetés, le prix du carrelage au m2 et le prix total.

Par ailleurs vous souhaitez gérer le stock de carrelage en m2 et non pas en nombre de cartons afin de connaître directement le nombre de m2 que vous avez en stock pour chaque type de carrelage.

Pour chaque produit, vous avez saisir un coefficient multiplicateur (onglet Stock de la fiche du produit). Le prix sera calculé en multipliant la quantité par le coefficient multiplicateur et par le prix unitaire. La variation de stock sera calculée en multipliant la quantité par le coefficient multiplicateur.

Désormais, vous pourrez afficher sur la facture du client : le nombre de cartons (qui correspond au champ habituel Quantité), le nombre de m2 (qui correspond au nouveau champ Quantité multipliée) ainsi que le prix au m2 et le prix total.

Gestion des produits avec des unités différentes dans COGILOG Gestion et COGILOG Caisse

Une adaptation du connecteur entre COGILOG Gestion et COGILOG Caisse permet maintenant de gérer les produits avec des unités différentes dans COGILOG Gestion et COGILOG Caisse.

Prenons un exemple concret :

Votre entreprise achète et vend des pommes.

Vous gérez vos stocks de pommes en tonnes car c’est l’unité naturelle de négociation avec vos fournisseurs et vos clients grossistes.

Vous avez aussi des clients qui sont des revendeurs et pour eux l’unité naturelle est le kilogramme (kg).

Vous gérez les ventes à vos revendeurs avec le système de caisse enregistreuse COGILOG Caisse et vous souhaitez paramétrer COGILOG Caisse avec un prix au kg.

Avec la précédente version de COGILOG Gestion, cette configuration n’était pas possible car vous étiez obligé de choisir une unité que vous deviez utiliser à la fois dans COGILOG Gestion et dans COGILOG Caisse.

Avec la présente version, vous pouvez définir une unité (ici le kg) dans COGILOG Caisse et un autre unité (ici la tonne) dans COGILOG Gestion.

Pour cela vous allez définir l’unité de base dans COGILOG Gestion qui sera la tonne car vous souhaitez gérer vos stocks en tonnes. Dans la fiche de vos produits pommes, vous définirez un coefficient multiplicateur égal à 0,001 qui permet de passer d’une quantité exprimée en kg à une quantité exprimée en tonnes.

Sur votre écran de saisie des pièces commerciales dans COGILOG Gestion, vous pourrez afficher une colonne “Quantité” (ici la quantité en kg) et une autre colonne “Quantité multipliée” (ici la quantité en tonnes) et vous pourrez ainsi saisir indifféremment les quantités en kg ou en tonnes.

Dans COGILOG Caisse vous utiliserez les quantités en kg et vous afficherez un prix au kg.

Lors de la transmission vers COGILOG Gestion via le connecteur, la commande exprimée en kg sera automatiquement transformée en tonnes.

Sur les pièces commerciales de COGILOG Gestion, vous pourrez afficher les quantités en tonnes (et également en kg).

Corrections et améliorations diverses

1. Export des pièces commerciales

   Un erreur qui bloquait l’export des pièces commerciales a été corrigée.

Une nouvelle offre : Cogilog Caisse pour votre point de vente

Cogilog propose une solution de caisse 100% web vous permettant d’améliorer la gestion de votre point de vente.

La solution de caisse répond à toutes les attentes les plus fréquentes en matière de caisse enregistreuse pour vos ventes comptoir (paiements multiples, avoirs, remboursements, impression de tickets professionnels, envoi des tickets par email ou SMS…).

Cogilog vous propose également tout le matériel de caisse compatible (imprimante à ticket, afficheur, tiroir, douchette de lecture de code barre).

En savoir plus sur Cogilog Caisse

Connecteur Cogilog Gestion / Cogilog Caisse

Le connecteur entre Cogilog Gestion et Cogilog Caisse vous permet :

• d’importer automatiquement l’ensemble de vos commandes caisse dans Cogilog Gestion avec :

  • un suivi centralisé de l’ensemble de vos ventes dans Cogilog Gestion
  • la création automatique de nouvelles fiches clients dans Cogilog
  • la centralisation de l’ensemble de vos mouvements stock dans Cogilog
  • le transfert automatisé en comptabilité via Cogilog Gestion

• de mettre à jour automatiquement votre logiciel de caisse avec les stocks et les tarifs provenant de Cogilog Gestion

Connecteur Cogilog Gestion / sites e-commerce Shop Application

Cogilog vous propose également un nouveau connecteur entre Cogilog Gestion et les sites e-commerce créés sur la plateforme Shop Application.

La solution Shop Application vous permet de concevoir simplement par vous-même un site e-commerce.

La solution est à la fois fonctionnellement très complète et parmi les plus économiques du marché (abonnement à partir de 49€ /mois).

Le connecteur entre Cogilog Gestion et Shop Application vous permet :

• d’importer l’ensemble de vos commande e-commerce directement dans Cogilog Gestion
• de créer automatiquement les fiches des clients internautes dans Cogilog Gestion
• de synchroniser automatiquement votre stock entre Cogilog Gestion et votre site marchand
• de synchroniser vos tarifs entre Cogilog Gestion et votre site marchand

En savoir plus sur la solution e-commerce Shop Application

Mise à jour des stocks par import d’un fichier

Un nouveau format d’import a été mis en service pour faciliter la mise à jour des stocks par import d’un fichier.

Ce format se présente sous la forme de deux colonnes : le code du produit, le nouveau stock ou bien la variation de stock.

Ce format dispose de deux directives qui permettent :

• soit de remplacer l’ancien stock par le nouveau : directive **Remplacer,
• soit d’augmenter le stock : directive **Augmenter. (Bien entendu une variation négative, fera, en pratique, diminuer le stock.)

Vous trouverez le détail de ce nouveau format dans Aide ➤ Exemples de fichiers d’import ➤ ModèleStocks

Si vous avez activé l’historique des mouvements de stocks, cette opération sur les stocks sera identifiée dans l’historique par le nouvel identifiant “Import stock”.

Plus de souplesse dans la gestion des prix et des stocks grâce au coefficient multiplicateur

Cette nouvelle version de COGILOG Gestion introduit le nouveau concept de coefficient multiplicateur dans le calcul des prix et des stocks des produits.

Ce nouveau concept permet de gérer facilement les achats et les ventes de produits dont le prix et le stock se calculent avec une autre unité que la simple quantité vendue.

Prenons un exemple concret :

Vous vendez du carrelage par cartons de 12 carreaux. Le prix du carrelage est affiché en € / m2. Chaque carton de 12 carreaux couvre une surface de 0,75 m2.

Dans les factures de vos clients vous souhaitez saisir le nombre de cartons achetés, le prix du carrelage au m2 et le prix total.

Par ailleurs vous souhaitez gérer le stock de carrelage en m2 et non pas en nombre de cartons afin de connaître directement le nombre de m2 que vous avez en stock pour chaque type de carrelage.

Dans la précédente version de COGILOG Gestion, ce type de gestion n’était pas possible, le nouveau concept de coefficient multiplicateur va vous faciliter la vie.

Pour chaque produit, vous pouvez maintenant saisir une coefficient multiplicateur (onglet Stock de la fiche du produit). Le prix sera calculé en multipliant la quantité par le coefficient multiplicateur et par le prix unitaire. La variation de stock sera caculée en multipliant la quantité par le coefficient multiplicateur.

Déconnexion automatique

Pour des raisons de sécurité, il est recommandé de quitter toutes vos applications COGILOG en fin de journée.

En cas d’oubli, la déconnexion se fera automatiquement chaque nuit.

⚠️ Pour bénéficier de cette fonctionnalité, il est nécessaire de faire cette mise à jour sur votre serveur en lançant le logiciel COGILOG Mise à jour directement sur le serveur.

Format des pièces commerciales

1. Retour à la ligne automatique dans les tableaux

   Dans certaines situations, vous pouviez être amené à utiliser des colonnes affichant des valeurs personnalisées (textes) de vos produits.

   Jusqu’à présent, le contenu de ces colonnes ne s’affichait que sur une ligne, tronquant éventuellement les longs textes.

   Désormais, la première colonne de texte de valeur personnalisé utilisée dans un tableau affichera ses textes entièrement, sur plusieurs lignes si nécessaire, comme c’est le cas des colonnes “Désignations” ou “Notes”.

2. Montants sans séparateur de milliers

   Les montants suivants :

   • net à payer
   • net ht
   • net ttc
   • solde

   peuvent désormais être affichés sans le séparateur traditionnel de milliers dans les formats de pièces commericales.

   Ce nouveau format, sans séparateur, permet, par exemple, d’inclure automatiquement ces montants dans une adresse web que vous pouvez afficher dans le mail d’accompagnement, afin que vos clients puissent cliquer directement sur un lien pour faciliter le paiement.

Récapitulatif

Cette version ajoute les mots clés permettant d’utiliser les champs personnalisables Clients dans les formats des récapitulatifs.

Corrections et améliorations diverses

1. Historique des mouvements de stock lors d’un import de fichier

   L’historique des mouvements de stock n’était pas enregistré lors d’un import si le fichier importé comportait la directive *NOCHANGE dans la colonne “gérer stock”. Cette erreur a été corrigée.

   Nota : désormais avec cette nouvelle version, si vous souhaitez mettre à jour les stocks des produits par import d’un fichier, il sera plus facile d’utiliser le nouveau modèle ModèleStocks présenté dans le paragraphe précédent.

2. Filtre des pièces commerciales

   Il est possible de créer des filtres sur les pièces commerciales clients ou fournisseurs pour faciliter tout type de recherche.

   Cette version de COGILOG Gestion permet de filtrer sur le nom de la famille d’un produit contenu dans la pièce commerciale : il est ainsi facile de sélectionner toutes les pièces qui contiennent un produit d’une famille donnée.

3. Facturation certifiée

   Lors de la vérification de l’intégrité des encaissements et des factures, la consommation mémoire nécessaire pour ce traitement a été réduite.

Mise à jour simultanée des logiciels COGILOG Gestion et COGILOG Compta

⚠️ Si vous utilisez le logiciel COGILOG Compta, en même temps que vous mettez à jour COGILOG Gestion, il convient de mettre à jour COGILOG Compta. Les nouvelles versions 10.8.4 de ces deux logiciels sont diffusées simultanément.

TVA sur importations à partir d’un état hors UE

1. Autoliquidation obligatoire pour les importations en provenance d’un état hors UE pour les entreprises redevables de la TVA

   Depuis le 1er janvier 2022, les importations en provenance d’un état hors UE sont soumises obligatoirement au régime de l’autoliquidation de la TVA pour tout redevable identifié à la TVA en France.

   Le mécanisme de l’autoliquidation est le même, dans son principe, que celui qui est actuellement en vigueur pour les acquisitions intracommunautaires quand l’entreprise qui achète, a produit un numéro d’identification intracommunautaire à son fournisseur en UE.

   Cependant sur la déclaration de TVA, l’administration demande de différencier les importations en provenance d’un pays hors UE et les acquisitions intracommunautaires ce qui implique un paramétrage spécifique pour chacun de ces deux modes.

2. Mon entreprise est-elle concernée ?

   Si vous n’effectuez aucun achat en provenance d’un pays hors UE alors votre entreprise n’est pas concernée.

   Si vous n’utilisez pas COGILOG Gestion pour gérer les achats ou bien si vous ne transférez pas les factures d’achat en comptabilité, alors vous n’avez rien de spécial à faire dans COGILOG Gestion. Vous gérerez ce nouveau mécanisme d’autoliquidation directement dans votre comptabilité.

3. Conséquences pratiques si votre entreprise est concernée

   Vous utilisez COGILOG Gestion pour gérer les achats et vous transférez les factures d’achat en comptabilité et il vous arrive d’effectuer des achats en provenance d’un pays hors UE.

   Dans ce cas il convient d’adapter le paramétrage pour que COGILOG Gestion puisse envoyer les bonnes informations en comptabilité.

   Voici comment procéder :

   1. COGILOG CCompta

      Si vous utilisez le logiciel COGILOG Compta, la première chose à faire va consister à créer les comptes qui permettront à COGILOG Compta de produire les nouvelles déclarations de TVA. Pour cela il convient de vous reporter au Quoi de neuf livré avec la mise à jour du logiciel COGILOG Compta.

      Ensuite vous pourrez procéder au paramétrage de COGILOG Gestion comme indiqué ci-dessous.

   2. Taux de TVA

      Aller dans Paramétrage ➤ Taux de TVA, ouvrir les taux de TVA susceptibles d’être utilisés pour comptabiliser la TVA en autoliquidation des produits importés.

      Renseigner les comptes à utiliser pour comptabiliser la TVA sur importations en autoliquidation (en provenance d’un pays hors UE).

      Dans l’exemple ci-dessous on a choisi 445663 pour le compte de TVA déductible et 445231 pour le compte de TVA collectée pour les importations en autoliquidation (en provenance d’un pays hors UE).

      
      

   3. Produits

      Le montant ht des produits importés en autoliquidation en provenance d’un pays hors UE doit arriver sur un compte de charge spécifique de façon à ce qu’il soit facile, en comptabilité, de trouver les montants à déclarer.

      COGILOG Gestion permet de saisir le compte de charge dans la fiche de chaque produit mais si vous devez modifier de nombreux produits alors il sera plus rapide d’utiliser la fonction Uniformiser : Données ➤ Produits ➤ Uniformiser.

      La fenêtre ci-dessous permet d’affecter les produits de la famille Meubles et de TVA 20 % au compte 601301 pour comptabiliser les importations en autoliquidation en provenance d’un pays hors UE.

      
      

   4. Familles de produits

      Afin de faciliter la création de nouveaux produits, vous pourrez indiquer les comptes par défaut de chaque famille de produit : Données ➤ Familles de produits ➤ 2 clics sur la famille ➤ Comptes pour achats.

   5. Fournisseurs

      Les fournisseurs domiciliés dans un pays hors UE pourront recevoir le mode de facturation Import en autoliquidation.

   6. Révision des factures fournisseurs depuis le 1er janvier 2022

      Vous pourrez réviser les factures fournisseurs enregistrées dans COGILOG Gestion et datées de 2022.

      Vous pourrez simplement rectifier le mode de facturation des factures éditées en février 2022 dont le mode était Import HT.

      Les factures datées du mois de janvier et dont le mode était Import HT ont déjà fait l’objet d’une déclaration de TVA.

      Si vous aviez enregistré ces factures en comptabilité comme des factures en import HT, alors vous pouvez éditer un avoir en février pour annuler la facture.

      Ensuite vous pourrez refaire cette facture (datée de février) avec le mode de facturation Import en autoliquidation. La rectification de la déclaration de TVA de janvier sera ainsi effectuée avec la déclaration de TVA du mois de février.

Déclaration pour la douane

A partir du 1er janvier 2022, l’ancienne Déclaration d’Echange de Biens (DEB) qui était exigée mensuellement par la Douane est devenue l’ EMEBI (Enquête Mensuelle statistique sur les Echanges de Biens Intra-UE)

Une liste des personnes morales ou physiques soumises à cette enquête mensuelle a été établie par l’administration.

⚠️ Les entreprises qui font partie de cette liste en ont été informées par courrier postal et elles sont, seules, redevables de la réponse à l’enquête statistique.

Gestion des fabrications

1. De quoi s’agit-il ?

   • Vous achetez des produits de base et/ou votre entreprise produit elle-même certains produits de base.
   • Vous utilisez ces produits de base pour produire ou fabriquer les produits que vous vendez à vos clients.
   • Vous gérez les stocks des produits fabriqués et les stocks des produits utilisés pour les fabriquer.

   La gestion des fabrications proposée par COGILOG Gestion pourrait vous intéresser, vous trouverez plus de détails dans Aide ➤ Fabrication de produits.

   Par exemple, la gestion des fabrications :

   • permet, lors de la préparation d’une fabrication, de répondre facilement à la question : ai-je tous les produits nécessaires en stock pour lancer telle fabrication ou bien quels produits et en quelles quantités dois-je commander ?
   • augmente les stocks des produits fabriqués et diminue les stocks des produits utilisés, lors de l’enregistrement d’une fabrication.

   La version actuelle de COGILOG Gestion apporte des améliorations à la gestion des fabrications.

2. Fenêtre des processus de fabrication

   Le tableau de la fenêtre des processus de fabrication (Données ➤ Processus de fabrication) permet d’afficher comme précédemment le nom du processus de fabrication et le libellé du produit fabriqué mais aussi le code du produit fabriqué ainsi que la liste des codes des produits utilisés dans chaque fabrication et la quantité de base multiple de chaque fabrication (bouton Affichage en haut et à droite de la fenêtre).

   Nous avons enrichi la fenêtre des processus de fabrication d’un système de filtres analogue à celui utilisé dans d’autres fenêtres du logiciel. Vous pouvez utiliser et créer des filtres notamment à partir des noms des fabrications, des codes et des libellés des produits fabriqués mais également des codes des produits utilisés dans les différentes fabrications.

   Par exemple vous pouvez afficher facilement tous les processus de fabrication qui utilisent un produit donné.

   
   

   Comme avec les autres filtres proposés par COGILOG Gestion, les filtres que vous créez sont enregistrés et vous, ainsi que vos collègues, pourrez les réutiliser ultérieurement.

3. Préparation et enregistrement d’une fabrication

   La fenêtre de préparation ou enregistrement d’une fabrication (Exploitation ➤ Préparer ou enregistrer une fabrication) propose un système de filtrage qui facilite la sélection du processus de fabrication dès que la liste des processus de fabrication que vous gérez, est importante.

   Le tableau des produits utilisés dans la fabrication présente notamment les quantités de produits en stock, utilisés et restant pour la fabrication souhaitée. Cette nouvelle version affiche aussi les quantités de produits à recevoir (c-a-d déjà en commande auprès de vos fournisseurs) : ainsi, le cas échéant, vous pourrez décider facilement des produits à commander effectivement pour pouvoir lancer cette fabrication.

   
   

   Le bouton Imprimer le bon de fabrication permet d’imprimer directement les informations à destination de l’atelier de fabrication.

Améliorations et corrections diverses

1. Uniformiser les produits

   Le bouton Uniformiser de la fenêtre des produits permet d’effectuer des opérations sur tous les produits sélectionnés ou sur les produits d’une famille donnée ou d’un code tva donné. Dans le cas où, dans cette fenêtre, vous choisissiez “Autres réglages“, la dernière option était en grande partie occultée. Cette anomalie a été corrigée.

2. Aide à la logistique

   Les lignes telles que “Frais de port” ou “Remises” apparaissant dans les pièces commerciales doivent bénéficier d’un traitement spécial dans l’analyse des reliquats au moment de décider si telle commande client est ou non livrable (entièrement ou partiellement).

   Le guide Aide à la logistique a été enrichi d’un paragraphe qui explique comment gérer des produits tels que “Frais de port” ou “Remises” dans l’analyse des reliquats : Aide ➤ Aide à la logistique ➤ Livrer les commandes clients.

3. Références fournisseurs

   Vous pouvez gérer avec COGILOG Gestion les références et les tarifs des produits que vous achetez chez vos fournisseurs.

   Un fournisseur peut imposer, par exemple, des références différentes si le produit est commandé à l’unité ou par lot de 100 ou bien il propose des variantes mineures d’un même produit alors que, de votre coté, vous souhaitez afficher un code produit unique vis à vis de vos clients.

   Pour faire face à cette situation, COGILOG Gestion permet de créer manuellement plusieurs références d’un même produit chez un même fournisseur : ces produits seront ainsi différents pour votre fournisseur mais seront un même produit pour vous et vos clients.

   Cette possibilité, qui était déjà disponible via l’interface du logiciel, est maintenant également disponible par import d’un fichier (Aide ➤ Exemples de fichiers d’import … ➤ ModèleTarifFournisseur.xls).

4. Pays d’origine

   Dans la précédente version de COGILOG Gestion, le code du pays d’origine avait été ajouté afin d’être affiché sur les EMEBI (Enquêtes Mensuelles statistiques sur les Echanges de Biens Intra-UE) d’achat (anciennement Déclarations d’Échange de Biens : DEB).

   Le code du pays d’origine d’un produit est maintenant affichable :

   • dans le tableau des produits pour un contrôle visuel plus facile : bouton Affichage en haut et à droite de la fenêtre des produits,
   • dans la présentation des pièces commerciales : Données ➤ Formats des pièces commerciales ➤ Tableau.

Déclaration d’Échange de Biens (DEB) pour les achats

Une déclaration d’échange de biens entre états membres de l’Union européenne (DEB) concernant les achats de biens doit être produite chaque mois par toute entreprise dès que le montant annuel de ces achats dépasse 460 000 € HT.

Ce formulaire comporte notamment une colonne correspondant au pays de provenance du bien et une colonne correspondant au pays d’origine : le pays d’origine correspond au pays où le bien a été fabriqué ou du moins où le bien a subi sa dernière transformation ou ouvraison substantielle. Le pays d’origine peut ainsi être un pays hors UE.

Ainsi un bien acheté à un fournisseur établi en Espagne, mais fabriqué en Chine sera déclaré avec une colonne Pays de provenance correspondant à l’Espagne (ES) et une colonne Pays d’origine correspondant à la Chine (CN).

Dans la précédente version de COGILOG Gestion, le pays d’origine était identifié au pays de provenance et il convenait le cas échéant de modifier cette information directement sur l’écran de préparation à la DEB.

Désormais, vous pouvez indiquer au niveau de chaque produit (Données ➤ Produits ➤ Modifier ➤ Comptabilité) le code du pays d’origine : il s’agit d’un code de deux lettres. C’est ce code qui sera alors déclaré sur la DEB d’achat dans la colonne Pays d’origine. À défaut d’information dans ce champ sur la fiche du produit, le logiciel déclarera un pays d’origine identique au pays de provenance comme c’était le cas précédemment.

Si vous devez renseigner cette information pour de nombreux produits, vous pouvez utiliser la fonction Uniformiser ➤ Autres réglages ➤ Remplacer le pays d’origine, dans la fenêtre des produits.

Déconnexion à distance

Cette version du logiciel COGILOG Gestion permet de déconnecter un utilisateur à distance.

La déconnexion à distance permet de traiter les deux situations suivantes :

1. Un utilisateur a ouvert une ou des applications COGILOG puis il s’est déconnecté du réseau (local ou internet) et il n’est plus en mesure de quitter les applications normalement.
2. Un utilisateur s’est éloigné de son Mac qui est resté allumé avec une ou des applications COGILOG ouvertes et, maintenant, il n’a plus accès à son Mac pour pouvoir quitter ces applications.

Dans ces deux situations, cet utilisateur ne pourra plus ouvrir la ou les applications COGILOG à partir d’un autre Mac. En effet le système considère qu’il est déjà actif et va demander que chaque application soit quittée proprement avant de pouvoir la lancer à nouveau à partir d’un autre Mac.

Pour la même raison, un administrateur ne pourra pas lancer la mise à jour de logiciels COGILOG tant que cet utilisateur est encore actif.

Dans la précédente version, la solution pouvait consister à arrêter le serveur COGILOG avec COGILOG Utilitaires (bouton Arrêter) ou encore à redémarrer le serveur physique ce qui, dans les deux cas, revenait à déconnecter brutalement tous les utilisateurs en cours.

Cette nouvelle version permet de déconnecter ce ou ces utilisateurs à distance avec COGILOG Admin. Il convient d’ouvrir COGILOG Admin puis de sélectionner le ou les utilisateurs à déconnecter et de cliquer sur le bouton Déconnecter.

⚠️ Bien entendu, déconnecter un utilisateur ainsi doit rester une solution exceptionnelle et il faut au préalable avoir bien contrôlé que cet utilisateur ne soit pas en train de travailler sur le ou les logiciels : en effet s’il est en train de travailler, un message va l’informer de sa déconnexion imminente et il aura 10 s pour enregistrer le travail en cours. S’il n’est pas devant son Mac, le travail en cours non enregistré sera définitivement perdu.

Pour éviter d’avoir à utiliser cette procédure exceptionnelle, vous pouvez recommander à tous les utilisateurs de quitter leurs applications COGILOG (en actionnant la commande Fichier ➤ Quitter …) avant de :

• se déconnecter du réseau local ou internet,
• s’éloigner de leur ordinateur (s’ils souhaitent le laisser se mettre en veille sans l’éteindre).

Connecteur PrestaShop

1. Colonne Unité

   Lors du transfert des commandes depuis le site marchand PrestaShop, la colonne Unité (absente des tables PrestaShop) était laissée vide dans les lignes des pièces commerciales de COGILOG Gestion. Désormais, la colonne Unité prend, pour chaque ligne de la pièce commerciale, la valeur que vous pouvez saisir dans la fiche du produit.

2. Historique détaillé d’un produit

   Lors de l’affichage de l’historique détaillé d’un produit (Analyse ➤ Analyse détaillée produits …), vous avez la possibilité d’afficher : le nom du site marchand, l’identifiant et l’ID de la commande sur le site marchand (bouton Affichage en haut et à droite de la fenêtre).

Corrections

• Diverses améliorations esthétiques mineures ont été réalisées dans le logiciel.

Corrections diverses

• Depuis la dernière mise à jour, il n’était plus possible d’éditer les couleurs des tableaux dans les formats d’une pièce commerciale. Ce problème est maintenant corrigé.
• En macOS 10.14 et 10.15 (uniquement), un problème se produisait à l’ouverture d’une pièce commerciale vide, perturbant le fonctionnement de certaines fonctionnalités de l’application, comme la création d’une nouvelle pièce, ou la transformation d’une pièce client en pièce fournisseur… Ce problème a été corrigé.
• Lors de la création ou modification d’un compte bancaire, les champs de la section “Informations complémentaires” affichaient leurs valeurs dans une couleur illisible. Ce problème d’affichage a été corrigé.

Nouvelles icônes

Dans cette version de COGILOG Gestion, nous vous proposons une présentation plus moderne des divers barres d’outils et autres icônes, inspirée du style “symbolique” recommandé par Apple.

Saisie des remises au niveau des lignes des produits dans une pièce commerciale

1. Une plus grande souplesse dans la saisie des remises des lignes produits dans une pièce commerciale

   Cette nouvelle version apporte une plus grande souplesse dans la saisie des remises au niveau de chaque ligne produit d’une pièce commerciale.

   Dans la version précédente, la remise au niveau de la ligne produit était saisie obligatoirement en %, vous deviez donc saisir obligatoirement un taux.

   Désormais, vous pouvez saisir au choix :

   • le taux de remise en % comme précédemment,
   • le prix unitaire net (ht ou ttc) du produit après remise (sans modifier le prix unitaire de base),
   • le montant (ht ou ttc) de la remise globale de cette ligne,
   • le montant net (ht ou ttc) de la ligne c.-à-d. le montant de la ligne après remise.

   Après édition de l’une de ces 7 valeurs, le logiciel calculera automatiquement les 6 autres valeurs.

   Par exemple, si vous saisissez le montant net ht de la ligne, le logiciel calculera automatiquement le taux de remise en %, le prix unitaire net (ht et ttc), la remise en valeur (ht et ttc) et le montant net ttc de la ligne.

   C’est donc la dernière valeur que vous éditerez qui sera prioritaire et qui déclenchera le recalcul des 6 autres.

2. Taux de remise

   On notera que même si le taux de remise est affiché avec le nombre de décimales que vous avez défini pour les taux de remise (Données ➤ Options générales ➤ Calculs), si vous venez à modifier le prix unitaire net après remise ou la remise de la ligne ou encore la valeur nette de la ligne, alors le taux de remise de cette ligne sera en réalité calculé et enregistré avec suffisamment de précision pour assurer la cohérence avec la valeur saisie.

   Par exemple dans le cas d’un prix unitaire de base égal à 110 €, si vous saisissez un prix unitaire net après remise égal à 105 €, le logiciel calculera et enregistrera un taux de remise égal à 5/110 soit 4,545454545 % (avec 9 chiffres après la virgule) et les calculs seront effectués avec cette valeur. Si vous avez choisi un affichage du taux de remise avec 2 décimales, il affichera un taux de remise égal à 4,55 %.

3. Colonnes éditables

   La colonne “Remise %” est toujours éditable.

   Les autres colonnes éditables dépendent du mode de facturation :

   • en mode HT + TVA ou UE HT + TVA : seules les colonnes HT (prix unitaire net ht, montant ht de la remise, montant net ht) sont éditables,
   • en mode TTC ou UE TTC : seules les colonnes TTC (prix unitaire net ttc, montant ttc de la remise, montant net ttc) sont éditables,
   • dans les autres cas il n’y a pas de TVA et toutes les colonnes sont éditables : prix unitaire net ht et ttc, montant ht et ttc de la remise, montant net ht et ttc.

4. Comment activer cette nouvelle fonctionnalité ?

   Pour activer cette nouvelle fonctionnalité, c’est facile :

   Dans la fenêtre de saisie des pièces commerciales, vous pouvez cliquer sur le bouton Affichage en haut et à droite. Vous personnaliserez le tableau du haut pour faire apparaître les colonnes souhaitées en saisie.

   Par exemple si vous souhaitez pouvoir saisir le prix unitaire net ht sur une ligne, il suffit d’afficher la colonne PU net ht.

Remplacement d’un commercial

Dans la fenêtre des commerciaux (Données ➤ Commerciaux), il est possible de remplacer un commercial par un autre.

La précédente version remplaçait le commercial sélectionné par un autre commercial et ceci pour tous les clients et toutes les pièces commerciales affectées au commercial d’origine.

Cette nouvelle version permet de choisir de remplacer le commercial sélectionné par un autre commercial pour les clients affectés au commercial d’origine ou bien pour toutes les pièces affectées au commercial d’origine (ou également pour les clients et les pièces commerciales comme précédemment).

Ainsi en cas de départ d’un commercial, il est maintenant facile de réaffecter ses clients à un nouveau commercial tout en conservant les pièces commerciales au commercial d’origine.

Format des pièces commerciales

Vous pouvez désormais réaliser des rectangles et des zones de textes avec des coins arrondis.

Rafraîchir le contenu des fenêtres manuellement

Il est désormais possible de provoquer manuellement le chargement du contenu des fenêtres (Factures, Clients…) à l’aide de Fenêtre ➤ Rafraîchir le contenu ou ⌥⌘R.

CERFA 10838 (DEB)

Une mise à jour mineure du formulaire CERFA 10838 de Déclaration d’Échanges de Biens (Douanes) a été réalisée. La notice de ce formulaire a été ajoutée dans le menu Aide de l’application.

Amélioration du format des pièces commerciales

COGILOG Gestion vous propose désormais une présentation des pièces commerciales plus compacte que par le passé.

Il vous est maintenant possible de réaliser vos factures, devis… en gâchant moins de place, grâce à un interligne moins important dans la présentation des tableaux.

Pour influencer cet interligne : aller dans “Données ➤ Formats des pièces commerciales”, choisir le format de la pièce souhaité, et dans “Réglages avancés”, changer la valeur de l’interligne “après chaque ligne”.

Si cet interligne est à 0, en augmentant la valeur à 3, vous retrouverez la présentation “aérée” que vous aviez avant la version 10.8.1.

Mais n’hésitez pas à essayer une valeur inférieure à 3 : le résultat vous plaira peut-être.

Exemples d’une présentation variant en fonction de l’interligne :

Corrections

• Un problème lors de l’envoi d’e-mails depuis COGILOG Gestion pouvait survenir en macOS 10.14 & 10.15. Ce problème a été corrigé.
• Cette version corrige également un changement mineur de comportement du logiciel lors de la saisie ou modification d’une pièce commerciale.

macOS Monterey (12.0)

Apple va diffuser prochainement macOS Monterey. Les logiciels COGILOG ont reçu les diverses adaptations nécessaires et COGILOG Gestion est désormais compatible avec ce nouveau système.

Cette version de COGILOG Gestion fonctionne sur tous les systèmes macOS depuis la version 10.14 (Mojave) à la version 12.0 (Monterey).

Ce logiciel fonctionne nativement sur les Mac à base de “puce Apple” (Apple Silicon) ou processeur Intel.

Évolution dans l’organisation des applications COGILOG

Les applications COGILOG sont désormais situées directement dans le répertoire /Applications de votre Mac, plutôt que dans /Applications/COGILOG.

Les logiciels disposant d’exemples de fichiers d’import et/ou de scripts, proposent désormais ces ressources dans leur menu “Aide ➤ Exemples de fichiers d’import…” et “Aide ➤ Exemples de fichiers AppleScript…”

L’ensemble des guides des logiciels sont toujours accessibles par COGILOG Aide.

Transfert en comptabilité des factures fournisseurs en mode UE HT

Une erreur dans le calcul de la TVA lors du transfert en comptabilité des factures fournisseurs en mode UE HT ou en mode Autoliquidation a été corrigée.

Pour rectifier les pièces fournisseurs en mode UE HT ou Autoliquidation, vous pouvez :

• ouvrir la pièce commerciale fournisseur (éventuellement après l’avoir déverrouillée)
• en cas d’anomalie le logiciel vous avertira et la TVA sera recalculée, il suffira ensuite d’enregistrer la pièce.

TVA collectée dans un état de l’UE

1. Nouvelle règlementation

   1. Entreprises potentiellement concernées par la nouvelle règlementation

      A partir du 1er juillet 2021, les entreprises établies dans un état de l’UE (ou assimilé en matière de TVA) qui vendent des biens à des non assujettis à la TVA domiciliés dans un autre état de l’UE peuvent être soumises à de nouvelles règles en matière de TVA.

      Les entreprises qui vendent des biens à des entreprises assujetties à la TVA établies dans un autre état de l’UE et munies d’un numéro d’identification intracommunautaire, ne sont pas concernées par ces changements : elles continuent de gérer la TVA comme précédemment (autoliquidation intracommunautaire).

   2. TVA applicable

      Dans la nouvelle règlementation, la TVA applicable dépend :

      • du montant total du chiffre d’affaires hors taxe que réalise cette entreprise vers les non assujettis à la TVA dans l’ensemble des autres états de l’UE pour les ventes de biens (et également pour les prestations de services de télécommunications, de radiodiffusion et de télévision et de services électroniques).
      • du fait que l’entreprise est établie dans un seul état de l’UE et au contraire dans plusieurs états de l’UE

      1. Règle dépendant du CA

         Ce CA est calculé pour l’année civile précédente et pour l’année civile en cours et le plus grand de ces deux montants est retenu.

         Si ce CA est inférieur ou égal à 10 000 € et si l’entreprise est établie dans un seul état de l’UE alors l’entreprise continue d’appliquer la TVA du pays de l’UE dans lequel elle est établie. Cependant, si elle le souhaite, cette entreprise peut opter pour l’application de la TVA du pays de destination.

         Par exemple cette entreprise, établie en France, vend et livre un bien à un particulier domicilié en Belgique, elle appliquera la TVA en vigueur en France sauf si elle avait opté pour l’application de la TVA du pays de destination. Dans ce dernier cas elle appliquerait la TVA en vigueur en Belgique.

         Dans le cas contraire (CA supérieur à 10 000 € ou entreprise établie dans plusieurs états de l’UE), l’entreprise doit appliquer la TVA du pays de destination du bien.

         Par exemple si cette entreprise, établie en France, vend et livre un bien à un particulier domicilié en Belgique, elle doit appliquer, la TVA en vigueur en Belgique.

         Il convient de remarquer que si le CA antérieurement inférieur au seuil de 10 000 € vient à franchir ce seuil en cours d’année, alors cette entreprise doit appliquer la TVA du pays de destination dès la constatation du franchissement du seuil.

      2. Règle dépendant des établissements de l’entreprise dans l’UE

         Dans le cas où une entreprise est établie dans plusieurs états de l’UE et vend des biens à des particuliers en UE, alors elle doit appliquer la TVA du pays de destination et ceci quel que soit le montant du CA réalisé avec les particuliers dans les autres états de l’UE.

2. En résumé mon entreprise est-elle concernée par cette nouvelle règlementation ?

   COGILOG met à votre disposition un utilitaire qui vous permettra de déterminer facilement si votre entreprise doit ou non appliquer la nouvelle règlementation.

   Vous trouverez ci-dessous quelques exemples concrets :

   1. Si votre entreprise n’est pas établie dans un état de l’UE (ou assimilé en matière de TVA), alors elle n’est pas concernée par cette nouvelle règlementation.

      Par exemple une entreprise établie dans l’Ile de la Réunion ne sera pas concernée par cette nouvelle règlementation car en matière de TVA, les DOM sont considérés comme des territoires d’exportation.

      Nota : Monaco n’est pas dans la liste des états membres de l’UE et le document officiel émanant de l’Europe n’aborde pas ce sujet. A notre connaissance, en matière de TVA, Monaco est considéré comme un état de l’UE assimilé à la France. Ainsi, à notre avis, les entreprises établies à Monaco peuvent être assujetties à la nouvelle règlementation en matière de TVA UE.

   2. Si votre entreprise, établie dans un état de l’UE, n’a aucun client particulier (c-a-d non assujetti à TVA) domicilié dans un autre état de l’UE, alors elle n’est pas concernée par cette nouvelle règlementation.

      Par exemple une entreprise établie en France métropolitaine qui vend à des clients tous établis en France, n’est pas concernée par cette nouvelle règlementation.

      Une entreprise établie en France qui vend aussi à des entreprises en UE lesquelles disposent toutes d’un numéro d’identification intracommunautaire, n’est pas concernée par cete nouvelle règlementation.

   3. Si votre entreprise, établie dans un état de l’UE, ne vend que des services à ses clients UE non assujettis, alors elle n’est pas concernée par cette nouvelle règlementation.

      Nota : les prestations de services de télécommunications, de radiodiffusion et de télévision et de services électroniques entrent cependant dans le champ de la nouvelle règlementation.

   4. Si votre entreprise est établie dans plusieurs états de l’UE et vend des biens à des particuliers, alors elle doit appliquer la nouvelle règlementation.

      Une entreprise qui dispose d’un établissement en France et d’un autre établissement en Belgique et qui vend à des particuliers en UE, doit appliquer la nouvelle règlementation en matière de TVA, et ceci quel que soit le montant du CA produit par les particuliers de l’UE.

   5. Si votre entreprise est établie dans un seul état de l’UE et si elle réalise auprès de l’ensemble de ses clients non assujettis et domiciliés dans les autres états de l’UE, un chiffre d’affaires annuel concernant les biens, inférieur ou égal à 10 000 €, alors elle n’est pas concernée par cette nouvelle règlementation.

      Cependant votre entreprise peut opter pour l’application de la TVA du pays de destination (selon le pays cela peut représenter un avantage concurrentiel en terme de prix ttc) et donc, sur option, appliquer la nouvelle règlementation. Cette option sera valable pour l’ensemble des états de l’UE et pour deux années civiles puis sera renouvelable par tacite reconduction.

      Une entreprise établie en France métropolitaine qui vend occasionnellement des biens (plus précisèment dont le CA correspondant est inférieur à 10 000 € ht) à des partic uliers (non assujettis) domiciliés dans d’autres états de l’UE, ne sera pas concernée par cette nouvelle règlementation. Si elle le souhaite, elle pourra cependant opter pour l’application de la TVA du pays de destination pour les ventes de biens et donc appliquer la nouvelle règlementation.

      Une entreprise établie en France vend des biens à des particuliers non assujettis domiciliés en Allemagne et au Luxembourg. La TVA applicable en France pour les biens vendus est au taux de 20 % alors que ce taux est respectivement égal à 19 % en Allemagne et 17 % au Luxembourg. Elle peut alors juger intéressant d’opter pour l’application de la TVA du pays de destination même si elle n’a pas franchi le seuil de CA qui rend obligatoire l’application de la TVA du pays de destination.

   Dans les autres cas, votre entreprise est concernée par cette nouvelle règlementation et vous trouverez ci-dessous un pas à pas pour la mettre en oeuvre.

   Nota : si votre entreprise n’est pas concernée par la nouvelle règlementation, il vous suffit de noter que l’ancien mode de facturation “Intracommunautaitre” a été renommé “UE HT (B2B)“ et il n’est pas indispensable de poursuivre la lecture de ce chapitre.

   Nota : si vous utilisez le logiciel COGILOG Compta, nous vous conseillons de créer d’abord les nouveaux comptes dans COGILOG Compta (cf Quoi de neuf livré avec la version 10.7.9 de COGILOG Compta).

3. Un nouveau compte pour les produits

   Si vous transférez les écritures en comptabilité alors vous pourrez choisir un compte ou plutôt, nous le verrons plus loin, une classe de comptes qui recevront les montants ht des produits vendus avec TVA UE dans les différents états de l’UE.

   Vous pouvez définir cette classe de comptes dans la fenêtre de chaque famille de produit et dans le panneau comptabilité de chaque produit en vis à vis du libellé “avec TVA UE”.

   

   Nota : pour renseigner rapidement ce compte pour plusieurs produits, vous pouvez utiliser le bouton Uniformiser dans la fenêtre des produits.

   

4. Saisie des taux de TVA des autres états de l’UE

   La nouvelle règlementation modifie donc de manière fondamentale le calcul de la TVA puisque, maintenant, le taux applicable peut dépendre du pays de destination (nous verrons plus loin la définition exacte du pays de destination).

   Si votre entreprise est concernée par ce nouveau dispositif, il conviendra de saisir les différents taux de TVA applicables dans les états de l’UE dans lesquels l’entreprise peut être amenée à livrer des biens à des clients non assujettis.

   Cette saisie se fait dans Paramétrage ➤ Taux de TVA. Vous pouvez ouvrir un taux de TVA et y saisir les taux de TVA applicables dans les pays de l’UE.

   Il est important de noter la présence dans cette fenêtre du bouton (?) qui permet d’accéder directement à la liste officielle de tous les états de l’UE et des taux de TVA qui y sont applicables.

   Ce tableau de saisie peut se présenter sous la forme suivante :

   Code pays	Taux	Compte TVA	Suffixe compte ht
   BE	21	445721BE	BE
   DE	19	445721DE	DE
   ES	21	445721ES	ES
   IT	22	445721IT	IT

   1. Code pays

      Le code pays est le code qui identifie le pays de l’UE, il s’agit du code classique ISO sur 2 caractères. Vous trouverez directement la liste de tous les pays de l’UE avec leurs codes ISO en cliquant sur le bouton (?) dans la fenêtre de saisie.

   2. Taux

      Le taux sera le taux appliqué pour un bien vendu dans ce pays dont le code TVA est indiqué en haut de la fenêtre de saisie.

      Les deux colonnes suivantes servent en cas de transfert des écritures comptables vers COGILOG Compta ou vers un autre logiciel de comptabilité.

   3. Compte TVA

      Le compte TVA est le numéro du compte comptable qui recevra la TVA collectée correspondante.

      Au moment où nous rédigeons ces lignes, aucune directive concernant ce numéro de compte n’a été donnée par l’ANC. La TVA collectée nationalement est un compte de classe 44571, nous vous proposons d’utiliser alors un compte de classe 44572. Par exemple la TVA des produits dont le code de TVA est 1 et qui sont livrés en Belgique pourrait être enregistrée dans le compte 445721BE : la racine est 44572, le chiffre 1 (en position 6) rappelle le code de TVA et le suffixe BE rappelle l’état de l’UE.

      Vous pouvez cependant utiliser une autre règle mais n’utilisez pas un compte de classe 44571 car cette classe est utilisée pour comptabiliser la TVA collectée nationalement.

   4. Suffixe compte ht

      La colonne Suffixe compte ht permet d’identifier le compte comptable qui recevra le montant ht.

      Par exemple si le produit vendu en UE à un client non assujetti est comptabilisé dans la classe 70142 (voir le paragraphe précédent) et si vous choisissez le suffixe BE pour la Belgique et IT pour l’Italie alors le compte comptable qui recevra le montant ht des produits vendus avec TVA UE sera le suivant :

      - en Belgique : 70142BE

      - en Italie : 70142IT

      Si vous laissez vierge la colonne “Suffixe compte ht”, les ventes dans les différents états de l’UE seront comptabilisées sur le même compte (celui que vous avez indiqué dans la fiche du produit).

   Important : pour faciliter la saisie de nombreux taux UE, nous avons préparé un fichier qui contient les taux normaux de TVA de tous les états de l’UE. Vous le trouverez dans le dossier Applications ➤ COGILOG ➤ COGILOG Gestion ➤ Import, Taux-TVA-UE-Gestion.xls. Vous pourrez facilement adapter ce fichier dans votre tableur puis l’enregistrer au format Texte (séparateur = tabulation) avant de l’importer dans COGILOG Gestion (menu Fichier, Importer).

   Important : pour des raisons de performance, les taux de TVA sont lus lors de l’ouverture du dossier de gestion. Si vous devez modifier ou ajouter des taux de TVA UE alors que des collègues sont en train de travailler sur COGILOG Gestion, alors, après avoir terminé votre travail, il conviendra de leur demander de fermer puis d’ouvrir à nouveau le dossier de gestion (ou de quitter et relancer COGILOG Gestion) pour que les nouveaux taux soient également disponibles pour eux.

5. Pays de destination

   Pour COGILOG Gestion, le pays de destination sera :

   • le pays de livraison,
   • à défaut d’adresse de livraison, le pays de facturation,
   • à défaut d’adresse de facturation, le pays du client,
   • à défaut de pays du client, le pays de l’entreprise qui facture.

   COGILOG Gestion est assez ouvert sur la façon dont vous saisirrez le pays de destination. Par exemple il acceptera de la même façon ALLEMAGNE, GERMANY, DEUTSCHLAND ou DE (en majuscules ou minuscules).

   Si votre entreprise n’est pas établie en France métropolitaine, il convient de saisir son pays en choisissant Fichier ➤ Modifier l’entreprise.

   Si votre entreprise est établie en France métropolitaine, vous pouvez indifféremment renseigner ou ne pas renseigner le pays de l’entreprise dans Fichier ➤ Modifier l’entreprise (la plupart du temps, le pays ne sera alors pas renseigné, ce qui évite de faire apparaître la ligne FRANCE sur toutes les adresses).

6. Les modes de facturation

   Au niveau de chaque pièce commerciale ou de chaque client ou de chaque catégorie de clients, vous pouvez choisir un mode de facturation dans la liste suivante :

   Mode	TVA	Commentaire
   HT + TVA	nationale	La TVA est calculée à partir du montant HT
   UE HT (B2B)	-	Client UE disposant d'un numéro d'identification intracommunautaire Dans la précédente version ce mode était nommé Intracommunautaire
   UE HT + TVA	de l'état UE de destination	Livraison effectuée à un non assujetti d'un autre état de l'UE La TVA est calculée à partir du montant HT
   Export HT	-	Livraison effectuée à un client hors de l'UE
   Autoliquidation HT	-	Client bénéficiant du dispositif d'autoliquidation
   Franchise HT	-	Client bénéficiant d'une franchise de TVA
   TTC	nationale	La TVA est calculée à partir du montant TTC
   UE TTC	de l'état UE de destination	Livraison effectuée à un non assujetti d'un autre état de l'UE La TVA est calculée à partir du montant TTC

   Les deux modes “UE HT + TVA” et “UE TTC” sont nouveaux. Ces deux modes ne peuvent être utilisés qu’avec des pièces commerciales clients dont le pays de destination est un pays de l’UE différent du pays dans lequel est établie l’entreprise qui facture.

7. Le mode UE TTC

   Le mode UE TTC est similaire au mode TTC : la TVA est calculée à partir du montant TTC, la seule différence est que le taux de TVA n’est pas le taux de TVA national mais celui du pays de destination.

   Si vous choisissez ce mode et si vous définissez les prix TTC, cela signifie que ce sera votre entreprise qui absorbera les fluctuations de taux de TVA au sein de l’UE : par rapport au taux pratiqué dans le pays où elle est établie, elle bénéficiera des taux de TVA inférieurs maisi subira les taux de TVA supérieurs.

   Votre entreprise est établie en France métropolitaine et, pour un produit, vous avez défini un prix TTC de 120 € pour tous les pays de l’UE, le taux de TVA applicable est le taux normal. Voici le montant HT qui reviendra à l’entreprise en fonction du pays de destination en appliquant le mode UE TTC (ou TTC pour la France).

   Pays de destination	Taux normal %	Montant € HT	Ecart € HT
   FR	20	100,00
   BE	21	99,17	- 0,83
   DE	19	100,84	+ 0,84
   LU	17	102,56	+ 2,56
   IT	22	98,36	- 1,64
   ES	21	99,17	- 0,83

   
   

   Dans ce mode c’est l’entreprise qui absorbe les fluctuations du taux de TVA des différents pays de l’UE. Ce mode est donc parfois favorable, parfois défavorable à l’entreprise.

8. Import des pièces commerciales

   Si vous utilisez la possibilité d’importer les pièces commerciales, deux nouveaux codes sont désormais disponibles pour indiquer le mode de facturation :

   • 6 : mode UE HT + TVA
   • 7 : mode UE TTC

   Pour pouvoir utiliser ces modes de facturation, le pays de destination (défini au § 5) doit être un état de l’UE (différent du pays dans lequel est établie l’entreprise qui facture).

9. Etat détaillé de la TVA UE

   COGILOG Gestion peut afficher un état détaillé de la TVA collectée dans les autres états de l’UE. Vous pourrez choisir Analyse ➤ Détail de la TVA UE…

   Dans cette fenêtre, vous pouvez choisir la période analysée.

   Si votre entreprise facture vers de nombreux états de l’UE, vous pourrez trouver utile de filtrer directement certains états de l’UE. Par exemple en saisissant “BE, LU” dans la zone filtre sur les codes pays, seules les factures dont le pays de destination est la Belgique (BE) ou le Luxembourg (LU) seront affichées.

   Cet état vous permettra de contrôler et de produire la déclaration de la TVA collectée dans les différents pays de l’UE (§ 11).

10. Transfert en comptabilité

    Si vous avez défini les comptes comptables pour recevoir les montants HT (§ 3) et les comptes comptables pour recevoir la TVA collectée UE (§ 4), vous pourrez exporter ou transférer les écritures en comptabilité.

    Seules les ventes en modes UE HT + TVA ou bien UE TTC, utiliseront ces comptes.

    Voici un exemple d’écriture comptable de vente en Allemagne avec TVA UE :

    Compte	Intitulé	Débit	Crédit
    70142DE	Ventes en Allemagne		100,00
    445721DE	TVA collectée Allemagne 19 %		19,00
    4112SCHUM	Hr SCHUMACHER Wolfgang	119,00

    
    

    Si vous utilisez le logiciel de comptabilité COGILOG Compta, vous devez veiller à ce que les comptes destinés à recevoir les montants HT des ventes en mode UE HT+TVA ou UE TTC soient réglés, dans COGILOG Compta, sur “Ventes à distance - B to C”.

    En l’absence de compte pour recevoir les montants de la TVA, COGILOG Gestion les créera automatiquement dans le dossier de comptabilité et il conviendra de les relier aux taux de TVA correspondant dans COGILOG Compta.

11. Déclaration et paiement de la TVA UE

    Les entreprises qui appliquent la TVA du pays de destination doivent déclarer et reverser cette TVA collectée au pays de l’UE correspondant.

    En pratique deux solutions sont proposées :

    • Guichet unique

      Chaque état membre de l’UE met à disposition un guichet unique (portail déclaratif) qui permet aux entreprises de cet état de déclarer et payer, en un endroit unique, la TVA collectée à destination des différents états de l’UE.

      Au moment où nous écrivons ces lignes il est possible de s’inscrire à ce service auprès de la DGFiP mais le portail n’est pas encore ouvert.

      On notera que la période de déclaration est le trimestre et que le délai de déclaration et de paiement est la fin du mois qui suit le trimestre déclaré. La première déclaration aura donc lieu en octobre 2021 et la date limite de déclaration et de paiement sera le 31 octobre 2021.

      Nota : la procédure d’inscription au guichet unique est assez longue, aussi si vous souhaitez utiliser le guichet unique pour la prochaine déclaration de TVA UE, nous vous recommandons de ne pas tarder à vous inscrire.

    • Immatriculation dans chaque état de l’UE

      L’entreprise peut s’immatriculer directement auprès de chaque état de l’UE dans lequel elle fait des livraisons de biens vers des non assujettis à la TVA. Elle pourra alors déclarer et payer la TVA collectée directement à chaque état de l’UE.

12. Déclaration d’échanges de biens entre les états membres de l’UE (DEB)

    Le mode de déclaration à la douane des ventes de biens vers les autres états de l’UE (DEB) dépend du montant de ces ventes au titre de l’année précédente et au titre de l’année en cours.

    Il convient de déterminer le montant de ces ventes au titre de l’année civile précédente et au titre de l’année en cours et de retenir le plus grand de ces deux montants :

    • Si ce montant est inférieur à 460 000 € ht (DEB simplifiée) alors seules les ventes de biens UE HT (c-a-d en autoliquidation de TVA) doivent apparaître sur la DEB. Le code régime de déclaration est alors 21.

    • Si ce montant est supérieur ou égal à 460 000 € ht (DEB complète) alors l’entreprise doit déclarer à la fois :

      • les ventes de biens UE HT (c-a-d en autoliquidation de TVA) avec le code régime 21
      • les ventes de biens UE avec TVA avec le code régime 29.

    COGILOG Gestion prépare la DEB : Analyse ➤ Déclaration d’échanges de biens (DEB). Vous pourrez indiquer si vous souhaitez effectuer une DEB simplifiée (CA < 460 000 € ht) ou une DEB complète (CA ≥ 460 000 € ht) et le logiciel affichera les informations à déclarer selon le choix effectué.

13. Connecteur PrestaShop

    1. Mise en service du mode de calcul de la TVA qui utilise le taux du pays de destination sur le site marchand

       Si vous ne l’avez pas déjà fait, pour mettre en service le calcul de la TVA du pays du destinataire sur votre site marchand PrestaShop, vous pouvez aller dans le BackOffice de votre site marchand PrestaShop et choisir Personnaliser ➤ International ➤ Zones géographiques ➤ Pays et autoriser les pays souhaités.

       Ensuite vous pourrez choisir Taxes ➤ Règles de taxe et associer la taxe de chaque pays UE à la règle FR ou à chaque règle FR souhaitée.

    2. Nouveau réglage dans le connecteur PrestaShop

       Choisir Données ➤ Connecteurs sites marchands. Ouvrir le connecteur et dans le panneau Commandes/Import des commandes, vous pourrez choisir “Les ventes avec TVA en UE appliquent la TVA du pays du destinataire”.

       Avec ce nouveau réglage, les ventes avec TVA à destination d’un pays de l’UE seront enregistrées en mode UE HT + TVA ou en mode UE TTC selon le mode de facturation que vous avez choisi juste au dessus dans la fenêtre du connecteur.

14. Reprise de factures UE

    Si, depuis le 1er juillet 2021, vous avez utilisé le taux de TVA national pour établir des factures à destination de non asujettis domiciliés dans un autre état de l’UE alors qu’il aurait fallu utiliser le taux de TVA du pays de destination, vous pouvez procéder ainsi :

    1. Finaliser le paramétrage précédent

    2. Pour chaque facture UE utilisant le taux de TVA national :

       1. établir un avoir identique et symétrique de la facture initiale en utilisant le même mode de facturation que celui que vous avez utilisé pour établir la facture initiale (c-a-d en principe HT + TVA ou TTC)
       2. établir une nouvelle facture avec la TVA UE en utilisant le mode de facturation UE (soit UE HT + TVA ou UE TTC)
       3. encaisser l’avoir et la nouvelle facture en compensation.

    Nota : si vous n’avez pas encore établi de déclaration de TVA pour les mois de juillet et août 2021 et si votre entreprise n’est pas soumise au mode de facturation certifié, vous pouvez également modifier directement les factures établies avec la TVA nationale.

Import depuis Contacts

COGILOG Gestion n’arrivait plus à importer correctement les fiches de l’application Contacts qui n’avaient pas de nom d’entreprise. Ce problème a été corrigé.

Connecteur PrestaShop

1. Création automatique de clients dans une catégorie

   Lors de l’import de commandes en provenance de votre site marchand PrestaShop, il est possible de créer automatiquement la fiche du client quand celui-ci n’existe pas encore dans la base de données de COGILOG Gestion.

   Cette nouvelle version permet, avant une éventuelle création du client, de limiter la recherche du client à une ou plusieurs catégories à votre convenance. Ainsi si le client n’existe pas dans la ou les catégories indiquées, il sera créé automatiquement.

2. Importer les commandes et mettre à jour les stocks

   Une nouvelle commande disponible dans Exploitation ➤ Liaison avec un site marchand, permet d’importer les commandes et de mettre à jour les stocks en une seule opération.

Transfert des écritures d’achat en autoliquidation de TVA

Cette nouvelle version permet le transfert direct en comptabilité des écrtitures d’achat en autoliquidation de TVA quand le compte d’achat (classe 6) est réglé sur “Importations (entreprises ayant opté pour l’autoliquidation de la TVA)” ou bien sur “Autres opérations imposables”.

Clients bloqués

Jusqu’à présent, seuls les administrateurs étaient en mesure de cocher la case “Client bloqué” dans la fiche d’un client, pour interdire l’émission de nouvelles pièces commerciales à l’intention de ce client.

Désormais, une nouvelle règle “Cet utilisateur peut bloquer un client” a été ajouté dans COGILOG Admin pour vous permettre de choisir les utilisateurs qui auront le droit de cocher “Client bloqué”, que ces utilisateurs soient ou non administrateurs.

À noter que cette règle “Cet utilisateur peut bloquer un client” est activée par défaut. Il vous faudra donc la désactiver, si nécessaire.

Contrôle de la modification du statut juridique d’une association

Suite à la mise en service dans COGILOG Compta d’une comptabilité pour associations avec possibilité d’utiliser des comptes de classe 8 et production du nouveau bilan et compte de résultat des associations, le changement de statut juridique d’une association doit maintenant être contrôlé.

Avec cette version de COGILOG Gestion, il est désormais impossible de modifier le statut juridique d’une association si sa comptabilité est gérée avec COGILOG Compta et si son plan comptable contient des comptes de classe 8.

Connecteur PrestaShop : gestion des déclinaisons

Il peut être attractif pour vos clients internautes, de présenter sur votre site marchand PrestaShop, des produits sous forme de déclinaisons. Ainsi un produit est présenté avec des variantes que l’utilisateur peut choisir sans quitter la fiche du produit. Par exemple : la couleur, la taille, le conditionnement, etc.

Le connecteur permet maintenant de gérer les déclinaisons de produits d’un site marchand PrestaShop.

Vous pourrez ainsi :

• transférer les commandes de déclinaisons depuis PrestaShop vers COGILOG Gestion
• synchroniser les stocks des déclinaisons de COGILOG vers PrestaShop,
• synchroniser les prix des déclinaisons de COGILOG vers PrestaShop.

Vous trouverez plus de détails dans Aide ➤ Connecteur site marchand PrestaShop ➤ Gestion des déclinaisons

Correction macOS 11

En macOS Big Sur, certains panneaux d’alertes ne s’affichaient pas correctement pour informer l’utilisateur lorsqu’une suppression d’un élément n’était pas possible. Ce problème a été corrigé.

Big Sur 11.1

Cette version de COGILOG Gestion a été modifiée pour fonctionner sur la prochaine mise à jour mac OS 11.1 Big Sur.

Corrections divers

• Correction d’un problème d’affichage multiple de pièces commerciales pouvant survenir dans la fenêtre Fiche fournisseur ➤ Pièces.

macOS Big Sur (rappel)

Le nouveau système macOS Big Sur d’Apple est maintenant disponible. Nous avons diffusé le 2 novembre 2020 une mise à jour qui rend, depuis cette date, tous les logiciels COGILOG compatibles avec ce nouveau système d’exploitation.

Nouveaux Mac à base de la puce Apple M1 (rappel)

Apple commercialise de nouveaux Mac (MacBook Air, MacBook Pro, Mac mini) à base de la nouvelle puce M1 conçue par Apple. Nous avons diffusé le 2 novembre 2020 une mise à jour qui rend, depuis cette date, tous les logiciels COGILOG compatibles avec les nouveaux Mac à base de la nouvelle puce Apple M1.

Fenêtre d’encaissement ou de règlement des factures

La fenêtre d’encaissement ou de règlement des factures ne s’adaptait pas en cas de changement du mode de paiement. Cette erreur a été corrigée.

Connecteur PrestaShop : transfert des commandes

1. Libellé des produits

   Dans COGILOG Gestion, vous pouvez présenter le libellé d’un produit sur plusieurs lignes ce qui permet d’améliorer la présentation des pièces commerciales quand un libellé est long.

   Lors du transfert automatique vers COGILOG Gestion, des commandes passées par les clients sur le site marchand, il est possible de demander au logiciel d’utiliser les libellés des produits tel que définis dans COGILOG Gestion. Dans cette opération si le libellé d’un produit était défini sur plusieurs lignes, l’opération de transfert rassemblait ces lignes en une seule ce qui pouvait nuire à la présentation de la facture.

   Désormais si le libellé d’un produit dans COGILOG Gestion est défini sur plusieurs lignes et si vous optez pour la reprise du libellé de COGILOG Gestion alors dans la facture ou autre pièce commerciale de COGILOG Gestion, le libellé sera également présenté sur plusieurs lignes exactement comme vous l’avez défini dans la fiche du produit.

2. Champs personnalisables

   COGILOG Gestion met à votre disposition des champs que vous pouvez personnaliser pour les adapter au fonctionnement de la logistique commerciale de votre entreprise.

   Par exemple en ce qui concerne les produits, ces champs peuvent être définis dans Données ➤ Options générales ➤ Personnalisation ➤ Produits. Ces champs ainsi définis peuvent alors être saisis dans le panneau Notes de la fiche du produit.

   Lors du transfert des commandes du site marchand vers COGILOG Gestion, toutes les valeurs des champs personnalisables définies dans les fiches des produits seront automatiquement reprises sur les lignes Produits des pièces commerciales de COGILOG Gestion.

Corrections et améliorations diverses

1. Impression des étiquettes produits

   Une erreur qui empéchait la création d’étiquettes dans la fenêtre des produits a été corrigée.

2. Différence de règlement

   La fenêtre de saisie d’un paiement avait été réorganisée : il y a maintenant un seul champ Montant. Ce champ correspond au montant effectivement payé.

   Si vous cochez la case “Différence de réglement”, le logiciel calcule automatiquement la différence de règlement c-a-d l’écart entre ce qui est indiqué dans le champ Montant et ce qui aurait dû être payé. Pour bien montrer que la différence de règlement est un montant calculé et non saisissable, sa présentation a été modifiée.

   Lors du transfert en comptabilité, la différence de règlement est comptabilisée dans le compte que vous avez défini dans Données ➤ Options générales ➤ Comptabilité : il s’agit généralement d’un compte 6581… ou 7581…

Corrections diverses

1. Bouton “Imprimer”

   Certaines fenêtres d’états avaient perdu leur bouton “Imprimer”. Ce problème a été corrigé.

2. Erreur 10161

   Lors de l’impression d’un récapitulatif fournisseur, COGILOG Gestion affichait une erreur 10161. Ce problème a été corrigé.

macOS Big Sur (11.0)

Apple va diffuser prochainement macOS Big Sur. Les logiciels COGILOG ont reçu les diverses adaptations nécessaires et COGILOG Gestion est désormais compatible avec ce nouveau système.

Cette version de COGILOG Gestion fonctionne sur tous les systèmes macOS depuis la version 10.11 (El Capitan) à la version 11.0 (Big Sur).

Ce logiciel a également été préparé pour pouvoir fonctionner nativement sur les prochains Mac à base de “puce Apple” (Apple Silicon).

Connecteur PrestaShop : recherche du client

Le client de la commande PrestaShop est reconnu dans COGILOG Gestion grâce à son e-mail.

Dans la précédente version l’e-mail était recherché uniquement dans le champ e-mail du contact principal de la fiche du client. Dans la présente version, l’e-mail est d’abord recherché, comme précédemment, dans le champ e-mail du contact principal mais, en cas d’échec, l’e-mail est ensuite recherché dans les champs e-mail des contacts du client.

Ainsi, si un de vos clients permet à plusieurs de ses collaborateurs d’ouvrir des comptes sur votre site e-commerce afin de pouvoir y enregistrer des commandes, les commandes de ces divers collaborateurs seront toutes affectées au même client dans COGILOG Gestion. Il vous suffit d’enregistrer ces collaborateurs en tant que contacts dans la fiche de ce client.

Connecteur PrestaShop : gestion des marketplaces

Si vous avez connecté votre site marchand PrestaShop à une ou plusieurs marketplaces et si vous souhaitez affecter à des clients génériques les commandes qui proviennent de chacune de ces marketplaces, alors vous trouverez la procédure dans Aide ➤ Connecteur site marchand PrestaShop.

Relance et Récapitulatif

Cette version ajoute les mots clés suivants dans les formats des courriers de relance et formats des récapitulatifs :

• nom facturation
• adresse facturation
• adresse facturation sans pays
• adresse fenêtre

Accélération de l’affichage des Produits, lorsque présents en grand nombre

COGILOG Gestion peut gérer des configurations avec un nombre important de produits : plusieurs centaines de milliers.

Si vous êtes dans cette situation, il convient d’utiliser les réglages avancés de la fenêtre des préférences, par exemple, pour ne déclencher les recherches de produits qu’après appui de la touche tabulation et pour réduire le nombre de produits à afficher.

Si dans la fenêtre des produits (Données ➤ Produits) vous n’avez pas besoin d’afficher les colonnes relatives aux informations du premier fournisseur de ce produit (comme le nom de ce fournisseur, la référence fournisseur du produit, etc.) alors il convient de décocher ces colonnes dans les réglages (bouton Affichage en haut et à droite de la fenêtre des produits). Dans cette configuration, cette nouvelle version de COGILOG Gestion va alors accélérer l’affichage de la fenêtre des produits ce qui facilitera votre travail dans cette fenêtre.

Import des sections analytiques dans les pièces commerciales

COGILOG Gestion permet d’importer des pièces commerciales (devis, factures, etc.).

Lors de l’import d’une pièce comerciale, il est possible d’utiliser le mot clé *DEFAULT pour ne pas avoir à préciser une information : par exemple en mettant *DEFAULT dans le champ code TVA d’une ligne d’une facture, le logiciel choisira le code TVA de la fiche du produit lors de l’import.

Cette version de COGILOG Gestion permet d’utiliser le mot clé *DEFAULT pour la section analytique d’une ligne de la pièce : lors de l’import, le logiciel choisira automatiquement la section analytique du produit :

• pour les ventes si la pièce importée est une pièce clients,
• pour les achats si la pièce importée est une pièce fournisseurs.

Connecteur avec un site marchand PrestaShop

1. Transfert de l’ID de la commande du site marchand

   Sur le site marchand PrestaShop, chaque commande est identifiée par un ID (un numéro d’identification unique). Ce numéro est affiché clairement dans le BackOffice de PrestaShop et il constitue un repère commode pour retrouver une commande.

   Cette nouvelle version de COGILOG Gestion enregistre l’ID de la commande PrestaShop lors du transfert vers COGILOG Gestion.

   Vous pourrez ensuite :

   • afficher cet ID dans le tableau des pièces commerciales de COGILOG Gestion,
   • effectuer des recherches et créer des filtres avec cet ID,
   • afficher cette information dans la présentation de vos pièces commerciales,
   • transférer cet ID d’une pièce à l’autre pour suivre facilement le traitement d’une commande.

   En résumé, lors du transfert dans COGILOG Gestion, le connecteur PrestaShop récupère maintenant :

   • l’ID de la commande PrestaShop,
   • le numéro de la commande (identifiant sous forme d’une série de lettres : cet identifiant est communiqué au client internaute),
   • la date et l’heure de la commande,
   • l’état de la commande au moment du transfert.

2. Code produit à utiliser par défaut lors de l’import d’une commande

   Quand une commande à importer depuis un site marchand PrestaShop contient un produit qui n’existe pas dans la base de données COGILOG, l’import de cette commande vers COGILOG Gestion était refusé.

   Cette nouvelle version de COGILOG Gestion permet de définir un code produit qui sera alors utilisé, par défaut, si un produit n’existe pas lors de l’import d’une commande depuis un site marchand PrestaShop. Ainsi la commande pourra être importée.

   Vous pouvez utiliser cette méthode si vous ne souhaitez pas saisir dans COGILOG Gestion tous les produits vendus sur le site marchand.

   Vous pouvez définir le code produit à utiliser par défaut lors de l’import d’une commande, en ouvrant le connecteur dans le menu Données ➤ Connecteurs sites marchands. En l’absence de code produit par défaut, le logiciel continuera de fonctionner comme précédemment : refus d’import de la commande si le produit commandé n’existe pas dans COGILOG Gestion.

Corrections et améliorations diverses

1. Comptabilisation des écarts de règlement

   Lors du transfert dans COGILOG Compta des écritures de règlement, le logiciel COGILOG Gestion utilise les comptes indiquées dans Données ➤ Options générales ➤ Comptabilité pour comptabiliser les écarts de règlement.

   En pratique COGILOG Gestion recherchait en comptabilité le premier compte ayant la même racine que le compte indiqué. Cette nouvelle version donne la priorité au compte tel qu’il est exactement indiqué par l’utilisateur. Ce n’est que s’il ne le trouve pas qu’il recherche un compte de même racine.

2. Transformation d’une pièce commerciale en une autre

   Lors de la transformation d’une pièce commerciale en une autre (par exemple un devis transformé en facture), le champ téléphone 2 n’était pas transféré. Cet oubli a été réparé.

Connecteur avec un site marchand PrestaShop

1. Libellé des produits

   Cette nouvelle version permet de choisir le libellé des produits qui sera affiché sur la pièce commerciale après transfert des commandes depuis le site marchand. Vous pouvez choisir d’afficher soit le libellé du site marchand soit le libellé de la fiche produit de COGILOG Gestion.

2. Commercial

   Dans sa version de base, le site marchand PrestaShop ne gère pas la notion de commercial. Vous pouvez maintenant décider que, lors du transfert des commandes depuis le site marchand, le commercial associé à la pièce reste vierge ou bien soit automatiquement égal au commercial attribué au client.

3. Champs nom et prénom dans le cas d’une entreprise

   Si la commande transféré depuis PrestaShop provient d’une entreprise, alors la pièce commerciale créée lors du transfert, est établie au nom de l’entreprise. Les champs nom et prénom de la fiche client de PrestaShop peuvent être transférés vers la pièce commerciale dans le complément d’adresse et/ou dans le champ contact.

   Le comportement est analogue pour les informations de livraison.

Ces nouveaux réglages sont disponibles dans le menu Données, Connecteurs sites marchands.

Corrections diverses

• Dans certains cas, le choix de la fenêtre s’affichant à l’ouverture de COGILOG Gestion fait par l’utilisateur dans les Préférences de l’application n’était plus respecté. Ce problème a été corrigé.
• Lors d’une transformation d’une pièce contenant une adresse de facturation, cette dernière n’était pas recopiée dans la nouvelle pièce créée. Ce problème a été corrigé.
• Amélioration de l’affichage des champs des adresses client et facturation contenant de longs textes (dans les fiches clients et dans les pièces commerciales.)

Ajout du concept d’adresse de facturation pour les clients et les pièces clients

Pour entrer en conformité avec l’ordonnance n° 2019-359 du 24 avril 2019, JO du 25 avril, COGILOG Gestion fait désormais la distinction entre l’adresse du client (celle que vous utilisiez jusqu’à présent) et l’adresse de facturation (une adresse supplémentaire et optionnelle pour chaque client).

Dans chaque fiche client et dans chaque pièce client, vous trouverez désormais une “adresse du client” et une “adresse de facturation” (à ne remplir que si différente de l’adresse du client).

La présence d’un point jaune dans l’onglet de l’adresse de facturation vous permet de savoir d’un seul coup d’œil si une adresse de ce type a été renseignée.

Coordonnées du contact sur les pièces clients et fournisseurs

Les champs permettant de saisir la fonction du contact et son téléphone 2 ont été ajoutés au niveau des coordonnées des pièces commerciales.

À noter que toute la zone des coordonnées peut désormais défiler verticalement, pour permettre aux “petits écrans” d’avoir accès à l’ensemble des champs disponibles.

Format des pièces commerciales

1. Nouveaux mots clés liés aux adresses de facturation

   Pour exploiter ce nouveau type d’adresse dans vos pièces clients, ces mots clés sont désormais à votre disposition :

   • ##nom facturation##
   • ##adresse facturation##
   • ##adresse facturation sans pays##
   • ##complément adresse 1 facturation##
   • ##numéro rue facturation##
   • ##nom rue facturation##
   • ##complément adresse 2 facturation##
   • ##code postal facturation##
   • ##ville facturation##
   • ##cedex facturation##
   • ##pays facturation##
   • ##facturation##
   • ##facturation :##

2. Adresse fenêtre et adresse auxiliaire

   Pour simplifier la création des pièces clients susceptibles de contenir, parfois une adresse de facturation, mais très souvent uniquement une adresse client, vous disposez désormais des deux mots clés :

   • ##adresse fenêtre##

     Nom et adresse de facturation si présente, ou sinon, nom et adresse du client.

   • ##adresse auxiliaire##

     Nom et adresse du client, lorsqu’il existe une adresse de facturation. Sinon, vide.

   Le mot “fenêtre” fait ici référence aux enveloppes à fenêtre, et permet de créer des blocs de textes automatiquement centrés verticalement, présentant le nom et l’adresse de facturation si présente, ou sinon, le nom et adresse du client.

   

   Reportez-vous au guide Mise en page ➤ À propos de ##adresse fenêtre## pour les détails.

3. Nouveaux mots clés pour les coordonnées du contact

   Ces deux mots clés sont à votre disposition :

   • ##fonction contact##
   • ##téléphone 2##

4. Épaisseur des contours

   Il est désormais possible de choisir une épaisseur de trait de contour inférieure à 1 pour les zones de texte, rectangles, ovales, lignes…

   

Permissions dans COGILOG Gestion (via COGILOG Admin)

Cette nouvelle version permet à un administrateur COGILOG de désactiver certaines fonctionnalités de COGILOG Gestion, utilisateur par utilisateur.

Il devient ainsi possible de limiter l’accès à certains types de pièces commerciales (par exemple, limiter les devis et factures aux commerciaux de l’entreprise), de griser les menus de certaines fonctionnalités de certains utilisateurs, etc.

Reportez-vous au Guide Administrateur ➤ Permissions pour COGILOG Gestion (situé dans /Applications/COGILOG/Compléments) pour tous les détails.

Connecteur avec un site marchand PrestaShop

  De nouvelles fonctionnalités ont été ajoutées au connecteur COGILOG Gestion avec un site marchand PrestaShop.

1. Transmission des indications de délai de disponibilité en cas de rupture de stock

   Vous pouvez gérer directement dans COGILOG Gestion (onglet Stock de la fiche produit) un délai d’approvisionnement pour chaque produit. Cette indication peut alors être utilisée pour envoyer automatiquement vers le site marchand une indication qui sera affichée si le produit passe en rupture de stock.

2. Produit indisponible à la vente

   Vous pouvez rendre un produit indisponible à la vente par simple clic sur la case correspondante de la fiche produit dans COGILOG Gestion. Cette information peut alors être envoyée immédiatement vers le site marchand ce qui permet de bloquer les commandes éventuelles de ce produit.

3. Création automatique des nouveaux clients issus du site marchand

   Le système de création automatique dans COGILOG Gestion des nouveaux clients issus du site marchand PrestaShop a été amélioré pour s’adapter plus facilement à tout type de gestion des clients entre le site marchand et COGILOG Gestion.

4. Contrôle des produits

   De nombreux contrôles sur les produits entre le site marchand et COGILOG Gestion ont été ajoutés pour faciliter leurs vérifications.

Le connecteur avec un site marchand PrestaShop est parfaitement intégré dans COGILOG Gestion, il permet :

• de transférer facilement dans COGILOG Gestion les commandes du site marchand,
• de recevoir automatiquement et de gérer dans COGILOG Gestion les informations des clients du site marchand,
• de mettre à jour automatiquement les stocks des produits sur le site marchand à partir des stocks de COGILOG Gestion,
• de mettre à jour les prix sur le site marchand à partir des prix de COGILOG Gestion,
• en cas de rupture de stock, d’afficher sur le site marchand une information individuelle de disponibilité en fonction du délai d’approvisionnement du produit,
• d’indiquer facilement au site marchand qu’un produit est ou non disponible à la vente.

Le connecteur intégré vous permettra d’automatiser les transferts de données entre votre site marchand PrestaShop et COGILOG Gestion.

Vous trouverez sur ce lien plus de détails sur les possibilités du connecteur PrestaShop.

Import de données de livraison dans “sendcloud”

“sendcloud” est une plateforme permettant de gérer l’expédition de colis via différents transporteurs.

Afin de pouvoir utiliser facilement les services de “sendcloud” pour l’expédition de vos colis, nous avons intégré le format “sendcloud” d’import de données de livraison.

Désormais, vous pouvez sélectionner les pièces commerciales souhaitées, cliquer sur le bouton Exporter et choisir le format “sendcloud”. Vous obtiendrez un fichier avec les informations de livraison que vous pourrez importer directement sur la plateforme “sendcloud”.

Multiples pièces commerciales en PDF

Dans la fenêtre des factures (ou autres pièces commerciales), jusqu’à présent, si vous sélectionnez plusieurs factures et que vous choisissiez Fichier PDF dans la barre d’outils, COGILOG Gestion produisait un unique fichier PDF regroupant l’ensemble des pièces commerciales choisies.

Vous avez désormais le choix entre :

• obtenir, comme avant, un unique fichier PDF contenant l’ensemble des pièces commerciales sélectionnées,
• ou obtenir plusieurs fichiers PDF, un par pièce commerciale.

Déverrouiller, Verrouiller, Archiver et Désarchiver les pièces commerciales (Performances)

Lorsqu’appliquées sur de nombreuses pièces, ces opérations pouvaient être extrêmement lentes. Elles sont désormais quasiment instantanées.

Choix de l’expéditeur des E-mails via l’application Mail

Si vous utilisez Mail pour vos envois d’E-mail de pièces commerciales depuis COGILOG Gestion, et si vous possédez plusieurs boites à lettres, vous pouvez désormais indiquer l’adresse que vous souhaitez utiliser en tant qu’émetteur.

Reportez-vous au guide Pièces commerciales ➤ Envoyer une Pièce commerciale par E-mail pour les détails.

Suppression des paiements déjà transmis en comptabilité

Dans le cas où le système qui empêche la modification des factures transmises en comptabilité était activé, un blocage empêchait la suppression des paiements transmis en comptabilité pour tous les utilisateurs.

Ce blocage a été levé pour les utilisateurs de niveau administrateur en comptabilité qui conservent, maintenant, la possibilité de supprimer un paiement même si celui-ci a déjà été enregistré dans la comptabilité COGILOG Compta.

Taux de pénalité

Le taux de l’intérêt légal pour les professionnels a été mis à jour pour le 1er semestre 2020.

Guides

L’ensemble des guides de COGILOG Gestion ont été mises à jour, offrant une présentation plus moderne pour une lecture plus aisée. N’hésitez pas à les consulter via le menu Aide de COGILOG Gestion.

Connecteur avec un site marchand PrestaShop

  Cette nouvelle version de COGILOG Gestion permet d’activer, sur option, un connecteur avec un site marchand PrestaShop.

Le connecteur avec un site marchand PrestaShop est parfaitement intégré dans COGILOG Gestion, il permet :

• de transférer les commandes du site marchand directement dans COGILOG Gestion,
• de mettre à jour automatiquement les stocks des produits sur le site marchand à partir des stocks de COGILOG Gestion,
• de mettre à jour les prix sur le site marchand à partir des prix de COGILOG Gestion.

Les commandes que les internautes ont enregistrées sur votre site marchand, peuvent être transférées directement dans COGILOG Gestion sous formes de bons de commande, factures, bons de livraison ou toute autre pièce commerciale de votre choix.

Les nouveaux clients du site marchand peuvent être créés automatiquement dans COGILOG Gestion ou bien être affectés à des clients génériques si vous ne souhaitez pas créer de nouvelles fiches clients.

Si vous utilisez un site marchand PrestaShop, le connecteur intégré vous permettra d’automatiser les transferts de données entre votre site marchand et COGILOG Gestion.

Vous trouverez sur ce lien plus de détails sur les possibilités du connecteur PrestaShop.

Interdire la suppression des paiements déjà transférés dans COGILOG Compta

Si vous avez interdit aux utilisateurs non autorisés en comptabilité de modifier une facture déjà transférée dans COGILOG Compta, alors ces utilisateurs ne pourront pas, non plus, supprimer un paiement déjà transféré dans COGILOG Compta.

Pour choisir cette option, vous pouvez aller dans le menu Données ➤ Options générales ➤ Comptabilité.

Nota : Cette option n’apparaît que si la comptabilité est réglée sur COGILOG Compta et elle n’est activable que par les utilisateurs ayant le niveau Admin en comptabilité.

Correctif pour macOS Catalina (10.15)

Cette mise à jour de COGILOG Gestion corrige un problème pouvant survenir en 10.15 chez certains utilisateurs.

(Certaines listes apparaissaient vides, mais retrouvaient un comportement normal en quittant/relançant le logiciel.)

Pièces commerciales

Ajout d’un raccourci dans les fenêtres des diverses pièces clients et fournisseurs (comme les Factures, Devis, Bons de commande…) : si vous double-cliquer, tout en maintenant la touche “⌘” enfoncée, sur un code client ou un nom de client d’une pièce commerciale, ceci provoquera le filtrage des pièces commerciales sur ce client particulier.

(À noter que vous devez être positionné sur un filtrage de type “Filtrer sur client” pour obtenir le résultat escompté.)

Renseignement automatique du champ référence des encaissements et des paiements

Cette version de COGILOG Gestion peut vous proposer, si vous le souhaitez, de renseigner automatiquement le champ Référence des encaissements clients et des paiements des fournisseurs avec les informations du champ Référence des factures clients ou fournisseurs concernées. Ainsi lors de l’enregistrement d’un encaissement client ou d’un paiement fournisseur, le champ Référence sera pré-renseigné. Vous conserverez la possibilité de modifier les informations proposées.

Pour choisir cette option, vous pouvez aller dans le menu Données, Options générales, Réglages généraux.

Nouveau système macOS Catalina (10.15)

Apple va diffuser prochainement macOS Catalina. Les logiciels COGILOG ont reçu les diverses adaptations nécessaires et COGILOG Gestion est désormais compatible avec ce nouveau système.

Cette version de COGILOG Gestion fonctionne sur tous les systèmes macOS depuis la version 10.11 (El Capitan) à la version 10.15 (Catalina).

Format des pièces commerciales & étiquettes

Désormais, si vous redimensionnez un élément graphique à la souris tout en maintenant la touche “⇧” enfoncée, COGILOG Gestion conservera le rapport hauteur/largeur (aspect ratio) de cet élément.

Cette fonctionnalité s’applique aux images (très utile), aux blocs de texte, rectangles, cercles…

Ajouts et corrections divers

1. Mise à jour des taux de pénalité (2e semestre 2019).
2. Il est désormais possible de “copier” (⌘C) les lignes sélectionnées des tables des processus de fabrication (configuration et lancement), pour pouvoir ensuite les coller dans votre tableur favori.
3. Diverses corrections esthétiques à travers l’application (pour Mojave et Catalina, principalement).

Transfert des écritures en comptabilité

1. Remplissage automatique des champs Référence et Informations

   Dans COGILOG Compta, vous pouvez enregistrer, au niveau des écritures comptables, les champs Pièce et Libellé, mais vous pouvez aussi enregistrer les champs Référence et Informations. Ces deux champs permettent d’enrichir les données disponibles en comptabilité.

2. Enrichissement des possibilités de paramétrage des écritures comptables depuis COGILOG Gestion

   À partir de COGILOG Gestion, vous pouvez paramétrer le remplissage automatique des champs Pièce, Libellé, Référence et Informations qui vont être transmis en comptabilité.

   Cette nouvelle version de COGILOG Gestion permet, lors du transfert des factures clients ou fournisseurs en comptabilité, d’utiliser les champs personnalisables de type texte que vous avez définis dans COGILOG Gestion au niveau des factures clients et des factures fournisseurs.

   Lors du transfert en comptabilité des factures clients et fournisseurs, vous pouvez aussi utiliser, pour remplir les champs des écritures comptables, les libellés des lignes de produits ainsi que tous les champs personnalisables de type texte que vous avez définis au niveau des produits et que vous pouvez ainsi enregistrer sur les lignes de produits des factures clients et des factures fournisseurs.

3. Nouveaux contrôles lors du transfert des écritures comptables dans COGILOG Compta

   De nouveaux contrôles ont été institués pour empêcher le transfert des écritures comptables vers COGILOG Compta si ces écritures utilisent un compte de COGILOG Compta qui a été désactivé ou bien une section analytique qui a été désactivée. Un message est alors affiché pour vous signaler cette anomalie et vous aider à la corriger.

Impression des tableaux avec lignes alternées

Il est désormais possible de choisir d’imprimer les tableaux et listes de COGILOG Gestion avec des couleurs de lignes alternées (blanc/gris) pour faciliter la lecture.

Lors de l’impression d’une liste, cliquez (si nécessaire) sur le bouton “Afficher les détails” du panneau d’impression, puis cochez (ou décochez, au choix) “Alterner les lignes sur fond blanc et gris”.

Famille de Produits

Il est maintenant possible de changer la famille d’un ensemble de produits en une seule opération, via “Uniformiser” ➤ “Autres réglages”.

Pièces commerciales

1. Changements dans “Modifier le compte comptable…”

   Il est désormais possible de modifier les comptes clients et d’acompte de plusieurs pièces commerciales simultanément.

2. Changements dans “Modifier le commercial…”

   Il est également possible de modifier le nom du commercial de plusieurs pièces en une seule opération.

3. Les dates d’échéance dans “Transformer”

   

   Lors de la transformation de plusieurs pièces commerciales simultanément (par exemple, de plusieurs devis en factures), il est désormais possible de laisser COGILOG Gestion calculer une date d’échéance correspondant aux règles du client concerné, plutôt que de saisir une date fixe.

4. Textes soulignés

   

   Lors de la saisie d’une pièce commerciale (facture, devis…), en sélectionnant une ligne de la pièce, et en cliquant sur l’icône “Mise en forme”, COGILOG Gestion vous laisse la possibilité de changer le style et la couleur du texte de cette ligne.

   Jusqu’à présent, les textes en souligné n’étaient pas visibles lors de la préparation de la pièce commerciale, uniquement lors de l’impression ou en faisant “Visualiser”. Ce problème a été corrigé.

Format des pièces commerciales

1. Plus de couleurs dans les tableaux

   Cette version offre la possibilité de configurer les couleurs des en-têtes et des bas de tableaux (totaux). Pour cela, il vous suffit de sélectionner le tableau et de choisir les couleurs désirées.

   

2. Plus de polices de caractères dans les tableaux

   Vous pouvez désormais avoir une police de caractères différente pour l’en-tête et le contenu du tableau, ainsi que pour les totaux.

   

   Du coup, COGILOG Gestion affiche maintenant une ligne d’exemple dans les tableaux pour vous aider à la mise au point des formats de pièces commerciales, histoire de mieux se rendre compte de la largeur des colonnes avec les polices choisies.

3. Images

   L’affichage des images au format PNG comportant de la transparence a été améliorée.

4. Autres

   Divers bugs esthétiques et d’utilisation ont été corrigés.

Affichage de sous-totaux dynamiques

COGILOG Gestion affiche désormais des sous-totaux dans le bas de fenêtre correspondant à la sélection courante dans la liste de la fenêtre, dès lors que vous sélectionnez plusieurs lignes.

Ce mécanisme fonctionne dans les fenêtres suivantes :

• Toutes les pièces clientes,
• Toutes les pièces fournisseurs,
• Encaissements clients et fournisseurs,
• Récapitulatif client et fournisseur,
• Remises en banques,
• Analyses des achats et ventes,
• Valorisation du stock,
• Historique des mouvements du stock,
• Relances en cours.

Déclaration d’échanges de biens entre états membres de l’UE

Le formulaire CERFA 10838 accessible via “Analyse” ➤ “Déclarations pour la douane…” a été mis à jour.

⚠️ N’oubliez pas de signer le document dans la case demandée, au risque de subir un rejet de la part de l’administration.

Taux de pénalité

Cette version inclut une mise à jour des taux de pénalité (1er semestre 2019).

Historique détaillé Client/Produit

Correction dans l’affichage de “Historique détaillé Client/Produit”, où le regroupement des lignes d’un même produit n’était plus correct.

Import des factures fournisseur

Cette version corrige un problème qui pouvait bloquer l’import des pièces fournisseurs.

macOS 10.14 (Mojave)

Corrections esthétiques et bugs d’affichage en macOS 10.14, en particulier au niveau de la couleur des totaux en bas de fenêtres.

Connecteur PowerBoutique et synchronisation du stock des packs

Le connecteur PowerBoutique de COGILOG Gestion permet de synchroniser les stocks des produits depuis la base de données de COGILOG Gestion vers le site marchand PowerBoutique. Les produits de type pack (c’est-à-dire les produits composés de plusieurs produits) n’ont pas de stock propre, leur stock est calculé à partir du stock de leurs composants. Ce mode de calcul indirect ne permettait pas la synchronisation du stock des packs avec le site marchand.

Cette nouvelle version de COGILOG Gestion permet la synchronisation du stock des packs avec le site marchand PowerBoutique. Cette synchronisation peut se faire exactement comme pour les autres produits :

• soit au fil de l’eau, c’est-à-dire si un produit qui compose le pack voit son stock modifié alors le stock du pack est recalculé et le site marchand est mis à jour,
• soit à intervalle fixe (par exemple, toutes les 20 minutes).

Meilleure intégration avec le logiciel Cadratin (future version V16)

La version spéciale de COGILOG Gestion utilisée avec le logiciel Cadratin de AGB Logiciels permet de créer des factures ou autres pièces commerciales à partir du logiciel Cadratin.

Cette nouvelle version du logiciel COGILOG Gestion permet de retourner le ou les numéros des factures créées par COGILOG Gestion lors du transfert depuis Cadratin. Ainsi la future version de Cadratin pourra enregistrer le numéro de la facture (ou du bon de livraison, etc.) créée par COGILOG Gestion et l’associer au bon de commande ou au bon de livraison d’origine dans Cadratin.

Les utilisateurs de Cadratin pourront alors afficher, directement dans Cadratin, les numéros des factures de COGILOG Gestion associées à un bon de commande ou un bon de livraison.

Cette nouvelle fonctionnalité sera disponible dans la prochaine version V16 de Cadratin.

Nota : la transmission des informations entre COGILOG Gestion et Cadratin utilise le langage de script AppleScript d’Apple. Vous trouverez les détails techniques et des exemples de script dans le dossier : /Applications/COGILOG/COGILOG Gestion/Gestion Scripts

Possibilité de bloquer la modification d’une facture déjà transférée dans COGILOG Compta

Un utilisateur n’ayant pas l’autorisation COGILOG Compta peut modifier une facture déjà transférée dans COGILOG Compta. Un message le met en garde contre ce type de modification : il peut cependant forcer l’enregistrement et, dans ce cas, il lui est demandé d’informer la personne responsable de la comptabilité.

Dans cette nouvelle version, un utilisateur ayant le niveau administrateur en comptabilité peut interdire toute modification, par un utilisateur non autorisé en comptabilité, d’une facture déjà transférée en comptabilité.

Pour cela, aller dans le menu Données ➤ Options générales ➤ Comptabilité, puis cocher la case “Interdire à un utilisateur non autorisé en comptabilité de modifier une facture déjà transférée en comptabilité”.

Cette option apparaît uniquement si la comptabilité est réglée sur COGILOG Compta.

Import et export de packs de produits

COGILOG Gestion permet de définir des packs de produits, c’est-à-dire des produits composés de plusieurs produits. Vous trouverez la documentation concernant l’utilisation des packs dans le menu Aide ➤ Packs de produits.

Cette nouvelle version de COGILOG Gestion permet de définir des packs par import d’un fichier de type texte.

Le format du fichier à importer pour définir un pack de produits se trouve dans ModèlePacks.xls, situé dans le dossier : /Applications/COGILOG/COGILOG Gestion/Import

Voici quelques règles de base à connaître dans la définition d’un pack de produits :

• la définition d’un pack par import d’un fichier doit s’appliquer à un produit :

  • soit qui existe dans le dossier de gestion
  • soit qui est créé dans le même fichier d’import,

• un produit qui compose un pack ne peut apparaître qu’une seule fois dans la définition du pack : si un pack est composé de 3 produits X01, alors, dans la définition du pack, indiquez une seule ligne X01 avec une quantité égale à 3 (et non 3 lignes avec le produit X01 : dans ce cas, seule la première ligne serait prise en compte lors de l’import),
• une commande **Supprimer permet de supprimer la définition d’un pack. Cela permet alors de redéfinir entièrement ce pack sur les lignes qui suivent cette commande,
• les produits qui composent un pack ne peuvent pas être eux-mêmes des packs : un pack de produits ne peut pas être composé d’autres packs,
• un produit qui résulte d’un processus de fabrication ne peut pas être aussi un pack.

Lors de l’export des produits, cette nouvelle version permet également d’exporter les définitions des packs du dossier de gestion. Vous pouvez utiliser ce fichier comme modèle.

⚠️ Nota : Pour créer un produit de type pack par import d’un fichier quand ce produit n’existe pas dans la base de données, le fichier à importer doit contenir, à la fois :

• la ligne du produit pack,
• la définition du pack (plus bas dans ce fichier).

Vous trouvrez plus de détails dans le menu Aide ➤ Packs de produits ➤ Définir des packs par import d’un fichier

Prix d’achat d’une fabrication

Le prix unitaire d’achat des produits d’une fabrication est calculé dans la fenêtre de définition d’une fabrication. Ce prix est calculé en fonction des prix d’achat et des quantités des produits qui entrent dans la composition de cette fabrication.

Le prix d’achat total des produits d’une fabrication est calculé et affiché dans la fenêtre de lancement de la fabrication.

Import et export de processus de fabrication

COGILOG Gestion permet de créer des processus de fabrication. Lors de la fabrication, les produits qui entrent dans la composition sont déstockés et le stock du produit résultant de la fabrication est augmenté du nombre de produits fabriqués. Vous trouverez la documentation concernant l’utilisation des processus de fabrication dans le menu Aide ➤ Processus de fabrication.

Cette nouvelle version de COGILOG Gestion permet de définir des processus de fabrication par import d’un fichier de type texte.

Les formats des fichiers à importer pour définir un processus de fabrication se trouvent dans le dossier : /Applications/COGILOG/COGILOG Gestion/Import et sont nommés :

• ModèleFabrication.xls
• ModèleProduitsFabrication.xls

La ligne de commande qui annonce les processus de fabrication dans le fichier à importer est :

**Gestion ⇥ Fabrications

Voici quelques règles de base à connaître lors de l’import d’un processus de fabrication :

• le nom d’un processus de fabrication est unique : si le nom du processus de fabrication que vous importez correspond à un processus de fabrication qui existe déjà dans la base de données, aucun processus ne sera ajouté et cette ligne sera ignorée,

• le produit qui résulte d’un processus de fabrication doit :

  • soit exister dans le dossier de gestion,
  • soit être créé dans une ligne au-dessus du même fichier d’import,

• le produit qui résulte d’un processus de fabrication ne peut pas être un pack.

La ligne de commande qui annonce les compositions des fabrications dans le fichier à importer est :

**Gestion ⇥ Produits fabrication

Voici quelques règles de base à connaître dans la définition de la composition d’une fabrication :

• les processus de fabrication dont on définit la composition, doivent exister dans la base de données ou doivent être créés dans le même fichier d’import,
• les produits qui composent une fabrication doivent exister dans la base de données ou bien être créés dans le même fichier d’import,
• une commande **Supprimer permet de supprimer la composition d’une fabrication. Cela permet de recomposer entièrement cette fabrication dans les lignes qui suivent cette commande.
• les produits qui entrent dans la composition d’une fabrication ne peuvent pas être des packs,

Lors de l’export des produits, cette nouvelle version permet également d’exporter les processus de fabrication du dossier de gestion ainsi que les compositions de ces fabrications. Vous pouvez utiliser ce fichier comme modèle.

⚠️ Nota : Pour créer un processus de fabrication par import d’un fichier quand ce processus n’existe pas dans la base de données, le fichier à importer doit contenir :

• la ligne du processus de fabrication,
• la composition de la fabrication (plus bas dans ce fichier).

Connecteur PowerBoutique

La plateforme PowerBoutique est passée au niveau 5.0, cette version de COGILOG Gestion permet de se connecter à un site marchand PowerBoutique de niveaux 4.8 et 5.0.

TouchID

Cette version de COGILOG Gestion améliore la stabilité et la compatibilité du logiciel avec certaines versions de macOS 10.10 et macOS 10.11, concernant le TouchID.

Elle permet également aux clients possédant une licence “1 utilisateur” de profiter de cette nouvelle fonctionnalité.

Correction

Cette version de COGILOG Gestion corrige le problème d’envoi d’emails se produisant en macOS 10.14 (Mojave).

Nouveau système macOS Mojave

Apple va diffuser prochainement le nouveau système macOS Mojave. Nous avons effectué les adaptations nécessaires et COGILOG Gestion est maintenant compatible avec ce nouveau système et permet notamment de profiter de la nouvelle présentation “Mode sombre” (“Dark Mode”).

Cette version de COGILOG Gestion fonctionne sur tous les systèmes macOS depuis la version 10.9 (Mavericks) jusqu’à la dernière version 10.14 (Mojave) incluse.

Autoriser l’ouverture de COGILOG du bout du doigt

Si vous utilisez un MacBook Pro disposant d’une Touch Bar avec un capteur Touch ID intégré, cette mise à jour vous permettra d’utiliser vos empreintes digitales pour déverrouiller l’accès aux logiciels COGILOG lors de leur lancement.

Pour cela, il vous suffit d’aller dans les Préférences de l’application, puis dans Démarrage, et de cocher la case “Utiliser Touch ID pour autoriser l’ouverture”.

Désormais, vous pouvez configurer les champs de l’authentification automatique du logiciel en toute sérénité. Vous n’avez plus à craindre qu’une personne démarre vos logiciels COGILOG en votre absence et accède à vos données : si vous n’êtes pas là pour apposer votre doigt sur Touch ID, l’authentification automatique ne se ferra pas (vous retomberez sur le panneau “classique” de connexion vous demandant un login/mot de passe.)

Note : bien entendu, vous devez avoir configuré Touch ID dans les Préférences Systèmes de votre Mac avant de pouvoir utiliser cette fonctionnalité.

Ajout de trois dimensions dans la fenêtre des pièces commerciales

Trois nouveaux paramètres : longueur, hauteur et épaisseur sont désormais disponibles lors de la création de pièces commerciales.

Vous pouvez utiliser ces nouveaux paramètres si vous vendez (ou achetez) des produits dont le prix est calculé en fonction, par exemple, de leur longueur comme 30 tuyaux de 5 m à 2 € / m

Dans ce cas vous pourrez faire apparaître explicitement la quantité, la longueur du tuyau et le prix par mètre sur la ligne de la pièce commerciale. Le prix sera le produit de la quantité par la longueur et par le prix unitaire au mètre.

De la même façon, si vous vendez (ou achetez) des produits en fonction de leurs dimensions, par exemple 5 panneaux de 1,53 m x 0,85 m à 12 € / m2, vous pourrez afficher sur la ligne de la facture la quantité, la longueur, la hauteur et le prix unitaire au m2. Le prix sera calculé comme le produit de la quantité par la longueur puis par la hauteur et enfin par le prix au m2 soit dans notre cas :

(quantité) 5 * (longueur) 1,53 * (hauteur) 0,85 * (prix unitaire par m2) 12 = 78,03

Dans le menu Données, Options générales, Calculs, vous pourrez définir le nombre souhaité de décimales pour la présentation de ces dimensions.

Pour afficher ces nouveaux paramètres dans la fenêtre de création des pièces commerciales, vous pouvez ouvrir une pièce commerciale puis cliquer sur le bouton Affichage en haut et à droite. Vous pourrez alors afficher le ou les paramètres souhaités dans le tableau du haut.

Pour afficher ensuite ces informations dans le document que vous transmettez au client (ou au fournisseur), vous pouvez aller dans le menu Données, Formats des pièces commerciales, 2 clics sur le format à modifier puis choisir l’onglet Tableau. Vous pourrez ajouter les colonnes pour afficher ces nouveaux paramètres.

À ce niveau vous pourrez choisir le titre de la colonne qui sera affiché sur le document. Par exemple si, dans votre entreprise, la deuxième dimension est une profondeur (et non une hauteur), vous pourrez indiquer Profondeur dans le titre de la colonne qui recevra le champ Hauteur.

Vous trouverez plus de détails ainsi que des exemples pratiques dans le menu Aide, Pièces commerciales.

Présentation des sous-totaux

Lors de la création de pièces commerciales, vous avez la possibilité de calculer et d’afficher des sous-totaux en cliquant sur le bouton Sous-total.

Les sous-totaux sont automatiquement affichés en noir, gras et italique. Cette nouvelle version de COGILOG Gestion vous permet de choisir la présentation automatique des sous-totaux (menu Données, Options générales, Calculs). Vous pourrez choisir la couleur ainsi que le style des sous-totaux.

Divers

Lors de l’import des données de pièces commerciales, l’option *DEFAULT a été modifiée pour les deux champs : Prix unitaire et Remise qui concernent les lignes des pièces commerciales clients.

Pour le champ Prix unitaire, l’option *DEFAULT permet de sélectionner automatiquement le prix accordé au client éventuellement en fonction de la quantité et, à défaut, le prix unitaire de la fiche du produit.

L’option *DEFAULT appliquée au champ Remise permet de sélectionner le taux de remise accordé au client et, à défaut, 0 (c.-à-d. pas de remise).

Pénalités en cas de retard de paiement

En cas de retard de paiement des clients, par défaut COGILOG Gestion calcule des pénalités de retard égales à 3 fois le taux de l’intérêt légal. Pour le 1er semestre 2018, le taux de l’intérêt légal a été fixé à 0,89 %, donc COGILOG Gestion calculera des pénalités égales à 2,67 %.

Si vous souhaitez appliquer un taux de pénalité différent, vous pouvez le modifier dans le menu “Données” puis “Pénalités de retard”.

Pour appliquer les pénalités de retard, vous pouvez aussi consulter le guide “Relances” dans le menu “Aide” au paragraphe “Pénalités de retard”.

Archivage des anciennes factures

Pour alléger le tableau des factures en cours, vous avez la possibilité d’archiver les anciennes factures. Par exemple, vous pouvez archiver toutes les factures soldées concernant l’année 2017. Pour cela, dans le menu Exploitation choisissez Archiver, cochez Factures clients soldées, saisissez le 31/12/2017, puis cliquez sur Archiver.

Ensuite vous pourrez facilement afficher soit les factures en cours, soit les factures archivées, soit les deux en cliquant sur le menu situé en haut à gauche du tableau des factures.

De même, vous pouvez archiver les autres pièces commerciales (devis, bons de livraison…).

Logiciel de facturation (ou de caisse) certifié

1. Une nouvelle règlementation anti-fraude TVA entre en vigueur le 1er janvier 2018

   A partir du 1er janvier 2018, un logiciel de facturation, utilisé par une entreprise pour enregistrer des opérations de ventes ou de prestations de services à des non assujettis à la TVA ou bien à la fois à des assujettis et des non assujettis à la TVA, doit satisfaire des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage, analogues aux conditions imposées aux logiciels de caisse afin de lutter contre la fraude à la TVA. On parle alors de logiciel de facturation (ou de caisse) certifié.

2. Contrôles et sanctions

   Les agents de l’administration fiscale pourront intervenir auprès d’une entreprise assujettie à la TVA pour s’assurer qu’elle utilise un logiciel de facturation certifié. En cas d’obligation, le défaut d’utilisation d’un logiciel de facturation certifié est passible d’une amende de 7 500 €. L’entreprise a alors 60 jours pour se mettre en conformité. Passé ce délai, elle est à nouveau passible d’une nouvelle amende de 7 500 €.

3. Option logiciel de facturation certifié

   Si votre entreprise entre dans le champ de cette nouvelle règlementation et doit utiliser un logiciel de facturation certifié qui satisfait les contraintes imposées par l’administration fiscale (voir le détail dans le menu Aide, Logiciel de facturation certifié), vous pouvez commander l’option “Logiciel de facturation certifié”. Pour cela, vous pouvez aller sur notre site internet www.cogilog.com puis dans l’onglet “Commander”.

Analyse des ventes et des achats

La fenêtre présentant les analyses des ventes (et des achats) permet maintenant d’afficher les champs personnalisables des fiches clients (et des fiches fournisseurs). Vous pouvez donc trier le résultat de l’analyse par rapport à ces champs et copier-coller le tableau de résultat avec ces nouveaux champs dans votre tableur.

Nouveau système macOS High Sierra

Apple va diffuser prochainement le nouveau système macOS High Sierra. Nous avons effectué les adaptations nécessaires et COGILOG Gestion est maintenant compatible avec ce nouveau système.

Cette version de COGILOG Gestion fonctionne sur tous les systèmes macOS depuis le système 10.9 (Mavericks) jusqu’au dernier système 10.13 (High Sierra) inclus.

Amélioration de la gestion des fuseaux horaires

Pour les personnes qui utilisent COGILOG Gestion sur plusieurs postes et qui se trouvent dans des fuseaux horaires différents, désormais le logiciel utilisera principalement le fuseau horaire de l’endroit où se trouve le poste serveur. Par exemple, pour mémoriser l’heure de création des factures, devis, bons de livraison… le logiciel prendra en compte le fuseau horaire du poste serveur.

Instruction importante pour effectuer cette mise à jour

Le logiciel COGILOG Sauvegarde a été mis à jour. Si vous utilisez COGILOG Gestion sur plusieurs postes, il convient d’installer cette mise à jour sur le serveur sinon les sauvegardes automatiques ne pourront plus fonctionner. Le plus simple est d’effectuer la mise à jour en commençant par le serveur.

Analyse des ventes

Les champs personnalisables des fiches produits ont été ajoutés dans les rubriques que vous pouvez afficher lors de l’analyse des ventes.

Par exemple si vous avez défini un champ Fabricant dans les champs personnalisables des produits, vous pouvez afficher cette colonne Fabricant lors de l’analyse des produits vendus à des clients donnés (menu Exploitation, Analyse des ventes, Analyse par client, OK, clic sur Affichage). La valeur du champ Fabricant sera celle de la fiche du produit et non la valeur que vous pourriez saisir lors de l’enregistrement de chaque pièce commerciale.

Dans l’analyse des ventes par produits, COGILOG Gestion affiche les ventes de ces produits aux différents clients. Vous pourrez afficher la colonne du pays du client.

Transfert vers un autre logiciel de comptabilité

Si vous utilisez un logiciel de comptabilité qui n’est pas COGILOG Compta, alors vous pouvez saisir les dates des exercices comptables dans le menu “Données” puis “Exercices comptables”

Ensuite, lorsque vous choisirez “Transférer les écritures en comptabilité” dans le menu “Exploitation”, le logiciel affichera les dates de l’exercice actuel.

Pénalités en cas de retard de paiement

En cas de retard de paiement des clients, par défaut COGILOG Gestion calcule des pénalités de retard égales à 3 fois le taux de l’intérêt légal. A partir du 1er juillet 2017, le taux de l’intérêt légal a été fixé à 0,90 % (inchangé par rapport au premier semestre), donc COGILOG Gestion calculera des pénalités égales à 2,70 %.

Si vous souhaitez appliquer un taux de pénalité différent, vous pouvez le modifier dans le menu “Données” puis “Pénalités de retard”.

Pour appliquer les pénalités de retard, vous pouvez aussi consulter le guide “Relances” dans le menu “Aide” au paragraphe “Pénalités de retard”.

Marqueur dans les fiches clients

Un nouveau champ Marqueur a été ajouté dans les fiches des clients. Ce champ est à votre disposition pour marquer les clients.

Si vous indiquez un caractère # dans les comptes comptables des produits (généralement de classe 7), alors, lors du transfert en comptabilité, le logiciel remplacera le caractère # par le marqueur que vous avez saisi dans la fiche du client.

Ainsi en utilisant le marqueur, les ventes des différents clients peuvent être transférées en comptabilité dans des comptes qui peuvent être différents selon le marqueur choisi pour chaque client.

Exemple : supposons que vous souhaitiez envoyer en comptabilité les ventes vers différents pays dans des comptes de vente différents. Vous pourrez saisir un code pays dans le champ marqueur de chaque client. Lors du transfert en comptabilité, le caractère # présent dans le compte du produit sera remplacé par le code du pays que vous avez indiqué comme marqueur dans la fiche du client.

Pour plus d’informations sur cette fonction, vous pouvez choisir le menu Aide, Transfert en comptabilité, puis consulter la dernière page.

Connecteur PowerBoutique

Les deux notions d’état de disponibilité et de délai moyen d’approvisionnement sont gérées de façon indépendante vis à vis du site marchand PowerBoutique.

Pour la transmission de l’état de disponibilité vers le site marchand PowerBoutique, vous pouvez choisir entre :

• ne pas envoyer,
• envoyer toujours “disponible”
• envoyer une indication en fonction de la valeur du stock.

Pour la transmission du délai d’approvisionnement vers le site marchand PowerBoutique, vous pouvez choisir entre :

• ne pas envoyer,
• envoyer la valeur de la fiche du produit
• envoyer selon la valeur du stock : ne rien envoyer si le produit est en stock, sinon envoyer le délai indiqué dans la fiche du produit.

Transfert en comptabilité

Lors du transfert direct en comptabilité COGILOG Compta, des contrôles sont effectués. Cette version de COGILOG Gestion autorise désormais le transfert en comptabilité vers un compte 7 réglé sur “ne figure pas sur les déclarations de TVA” dans COGILOG Compta, si le produit transféré en comptabilité est sans TVA dans COGILOG Gestion et si la facture est réglée sur un des deux modes : HT + TVA ou TTC.

Historique des mouvements de stocks

Le cas d’une suppression d’une pièce commerciale alors que l’utilisateur a choisi de ne pas mettre à jour le stock lors de cette opération, est désormais enregistré dans l’historique des mouvements de stocks.

Valorisation du stock

Dans la fenêtre de valorisation du stock (menu Exploitation), si vous souhaitez trier les produits selon leurs taux de TVA, vous pouvez cliquer sur Affichage pour ajouter une colonne supplémentaire dans le tableau avec le code TVA ou le taux de TVA.

Remise en banque

Les comptes bancaires marqués comme clôturés ne sont plus présentés dans les choix de comptes bancaires lors des remises en banque.

Historique des ventes d’un produit

Si vous souhaitez afficher l’évolution des ventes mois par mois pour un produit précis, dans le menu “Données” vous pouvez choisir “Produits”, double-cliquer sur un produit puis cliquer sur “Historique”.

Ce tableau permet de voir rapidement l’évolution du chiffre d’affaires et des quantités vendues mois par mois pour un produit précis.

Vous pouvez aussi double-cliquer sur chaque ligne du tableau pour afficher la liste des clients ayant acheté ce produit au cours d’un mois donné.

Date de la dernière facture

Si vous souhaitez connaître la date de la dernière facture pour chaque produit (par exemple pour détecter les produits n’ayant pas été vendus depuis longtemps), dans le menu “Données” puis “Produits”, vous pouvez cliquer sur “Affichage”, puis cocher “Date de la dernière facture”.

Ensuite, vous pourrez cliquer sur le titre de la colonne “Der. facture” pour trier les produits.

Lorsque vous avez terminé, vous pouvez cliquer sur “Affichage” puis décocher “Date de la dernière facture” pour ne plus afficher cette colonne qui pourrait ralentir l’affichage en présence d’un grand nombre de produits.

Délai moyen d’approvisionnement

Vous pouvez saisir le délai moyen d’approvisionnement (en nombre de jours) dans les fiches produits si vous souhaitez enregistrer cette information dans la base de données.

Pour cela, dans le menu “Données” vous pouvez choisir “Produits”, double-cliquer sur un produit, cliquer sur “Stock”, puis saisir le délai moyen d’approvisionnement (en bas de la fenêtre).

Ensuite, cette information peut être affichée dans différentes fenêtres (par exemple lors de la saisie des devis clients ou lors de la saisie des bons de commande fournisseurs) en cliquant sur le bouton “Affichage”. Voir également plus bas dans ce document, la possibilité de transmettre cette information vers votre site marchand PowerBoutique.

Numérotation des lignes imprimées ou des articles sur les pièces commerciales

Si vous souhaitez imprimer le numéro de ligne ou le numéro d’article sur les pièces commerciales (factures, bons de livraison, devis…), vous pouvez choisir le menu “Données”, “Formats des pièces commerciales”, double-cliquer sur le format que vous souhaitez modifier, cliquer sur “Tableau” (en haut de la fenêtre), cliquer sur “Ajouter” puis choisir “Numéro de ligne” ou “Numéro d’article” sur la ligne qui vient d’être ajoutée.

Vous pourrez ainsi numéroter toutes les lignes ou tous les articles qui figurent sur une pièce commerciale.

Prélèvements à la norme SEPA CORE ou B2B

Si vous utilisez l’option Remise en Banque pour effectuer des prélèvements à la norme SEPA sur les comptes bancaires des clients, vous avez désormais le choix entre la norme SEPA CORE ou la norme SEPA B2B.

La norme SEPA CORE, qui existait déjà dans les précédentes versions de COGILOG Gestion, permet de prélever des entreprises et des particuliers. Pour mettre en place un nouveau prélèvement, le client doit vous adresser un mandat signé. En cas de contestation, le client peut annuler le prélèvement dans un délai de 8 semaines en contactant sa banque, ou dans un délai de 13 mois s’il n’a pas autorisé le prélèvement.

La norme SEPA B2B, qui est ajoutée dans cette nouvelle version de COGILOG Gestion, permet de prélever uniquement des entreprises. Pour mettre en place un nouveau prélèvement, le client doit adresser un premier exemplaire du mandat signé à sa banque et vous adresser un second exemplaire du mandat signé. En cas de contestation, le client ne peut pas annuler les prélèvements.

Pour plus d’information, dans le menu “Aide” vous pouvez choisir “Remises en banque”, puis consulter le chapitre “Prélèvements clients à la norme SEPA”.

Lenteurs dans l’affichage des tableaux sur certains écrans Retina

Un problème de lenteur au niveau de l’affichage des tableaux a été observé sur certains écrans Retina. Ce problème semble avoir été introduit dans les dernières mises à jour de macOS. En attendant un correctif d’Apple, nous avons réussi à contourner ce problème de lenteur.

Nous remercions M Bruno Blondeau qui nous a aidé à identifier l’origine de ce problème particulièrement difficile.

Contacts clients et fournisseurs

Vous pouvez saisir des contacts dans les fiches de vos clients et vos fournisseurs (onglet Contacts). Un nouveau champ “Notes” a été introduit dans la fiche des contacts de vos clients ou fournisseurs. Pour utiliser ce nouveau champ, vous pouvez faire défiler le tableau horizontalement.

Livraisons

Un champ Notes et un champ E-mail sont venus enrichir les informations de livraison. Vous pouvez enregistrer ces informations dans l’onglet Livraisons des fiches des clients. Le champ E-mail est modifiable au moment de la création de la pièce commerciale (lors du choix du client ou du fournisseur).

Cette adresse E-mail de livraison peut être imprimée sur les pièces commerciales. Pour cela, dans la mise en page des formats des pièces commerciales (menu Données, Formats des pièces commerciales), vous pourrez utiliser le mot-clé ##e-mail livraison##.

Export au format FEC simplifié vers un logiciel de comptabilité

Le format FEC a été défini par l’administration fiscale pour faciliter les contrôles fiscaux des comptabilités. Ce format est national et indépendant de l’éditeur, il peut ainsi être utilisé pour échanger des écritures comptables entre logiciels de comptabilité. Dans le cadre d’une utilisation pour échanger des écritures comptables entre logiciels de comptabilité, certains informations (validation notamment) ne sont pas utiles de sorte que ce type de fichier FEC simplifié, à destination d’un autre logiciel de comptabilité, n’est plus obligatoirement généré par un logiciel de comptabilité mais peut aussi être généré par un logiciel de gestion commerciale. Cette version de COGILOG Gestion permet l’export des écritures comptables au format FEC simplifié destiné à transmettre les écritures comptables à un logiciel de comptabilité capable d’importer un tel fichier FEC. Evidemment ce fichier FEC simplifié ne peut pas être transmis à l’administration, le fichier FEC à transmettre à l’administration doit être généré par le logiciel de comptabilité.

Vous pouvez choisir le format FEC simplifié dans le menu Données, Options générales.

Compte comptable pour les acomptes

Un nouveau champ permettant de saisir un compte comptable pour enregistrer les acomptes a été créé. Ce champ est disponible dans la fiche des clients et des catégories de clients. Il se retrouve également sur les pièces commerciales à coté du compte client.

Si votre entreprise est soumise au régime de TVA des débits et si vous recevez un acompte d’un client, vous pouvez enregistrer celui-ci en comptabilité au crédit d’un compte 419. Vous pourrez alors renseigner le champ Acompte sur la pièce commerciale, qui, à ce stade, est peut-être un devis ou un bon de commande. Lors de la transformation de la pièce commerciale en facture, la valeur du champ Acompte sera transmise à la facture et lors du transfert en comptabilité de cette facture, le montant de l’acompte sera alors enregistré au débit du compte 419. Le compte 419 se trouvera ainsi automatiquement soldé en comptabilité.

Si vous ne renseignez pas le compte comptable destiné à recevoir le montant de l’acompte alors vous retrouverez le fonctionnement de la version précédente c-a-d que le montant de l’acompte sera ignoré lors du transfert en comptabilité. Dans ce cas vous enregistrerez le montant de l’acompte directement en comptabilité au crédit du compte 411 du client.

Si votre entreprise est soumise au régime de TVA des encaissements, vous éditez une facture d’acompte et vous n’avez besoin d’utiliser ni le champ Acompte ni le champ Compte comptable pour les acomptes.

Connecteur PowerBoutique

Le nouveau champ Délai moyen d’approvisionnement disponible dans la fiche produit peut être transmis automatiquement vers le site marchand PowerBoutique. Vous pouvez vous reporter au menu Aide, Connecteur site marchand PowerBoutique, § Mise à jour des stocks.

Attestation pour les travaux de rénovation soumis à la TVA à taux réduit dans le BTP

Si votre entreprise travaille dans le secteur du BTP, vous pouvez utiliser COGILOG Gestion pour imprimer le formulaire 1301-SD en même temps que les factures afin que vos clients puissent bénéficier de la TVA à 10 ou 5,5 % en cas de travaux de rénovation ou d’économie d’énergie.

Le nouveau formulaire Cerfa 13948*05 a été ajouté dans le logiciel.

Pénalités en cas de retard de paiement

En cas de retard de paiement des clients, par défaut COGILOG Gestion calcule des pénalités de retard égales à 3 fois le taux de l’intérêt légal. Pour le 1er semestre 2017, le taux de l’intérêt légal a été fixé à 0,90 %, donc COGILOG Gestion calculera des pénalités égales à 2,70 %.

Si vous souhaitez appliquer un taux de pénalité différent, vous pouvez le modifier dans le menu “Données” puis “Pénalités de retard”.

Pour appliquer les pénalités de retard, vous pouvez aussi consulter le guide “Relances” dans le menu “Aide” au paragraphe “Pénalités de retard”.

Nécessite macOS 10.9 ou plus récent

Cette version de COGILOG Gestion nécessite un système macOS 10.9 ou plus récent pour fonctionner.

Avant d’installer cette mise à jour, vous pouvez vérifier que tous les postes fonctionnent avec macOS 10.9 ou un système plus récent en allant dans le menu  puis “A propos de ce Mac” sur chaque poste utilisant COGILOG Gestion.

COGILOG Gestion fonctionne avec macOS 10.12 (Sierra) ou 10.11 (El Capitan) ou 10.10 (Yosemite) ou 10.9 (Mavericks).

Nouveau système macOS Sierra

Apple va diffuser prochainement le nouveau système macOS Sierra. Nous avons effectué les adaptations nécessaires et COGILOG Gestion est maintenant compatible avec ce nouveau système.

Cette version de COGILOG Gestion fonctionne sur tous les systèmes macOS depuis le système 10.6 (Snow Leopard) jusqu’au dernier système 10.12 (Sierra) inclus.

Relances clients

Lors de la préparation des relances clients (dans le menu Exploitation puis Relances clients), vous avez la possibilité de cliquer sur le bouton Affichage (en haut à droite) pour afficher dans cette fenêtre des nouvelles colonnes pour voir l’adresse e-mail du client, les notes saisies dans la facture et les notes saisies dans la fiche client.

Analyse géographique

L’analyse géographique (dans le menu Analyse) vous permet de voir la répartition du chiffre d’affaires par pays, régions, départements, villes et code postaux.

Désormais, le logiciel affiche les noms des nouvelles régions (Occitanie, Nouvelle Aquitaine, Grand Est, Hauts de France, etc.) qui devraient être validés par l’administration d’ici le 1er octobre.

Mise à jour

L’installation de cette mise à jour sera plus longue que les mises à jour habituelles. Lors de la première ouverture, COGILOG Gestion mettra à jour la base de données. Cette opération peut durer 10 à 20 minutes selon le nombre de factures. Si vous utilisez COGILOG Gestion sur plusieurs postes, il est important d’effectuer d’abord la mise à jour sur le serveur puis d’ouvrir COGILOG Gestion et de laisser dérouler la mise à jour jusqu’à son terme sans l’interrompre.

Packs de produits

Cette nouvelle version de COGILOG Gestion permet de gérer les packs de produits.

Définition d’un pack

Un pack est constitué de plusieurs produits de base.

En pratique, lorsque vous vendez un pack, vous piochez directement dans le stock les produits de base qui constituent le pack. Ainsi, un pack n’aura pas de stock propre, mais un stock potentiel calculé à partir des stocks des différents produits de base qui le constituent.

Le pack aura son propre système de prix, qui sera probablement différent de la somme des prix des produits qui constituent le pack.

A la différence des produits “fabriqués”, un pack ne nécessite aucune action préalable pour le constituer.

Exemple simple

Imaginons que votre entreprise vende du matériel de menuiserie. Vous vendez notamment des scies circulaires et des scies sauteuses. Vous pouvez décider de constituer un pack sciage qui sera constitué d’une scie circulaire et d’une scie sauteuse. Ce pack aura un nom (par exemple le pack du petit scieur) et un prix probablement plus attractif que la somme des prix des deux scies qui le composent. Quand un client achète un pack du petit scieur, le magasinier va chercher directement les deux scies dans le stock et les expédie au client.

Si le magasin possède en stock 20 scies circulaires et 10 scies sauteuses, le stock potentiel du pack sera de 10 : dans l’état actuel des stocks des produits, vous ne pouvez pas livrer plus de 10 packs.

Analyse des ventes

COGILOG Gestion vous permettra de connaître facilement, aussi bien le nombre de packs vendus et le chiffre d’affaires généré par les packs, que le nombre de produits de base vendus et le chiffre d’affaires généré par les produits de base (qu’ils aient été vendus individuellement ou dans un pack).

Dans l’exemple ci-dessus, vous pourrez connaître facilement le nombre de packs vendus et le chiffre d’affaires généré par les packs et également connaître le chiffre d’affaires généré par les scies circulaires (vendues séparément ou vendues dans un pack).

Pack ou processus de fabrication

COGILOG Gestion gère les deux notions : les packs et les processus de fabrication. Généralement vous utiliserez les processus de fabrication quand la fabrication d’un produit nécessite une action préalable pour le fabriquer. Pour mettre en oeuvre les processus de fabrication, vous pouvez vous reporter au menu Aide, Fabrication de produits.

Documentation

Pour mettre en oeuvre les packs, vous pouvez vous reporter au menu Aide, Packs de produits.

Envoyer plusieurs pièces commerciales par e-mail

Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs pièces commerciales, puis cliquer sur “E-mail”. Par exemple, dans le menu “Pièces clients” puis “Factures”, vous pouvez sélectionner 10 factures, puis cliquer sur “E-mail”.

Dans ce cas, vous pourrez soit envoyer plusieurs e-mails, soit envoyer un seul e-mail :

• Si vous souhaitez envoyer un e-mail individuel pour chaque facture, vous pouvez cliquer sur “Plusieurs e-mails”. Dans ce cas, le logiciel préparera par exemple 10 e-mails individuels pour 10 clients différents. Chaque e-mail contiendra une seule facture en pièce-jointe.
• Si vous souhaitez envoyer un seul e-mail contenant un fichier PDF unique contenant toutes les factures sélectionnées, vous pouvez cliquer sur “Un seul e-mail”. Dans ce cas, le logiciel préparera un seul e-mail avec un seul fichier PDF contenant les 10 factures.

Remarque : la plupart des fournisseurs d’accès internet limitent le nombre d’e-mails pour éviter le spam. Par exemple, vous ne pourrez probablement pas envoyer d’un seul coup 100 factures par e-mail. Donc si vous avez beaucoup de factures à envoyer, il vaut mieux espacer les envois ou envoyer les factures par petits paquets.

Pourcentage d’avancement sur les factures de situation (BTP notamment)

Lors de la saisie des factures, vous pouvez désormais saisir d’une part le pourcentage d’avancement actuel et d’autre part le pourcentage d’avancement précédemment facturé. COGILOG Gestion calculera ainsi, par différence, la part des travaux facturés dans la présente facture.

Par exemple si une ligne d’une facture présente un avancement actuel de 80 % et si son avancement était de 50 % sur la précédente facture, vous pourrez afficher les deux informations : avancement actuel : 80 %, avancement précédent : 50 %. La ligne sera alors facturée à hauteur de 30 % dans la présente facture.

Avec la version actuelle de COGILOG Gestion, vous pouvez donc présenter une facture de situation de deux façons :

Technique 1 : chaque ligne est facturée en fonction de l’avancement actuel sans faire référence à l’avancement précédent. Une ligne particulière au bas de la facture déduit globalement le montant déjà facturé précédemment.

Technique 2 : chaque ligne affiche l’avancement actuel et l’avancement précédemment facturé. Le montant facturé de chaque ligne correspond à la différence entre l’avancement actuel et l’avancement précédent.

D’un point de vue comptable, la première technique nécessite de définir un compte comptable pour recevoir la ligne de déduction globale au bas de la facture. Cette présentation peut ainsi poser problème si les différentes lignes facturées ne sont pas comptabilisées sur le même compte. La seconde technique ne présente pas cet inconvénient.

Vous pouvez consulter le guide “Pièces commerciales” dans le menu “Aide” au paragraphe “Saisie d’un pourcentage d’avancement” (page 10).

Modification rapide du taux de TVA dans une pièce commerciale

Lors de la saisie des pièces commerciales, vous pouvez ajouter un bouton en haut de la fenêtre pour pouvoir modifier rapidement le taux de TVA sur tous les produits.

Par exemple, dans le secteur du BTP le même produit peut être facturé parfois à 20 % (travaux neufs) ou parfois à 10 % (rénovation).

Dans ce cas, pour faciliter le changement du taux de TVA, vous pouvez double-cliquer sur une facture pour l’ouvrir, dans le menu “Fenêtre” choisir “Personnaliser la barre d’outils”, puis glisser le bouton “Uniformiser TVA” dans la barre d’outils en haut de la fenêtre (par exemple en haut à droite à côté de “Mise en forme”).

Ensuite, lors de la saisie des factures, vous pourrez ajouter tous les produits comme d’habitude, puis à la fin vous pourrez cliquer sur “Uniformiser TVA” pour choisir le taux de TVA pour cette facture (20 % ou 10 %). Le logiciel modifiera d’un seul coup toutes les lignes qui figurent sur la facture pour appliquer le nouveau taux de TVA. Cela vous évite de double-cliquer dans la colonne TVA pour modifier le taux de TVA ligne par ligne.

Paiement des fournisseurs par virements

Si vous utilisez l’option Remise en Banque pour payer les fournisseurs par virements, le logiciel utilise désormais la référence saisie lors du paiement pour préremplir la colonne “Correspondance” qui sera transmise à la banque du fournisseur.

Par exemple, dans le menu “Pièces fournisseurs” vous pouvez choisir “Factures”, cliquer une fois sur la facture à payer, cliquer sur “Payer”, choisir le mode “Virement”, puis saisir dans la case “Référence” le texte que vous souhaitez transmettre au fournisseur (par exemple le numéro de la facture fournisseur payée, votre numéro de contrat chez le fournisseur, le nom de votre entreprise, etc.).

Ensuite, lorsque vous choisirez “Effectuer une remise en banque” dans le menu “Exploitation”, ce texte apparaîtra dans la colonne “Correspondance”.

Ensuite, lorsque le fournisseur recevra le virement, ce texte figurera sur le relevé bancaire du fournisseur.

Analyse des achats

Après avoir effectué une analyse des achats, vous avez la possibilité d’imprimer des étiquettes avec les adresses des fournisseurs.

Vous avez aussi la possibilité d’exporter les adresses des fournisseurs sous la forme d’un tableau Excel (pour faire ensuite un mailing dans Word ou Excel par exemple).

Par exemple, si vous souhaitez imprimer des étiquettes pour envoyer un courrier à tous les fournisseurs chez qui vous avez passé des commandes entre le 01/01/2016 et le 30/06/2016, vous pouvez procéder comme ceci :

• dans le menu Analyse choisir Analyse des achats
• saisir la période du 01/01/2016 et le 30/06/2016
• choisir Analyser les : Bons de commande
• cocher Analyse par produit
• cliquer sur Tout sélectionner
• cliquer sur OK
• le logiciel affiche la liste des fournisseurs
• cliquer sur Etiquettes (en haut de la fenêtre)

Détail de la TVA

Dans le menu “Analyse” puis “Détail de la TVA”, si vous souhaitez connaître le montant total facturé avec les modes export, intracommunautaire, autoliquidation ou franchise, vous pouvez cliquer sur “Affichage” (en haut à droite) pour ajouter ces colonnes dans le tableau.

Calcul des commissions des commerciaux

Si vous calculez les commissions des commerciaux en fonction du chiffre d’affaires encaissé (et non pas en fonction du chiffre d’affaires facturé), vous avez désormais la possibilité d’exclure certains modes de paiement du calcul des commissions en allant dans le menu “Données” puis “Modes de paiement”.

Par exemple, vous pouvez exclure les factures encaissées avec le mode “Contentieux”.

Habituellement, lorsqu’une facture est encaissée (par chèque, virement, carte bancaire…), le commercial reçoit une commission. Tandis que si la facture est encaissée avec le mode “Contentieux” (quand il s’agit d’une facture impayée que vous souhaitez passer en perte), le commercial ne recevra pas de commission.

Connecteur PowerBoutique

L’option Connecteur PowerBoutique permet de faire communiquer facilement COGILOG Gestion avec un site web marchand PowerBoutique.

Enrichissement des informations transférées depuis le site marchand

Les informations saisies par le client sur le site web marchand PowerBoutique lors de de sa commande, comme ses numéros de téléphone (fixe et portable) et l’adresse de livraison souhaitée, sont maintenant transférées dans la pièce commerciale de COGILOG Gestion.

A la fin du processus de commande sur le site marchand PowerBoutique, le client peut souhaiter vous envoyer des informations complémentaires (par exemple des indications pour le livreur).

Afin de faciliter le traitement de ces informations, celles-ci sont transmises automatiquement dans le champ Notes de la pièce commerciale. Sont ainsi transmises, dans le champ Notes de la pièce commerciale :

• les informations complémentaires saisies par le client en fin de commande,
• les informations complémentaires saisies par le client quand il précise une adresse de livraison,
• les indications saisies par le client dans le champ Commentaires de sa fiche sur le site marchand.

Accélération de l’import des commandes depuis le site PowerBoutique

L’import des commandes depuis le site PowerBoutique vers COGILOG Gestion a été considérablement accéléré.

Mise à jour des prix sur le site marchand

COGILOG Gestion permet de mettre à jour les prix ttc des produits affichés sur le site marchand en fonction des prix calculés dans COGILOG Gestion. Si vous souhaitez afficher des prix ronds sur le site marchand, vous avez maintenant la possibilité de contrôler l’arrondi pratiqué sur la valeur du prix qui sera affiché sur le site marchand (par exemple arrondi au centime, à 5 centimes, à 10 centimes, à 50 centimes, à l’euro, etc) (voir le menu Aide, Connecteur site marchand PowerBoutique).

Envoi de SMS

Vous pouvez envoyer des SMS pour avertir vos clients de la livraison des produits. Le numéro de téléphone utilisé pour l’envoi de ce SMS est maintenant sélectionné par le logiciel de la façon suivante :

Le logiciel recherche un numéro de téléphone portable (c-a-d commençant par 06 ou 07) d’abord dans le champ téléphone de livraison de la pièce commerciale, puis dans le champ téléphone de la pièce commerciale, puis dans le champ téléphone portable de la fiche du client. Chacun de ces champs peut comporter plusieurs numéros de téléphone à condition de séparer ces numéros avec un tiret ou une virgule (voir le menu Aide, Pièces commerciales, paragraphe Envoyer des SMS aux clients).

Impression du numéro de page sur les pièces commerciales

Lorsqu’une pièce commerciale (facture, bon de livraison…) comporte plusieurs pages, vous pouvez utiliser le mot-clé ##page## pour imprimer le numéro sur chaque page. Dans ce cas, le logiciel imprime par exemple “Page 1 sur 3”.

Maintenant vous avez aussi la possibilité d’utiliser le mot-clé ##page actuelle## pour imprimer le numéro de la page actuelle et le mot-clé ##page total## pour imprimer le nombre total de pages.

Ces mots-clés peuvent être utiles si vous imprimez des factures dans différentes langues. Par exemple, vous pouvez écrire “Page ##page actuelle## of ##page total##” sur les factures en Anglais dans le menu “Données” puis “Formats des pièces commerciales”. Dans ce cas, le logiciel imprimera par exemple “Page 1 of 3”.

Transformation des pièces commerciales et champs personnalisables

Lors de la transformation des pièces commerciales, si vous avez saisi des informations dans les champs personnalisables de la pièce d’origine (sur le panneau “Notes” dans le cadre “Autres informations” de la pièce d’origine), par défaut, ces champs sont automatiquement recopiés vers la nouvelle pièce. Si vous ne souhaitez pas que ces informations soient recopiées sur la nouvelle pièce créée, afin que le cadre “Autres informations” sur le panneau “Notes” de la nouvelle pièce créée soit entièrement vierge, vous pouvez cliquer sur “Transformer” puis cocher “Ne pas remplir le cadre Autres informations sur le panneau Notes”.

Nombre de jours de retard de paiement

Pour savoir facilement si un client a réglé ses précédentes factures à la date demandée ou avec plusieurs jours de retard, dans le menu “Pièces clients” puis “Factures”, vous pouvez cliquer sur “Affichage” (en haut à droite), puis cocher “Nombre de jours de retard pour le premier paiement” ou cocher “Nombre de jours de retard pour le paiement complet”.

Par exemple, si la facture avait une date d’échéance au 15/06/2016 et si le client a réglé la facture en retard en 3 fois le 20/06/2016 puis le 25/06/2016 puis le 30/06/2016, alors :

• La colonne “Nombre de jours de retard pour le premier paiement” indiquera 5 jours.
• La colonne “Nombre de jours de retard pour le paiement complet” indiquera 15 jours.

Pénalités en cas de retard de paiement

En cas de retard de paiement des clients, par défaut COGILOG Gestion calcule des pénalités de retard égales à 3 fois le taux de l’intérêt légal. Pour le 2ème semestre 2016, le taux de l’intérêt légal a été fixé à 0,93 %, donc COGILOG Gestion calculera des pénalités égales à 2,79 %.

Si vous souhaitez appliquer un taux de pénalité différent, vous pouvez le modifier dans le menu “Données” puis “Pénalités de retard”.

Pour appliquer les pénalités de retard, vous pouvez aussi consulter le guide “Relances” dans le menu “Aide” au paragraphe “Pénalités de retard”.

Nouveau système OS X El Capitan

Apple va diffuser prochainement le nouveau système OS X El Capitan. Nous avons effectué les adaptations nécessaires et COGILOG Gestion est désormais compatible avec ce nouveau système.

Cette version de COGILOG Gestion peut fonctionner avec OS X 10.11 El Capitan, 10.10 Yosemite, 10.9 Mavericks, 10.8 Mountain Lion, 10.7 Lion et 10.6 Snow Leopard.

Connecteur PowerBoutique

1. Nouvelle version de la plateforme PowerBoutique

   La plateforme d’e-commerce PowerBoutique met en service la nouvelle version 4.8 de son logiciel de vente en ligne. Cette nouvelle version de COGILOG Gestion permet de travailler aussi bien avec l’ancienne plateforme en version 4.7.4 qu’avec la nouvelle plateforme en version 4.8.1

2. Mise à jour automatique de la fiche client

   Une option permet maintenant, en cas de modification sur PowerBoutique, de mettre automatiquement à jour la fiche client de COGILOG Gestion à partir de la fiche client de PowerBoutique lors du transfert des commandes de PowerBoutique vers COGILOG Gestion.

3. Mise à jour automatique des stocks de produits fabriqués

   Dans le cas où vous vendez sur votre site marchand PowerBoutique des produits que vous fabriquez (processus de fabrication), vous pouvez demander à COGILOG Gestion d’envoyer la valeur du stock :

   • soit indiquée dans la fiche produit,
   • soit correspondant à la quantité maximale fabricable compte tenu de l’état des stocks des produits qui le composent,
   • soit égale à la somme de la valeur du stock de la fiche produit et de la quantité maximale fabricable compte tenu de l’état des stocks des produits qui le composent.

Processus de fabrication

Il est maintenant possible de fabriquer une quantité négative de produits. Cette fonction permet de “défabriquer” ces produits ou bien d’annuler partiellement ou totalement une fabrication.

Export des écritures comptables vers Sage Compta

Cette nouvelle version permet d’exporter les écritures comptables vers Sage Compta (Mac ou PC) en versions V16, V14 et V8.

Sortie et replacement de dossiers

Les logiciels COGILOG permettent de sortir un dossier c-a-d de le recopier physiquement sur un poste client afin de pouvoir travailler en local de manière autonome, sans connexion avec le serveur (voir le menu Aide, Travailler en local ou sur serveur). Ensuite l’opération de replacement permet de transférer le dossier du poste client vers le serveur et il est détruit du poste client.

Cette opération de recopie physique est une opération critique car, en cas de coupure intempestive du réseau lors du transfert des données, elle peut conduire à des pertes de données. La présente version améliore le processus de transfert pour réduire les risques de perte de données en cas de coupure du réseau au cours du transfert des données.

Nous vous recommandons cependant de vous assurer qu’avant de lancer une opération de sortie ou de replacement d’un dossier, vous disposez d’une liaison réseau stable avec le serveur. Il est déconseillé d’effectuer une opération de replacement d’un dossier quand vous êtes en connexion avec le serveur via une liaison internet.

Déverrouillage manuel de dossiers

Lors de l’opération de sortie d’un dossier (voir le menu Aide, Travailler en local ou sur serveur), vous avez la possibilité de le verrouiller de façon à prendre la main sur ce dossier et empêcher vos collègues de le modifier. Ce dossier sera automatiquement déverrouillé quand il sera replacé sur le serveur. L’utilisateur ayant sorti un dossier peut aussi le déverrouiller manuellement en cas d’incident. L’administrateur de la base de données peut également effectuer cette opération manuelle de déverrouillage.

OS X Yosemite 10.10.3

Cette mise à jour résout un problème d’affichage concernant les tableaux, apparu dans la version 10.10.3 de OS X Yosemite.

Valorisation du stock

Dans le menu Analyse puis Valorisation du stock, désormais vous pouvez soit valoriser le stock en fonction des quantités actuellement présentes dans le stock, soit en fonction des quantités disponibles.

Dans ce dernier cas, le logiciel retire les produits commandés par les clients, qui n’ont pas encore été livrés et qui sont encore présents dans votre stock.

Analyse des reliquats

Dans la fenêtre d’analyse des reliquats, le bouton Affichage permet d’afficher des nouvelles colonnes “Quantité disponible” et “Stock futur” si vous souhaitez connaître ces informations.

Pour utiliser l’analyse des reliquats, dans le menu Aide vous pouvez consulter le guide Aide à la logistique.

Transfert des écritures en comptabilité

Cette mise à jour permet d’exporter les écritures comptables au format Cegid Excel en complément des autres formats déjà existants (COGILOG Compta, EBP, Ciel, Sage, Coala, Cegid TRT, CCMX, Quadratus, Cador, Compt'Up, Météor, Winfic, iCompta).

Pour transférer les écritures de COGILOG Gestion vers un logiciel de comptabilité, dans le menu Aide vous pouvez consulter le guide Transfert en comptabilité.

Connecteur PowerBoutique

Le connecteur permettant de relier COGILOG Gestion avec un site web marchand PowerBoutique a été amélioré.

Pour utiliser ces fonctions, dans le menu Aide vous pouvez consulter le guide Connecteur site marchand PowerBoutique.

Transfert des produits ou clients depuis Ciel Mac

L’import des produits et clients provenant de Ciel Mac a été amélioré.

Pour transférer une liste de produits ou clients depuis Ciel Mac vers COGILOG Gestion, dans le menu Aide vous pouvez consulter le guide Transfert depuis un autre logiciel.

Connecteur PowerBoutique

PowerBoutique™ est une plateforme permettant de mettre en place et de gérer facilement un site d’e-commerce. Le connecteur PowerBoutique - COGILOG permet de relier votre site d’e-commerce PowerBoutique et votre logiciel de gestion commerciale COGILOG Gestion.

1. Mise à jour automatique des stocks

   Le connecteur permet de mettre automatiquement à jour les stocks des produits que vous vendez en ligne :

   • soit en continu : dès que le stock d’un produit évolue dans la base de données COGILOG, votre boutique en ligne est automatiquement mise à jour avec la nouvelle valeur du stock,
   • soit à intervalles réguliers (toutes les heures par exemple),
   • soit sur votre ordre, quand vous le souhaitez.

2. Mise à jour automatique des prix

   En cas d’évolution des prix de vos produits dans la base de données COGILOG, une commande permet de répercuter automatiquement les nouveaux tarifs (prix de base, prix promo) sur votre site PowerBoutique.

3. Transfert des commandes PowerBoutique dans COGILOG Gestion

   Les commandes enregistrées par vos clients sur votre site PowerBoutique peuvent être transférées dans COGILOG Gestion puis enregistrées en pièces commerciales de votre choix. Par exemple, les commandes validées dans PowerBoutique peuvent être transférées dans COGILOG Gestion et enregistrées en bons de commande, bons de livraison, factures ou en toute autre pièce commerciale de votre choix.

   Lors du transfert, les clients enregistrés sur votre site PowerBoutique peuvent :

   • soit venir enrichir votre base clients de COGILOG Gestion,
   • soit être affectés à des clients génériques si vous ne souhaitez pas enregistrer les clients de votre site PowerBoutique dans votre base de données COGILOG.

   Le connecteur "PowerBoutique - COGILOG" est disponible auprès de la société COGILOG.

Analyse des ventes

Si vous souhaitez faire des statistiques pour connaître le chiffre d’affaires pour chaque client ou les produits les plus vendus au cours de l’année 2014, vous pouvez consulter le guide Analyse dans le menu Aide, sur la 2ème page.

Archivage des anciennes factures

Pour alléger le tableau des factures en cours, vous avez la possibilité d’archiver les anciennes factures. Par exemple, vous pouvez archiver toutes les factures soldées concernant l’année 2014. Pour cela, dans le menu Exploitation choisissez Archiver, cochez Factures clients soldées, saisissez le 31/12/2014, puis cliquez sur Archiver.

Ensuite vous pourrez facilement afficher soit les factures en cours, soit les factures archivées, soit les deux en cliquant sur le menu situé en haut à gauche du tableau des factures.

De même, vous pouvez archiver les autres pièces commerciales (devis, bons de livraison…).

Adresses de livraison

Lors de la saisie des pièces commerciales pour les clients et fournisseurs, vous pouvez désormais choisir une adresse de livraison chez un autre client ou fournisseur (en cliquant sur le menu situé à droite sur la ligne Livraison).

Gestion des commerciaux

Dans la fenêtre des commerciaux (menu Données, Commerciaux) un nouveau bouton Remplacer permet de remplacer un commercial par un autre. Les clients et les pièces commerciales affectées au premier commercial seront alors affectées automatiquement au second.

Étiquettes Colissimo

Lors de l’export vers le logiciel Colissimo Expeditor de La Poste, COGILOG Gestion transmet désormais le téléphone indiqué dans l’adresse de livraison s’il est complété, ou sinon le téléphone indiqué dans l’adresse de facturation.

Dossiers attachés

Si vous utilisez la fonction permettant d’attacher des dossiers aux fiches clients et fournisseurs (pour stocker des fichiers Word, Excel, PDF, etc.) en même temps que l’accès distant via internet, et si vous avez stocké ces dossiers attachés dans un dossier Dropbox Pro, vous pouvez désormais préciser le nom du dossier Dropbox Pro en allant sur le poste serveur, dans le menu Données puis Options générales puis Dossiers attachés.

Pénalités applicables en cas de retard de paiement

Par défaut, COGILOG Gestion propose d’appliquer des pénalités égales à 3 fois le taux de l’intérêt légal. Pour l’année 2015, le taux de l’intérêt légal a été fixé à 0,93 %, donc COGILOG Gestion calculera des pénalités égales à 2,79 %.

Si vous souhaitez appliquer un taux de pénalité différent, vous pouvez le modifier dans le menu Données puis Pénalités de retard.

Export en comptabilité au format Quadratus

Lors de l’export en comptabilité au format Quadratus, les comptes clients et fournisseurs sont complétés par des espaces au lieu de zéros dans le fichier transmis à Quadratus.

Analyse géographique

L’analyse géographique (dans le menu Analyse) vous permet de voir la répartition de votre chiffre d’affaires par pays, régions, départements, villes et code postaux.

Dans cette fenêtre, une nouvelle option vous permet d’analyser soit les adresses de facturation, soit les adresses de livraison.

Sous-totaux sur les pièces commerciales

Sur les pièces commerciales (factures, devis…), vous avez la possibilité d’ajouter des sous-totaux. Par exemple, si vous vendez du matériel et des prestations, vous pouvez indiquer un sous-total pour le matériel, puis un sous-total pour les prestations.

Par défaut, le logiciel calcule uniquement les sous-totaux pour les prix.

Si vous souhaitez que le logiciel indique aussi les sous-totaux pour les quantités, les poids, l’écotaxe, les stocks, ou les rubriques personnalisées, alors dans le menu “Données” vous pouvez choisir “Options générales”, cliquer sur “Calculs”, puis cocher “Calculer les sous-totaux pour les quantités”.

Ne pas tenir compte de certains produits dans le calcul des reliquats de livraison

Si vous souhaitez ne pas tenir compte de certains produits dans le calcul des reliquats des livraisons (par exemple pour ne pas tenir compte des frais de port), dans le menu “Données” vous pouvez choisir “Produits”, double-cliquer sur les produits souhaités, puis cocher “Traitement spécial pour les reliquats”.

Dans ce cas, lorsque vous cliquerez sur le bouton “Reliquats” pour connaître les produits restant à livrer, vous pourrez masquer ces produits et le logiciel n’en tiendra pas compte.

Cette fonction est utile pour ne pas tenir compte de produits tels que les frais de port, les remises… dans l’analyse des reliquats des produits à livrer.

Remise en banque de traites

Si certains clients vous règlent par traites, l’option Remise en Banque permet de transmettre ces traites à la banque sous la forme d’un fichier informatique.

Lorsque vous choisissez “Effectuer une remise en banque” dans le menu “Exploitation”, vous avez désormais le choix entre 2 formats pour transmettre les traites à la banque :

• CFONB (format habituel demandé par la plupart des banques)
• CFONB avec retours à la ligne (format plus rare, demandé par certaines banques)

Lors de la création du fichier, le logiciel contrôlera aussi les dates d’échéance des traites et vous avertira en cas de date inhabituelle.

Import de clients, fournisseurs et produits

Si vous souhaitez importer dans COGILOG Gestion une liste de clients, fournisseurs, ou produits, vous pouvez utiliser les modèles de fichiers d’import qui se trouvent dans le dossier Applications puis COGILOG puis COGILOG Gestion puis Import.

Après avoir préparé ces fichiers dans un tableur, vous pouvez enregistrer ces fichiers au format “Texte (séparateur : tabulation)”.

Ensuite, vous pourrez ouvrir COGILOG Gestion puis, dans le menu Fichier, choisir Importer.

En bas de cette fenêtre, vous pouvez désormais indiquer l’encodage du fichier (Macintosh, Windows, DOS, Unicode, UTF 8) selon la provenance du fichier.

Autres améliorations

Cette mise à jour corrige aussi plusieurs problèmes concernant le nouveau système OS X Yosemite.

Nouveau système OS X Yosemite

Apple va diffuser prochainement le nouveau système OS X Yosemite. Nous avons effectué les adaptations nécessaires et COGILOG Gestion est maintenant compatible avec ce nouveau système.

COGILOG Gestion peut fonctionner avec OS X 10.10 Yosemite, 10.9 Mavericks, 10.8 Mountain Lion, 10.7 Lion et 10.6 Snow Leopard. Les anciens systèmes 10.4 et 10.5 ne sont plus supportés.

Nouveau moteur de base de données

COGILOG Gestion est bâti sur le célèbre moteur de base de données PostgreSQL, un gage de professionnalisme, de puissance et de pérennité. Cette mise à jour est techniquement importante car elle vous permettra de bénéficier de la dernière version du moteur de base de données PostgreSQL 9.3.5. Cette nouvelle version du moteur PostgreSQL apporte une amélioration des performances ainsi que de nouvelles possibilités d’évolutions.

L’installation de cette mise à jour sera plus longue que les mises à jour habituelles (compter 10 à 30 minutes sur le serveur selon le volume de votre base de données), il ne faut surtout pas l’interrompre.

Mots de passe

Vous pouvez définir un mot de passe pour protéger l’accès au logiciel (menu COGILOG Gestion puis Changer le mot de passe).

Afin de mieux sécuriser vos données, les noms et mots de passe que vous utilisez pour ouvrir vos logiciels COGILOG sont désormais contrôlés en tenant compte des majuscules et des minuscules, ce n’était pas le cas dans les versions précédentes qui étaient plus tolérantes.

Avant de faire cette mise à jour, il conviendra donc de mémoriser, en tenant compte des majuscules et des minuscules, le nom (ou initiales) et l’éventuel mot de passe que vous utilisez pour accéder au logiciel.

Vérification du stock

Lors de l’ouverture du logiciel, un nouveau message vous avertira si l’un des produits présente une valeur négative de stock.

Si vous gérez volontairement des stocks négatifs, vous pourrez désactiver ce message en allant dans le menu “Données” puis “Options générales” puis “Mouvements de stock”, en décochant la case “A l’ouverture de l’entreprise, avertir si l’un des produits comporte un stock négatif”.

Transformer les pièces commerciales en les regroupant automatiquement par client

Si vous sélectionnez plusieurs pièces commerciales pour les transformer (par exemple si vous transformez plusieurs bons de commande en factures), vous avez désormais le choix entre 3 modes dans la fenêtre de transformation :

• Regrouper les pièces sélectionnées pour créer une pièce unique ; par exemple si vous sélectionnez 5 commandes, ce mode créera 1 facture.
• Regrouper les pièces sélectionnées pour créer une pièce par client ; par exemple si vous sélectionnez 5 commandes pour 3 clients différents, ce mode créera 3 factures.
• Créer autant de nouvelles pièces que de pièces sélectionnées ; par exemple si vous sélectionnez 5 commandes, ce mode créera 5 factures.

Modification automatique des noms des pièces présentant des quantités négatives

Lors de l’impression d’un bon de livraison client qui comporte uniquement des quantités négatives, le logiciel renommera automatiquement ce bon de livraison pour l’appeler “Bon de reprise”.

De même, lors de l’impression d’une commande fournisseur qui comporte uniquement des quantités négatives, le logiciel renommera automatiquement ce bon de commande pour l’appeler “Bon de retour”.

Vous pouvez personnaliser ces libellés pour les appeler différemment (bon de retour pour SAV, etc.) dans le menu “Données” puis “Options générales” puis “Personnalisation”.

Suivi des transformations : colonnes avec des lettres colorées

Dans les tableaux des pièces commerciales, vous pouvez afficher de nouvelles colonnes pour suivre les transformations des pièces commerciales.

Par exemple, si vous transformez les commandes en bons de livraison, dans le menu “Pièces clients” puis “Bons de commande”, vous pouvez cliquer sur “Affichage” (en haut à droite), puis cocher “Transformé en bon de livraison client”.

Cette nouvelle colonne affichera :

• un “L” de couleur verte, lorsque la commande a été entièrement livrée
• un “L” de couleur orange, lorsque la commande a été partiellement livrée
• rien lorsque la commande n’a pas du tout été livrée

Vous pouvez aussi double-cliquer sur cette lettre “L” pour accéder aux bons de livraison.

De même, si vous transformez les commandes en factures, vous pouvez cliquer sur “Affichage” (en haut à droite), puis cocher “Transformé en facture client” afin de voir facilement quelles commandes ont été facturées entièrement, partiellement, pas du tout.

Suivi

Le bouton Suivi (en haut du tableau des pièces commerciales) permet de connaître rapidement les produits commandés par le client, les produits déjà livrés, ainsi que les produits restant à livrer.

Ce document a été amélioré pour gérer les situations complexes. Par exemple, si vous avez transformé 3 bons de commande en 2 bons de livraison, lorsque vous demanderez le suivi pour l’un de ces bons de commande, le suivi mentionnera automatiquement les 3 bons de commande d’origine afin que vous ayez une vue d’ensemble des produits commandés et livrés.

La présentation du suivi a également été améliorée. Le tableau en bas du suivi récapitule les quantités pour chaque produit.

Afficher facilement les commandes clients livrables et les produits livrables

1. Le bouton Reliquats

   En haut des tableaux des pièces commerciales et des produits, vous pouvez afficher le bouton Reliquats en choisissant le menu Fenêtre, Personnaliser la barre d’outils puis en glissant le bouton Reliquats dans la barre d’outils.

   Le bouton Reliquats peut avoir différentes applications en fonction des pièces commerciales auxquelles vous allez l’appliquer et en fonction de votre organisation.

2. Afficher les Commandes livrables en totalité ou partiellement

   Appliqué aux commandes et aux bons de livraison, le bouton Reliquats permet d’afficher les produits restant à livrer pour toutes les commandes en cours.

   En fonction de l’état instantané des stocks, le logiciel pourra alors vous signaler :

   • par un ● rond verte : les commandes clients livrables en totalité,
   • par un ● rond orange : les commandes clients partiellement livrables,
   • par un ● rond rouge : les commandes clients qui ne peuvent pas être livrées.

3. Afficher les bons de livraison à facturer

   Appliqué aux bons de livraison et aux factures, le bouton Reliquats permet d’afficher les bons de livraison non encore facturés.

4. Afficher les produits en commande que vous pouvez livrer

   Appliqué à des produits, le bouton Reliquats permet d’afficher directement les produits commandés par vos clients que vous pouvez livrer en totalité ou partiellement.

5. Afficher les commandes à livrer suite à la réception d’une livraison d’un fournisseur

   Appliqué à un bon de réception fournisseur, le bouton Reliquats permet d’afficher directement les commandes clients que vous pouvez livrer grâce aux produits réceptionnés.

6. Afficher les reliquats en commande chez votre fournisseur

   Appliqué aux commandes fournisseurs et aux bons de réception fournisseur, le bouton Reliquats permet d’afficher directement les produits commandés au fournisseur et en attente de réception.

7. Documentation et exemples d’utilisation

   Cette fonction s’adapte facilement à votre mode de fonctionnement. Vous trouverez plus de détails dans le menu Aide, Pièces commerciales (page 20). Vous trouverez de nombreux exemples concrets d’utilisation dans le menu Aide, Aide à la logistique.

Uniformiser les réglages pour mouvementer le stock

Si vous souhaitez que le stock soit mouvementé de manière identique pour tous les produits (par exemple si vous souhaitez que le stock diminue pour tous les produits lors de la création des bons de livraison), au lieu de régler chaque produit individuellement, vous pouvez faire un seul réglage global.

Dans le menu “Données” vous pouvez choisir “Options générales”, cliquer sur “Mouvements de stock”, cocher “Utiliser les mêmes réglages pour tous les produits pour mouvementer le stock”, puis saisir les règles souhaitées.

Lorsque vous cliquerez sur “Enregistrer”, le logiciel corrigera tous les produits pour utiliser ces nouvelles règles ce qui garantit que celles-ci s’appliqueront de façon identique à tous les produits.

Le logiciel pourra aussi utiliser ces informations pour vous avertir en cas d’erreur. Par exemple, si vous avez l’habitude de toujours créer un bon de commande client puis le transformer en bon de livraison client, vous avez probablement réglé cette fenêtre pour que la quantité à livrer aux clients augmente lors des bons de commande et diminue lors des bons de livraison. Dans ce cas, si vous tentez de créer directement un bon de livraison (en allant dans le menu “Pièces clients” puis “Bons de livraison” puis “Ajouter”), le logiciel vous avertira pour vous indiquer que ce n’est pas normal car, d’après les règles que vous avez choisies, vous devez créer d’abord un bon de commande, puis le transformer un bon de livraison afin que les stocks restent cohérents.

Suivre les transformations des pièces commerciales

Parfois les transformations entre les différentes pièces commerciales peuvent être difficiles à suivre (par exemple 3 commandes vers 1 bon de livraison, ou 2 commandes vers 5 bons de livraison). Si vous êtes dans ce cas, vous pouvez afficher dans le tableau des pièces commerciales un nouveau bouton Transformations pour accéder à un récapitulatif.

Par exemple, si vous transformez les bons de commande en bons de livraison, dans le menu “Pièces clients” vous pouvez choisir “Bons de commande”, dans le menu “Fenêtre” choisir “Personnaliser la barre d’outils”, glisser le bouton “Transformations” dans la barre d’outils en haut de la fenêtre, puis cliquer sur “Terminé”.

Ensuite, vous pourrez sélectionner un bon de commande, puis cliquer sur Transformations. Cette fenêtre indiquera toutes les pièces commerciales qui ont été créées à partir de ce bon de commande.

Si ce bon de commande fait partie d’un ensemble de 3 bons de commande qui ont été transformés en 5 bons de livraison par exemple, cette fenêtre mentionnera automatiquement les 3 bons de commande afin que vous ayez une vue d’ensemble des bons de commande et bons de livraison.

De même, dans l’autre sens, si vous souhaitez savoir à partir de quelle pièce un bon de livraison ou une facture ont été créés, vous pouvez cliquer une fois sur le bon de livraison ou la facture, cliquer sur Transformations, cliquer sur le menu en haut de la fenêtre pour choisir “Transformations depuis d’autres pièces vers ce bon de livraison/cette facture” afin de savoir quelle pièce avait été transformée vers ce bon de livraison ou cette facture.

Dans le tableau qui récapitule les transformations, vous pouvez double-cliquer sur les pièces (bons de commande, bons de livraison, factures…) pour les sélectionner dans leur tableau respectif. Vous pouvez aussi double-cliquer sur les pièces en maintenant la touche ⌥ option enfoncée pour les ouvrir.

Critères de comparaison pour le suivi et les reliquats

Habituellement, pour déterminer si les produits ont été livrés ou pas, le logiciel recherche si le bon de commande et le bon de livraison comportent les mêmes codes produits.

Par exemple, si le bon de commande comporte un produit avec un code C1050 nommé “Confiture d’abricots” et si le bon de livraison comporte un produit avec un code C1050 nommé “Confiture d’abricots et prunes”, alors le logiciel considère que le produit est livré et qu’il ne reste rien à livrer (car le bon de commande et le bon de livraison comportent le même produit C1050).

Si vous souhaitez que le logiciel compare aussi les libellés des produits, vous pouvez modifier un réglage dans le menu “Données” puis “Options générales” puis “Transformation” en cochant “Comparer les codes des produits et les libellés des produits entre les 2 pièces”.

Dans ce cas, le logiciel indiquera que le produit C1050 nommé “Confiture d’abricots” qui figurait sur le bon de commande n’a pas été livré (car le bon de livraison comporte un produit nommé “Confiture d’abricots et prunes” donc ce n’est pas le produit “Confiture d’abricots” qui était commandé à l’origine), donc il reste 1 produit à livrer pour cette commande.

Export en comptabilité au format Quadratus

Si vous exportez les écritures de ventes de COGILOG Gestion vers le logiciel de comptabilité Quadratus, le fichier d’export pour Quadratus mentionnera automatiquement la monnaie indiquée dans le menu “Données” puis “Options générales” puis “Calculs”.

Analyse géographique

Une nouvelle fonction Analyse géographique dans le menu Analyse vous permet de voir la répartition de votre chiffre d’affaires par pays, régions, départements, villes et code postaux.

Vous pouvez aussi utiliser cette fonction pour analyser les ventes d’un ou plusieurs produits précis afin de savoir dans quels régions ou villes ils ont été vendus.

Si votre entreprise n’est pas située en France, dans le menu Fichier vous pouvez choisir Modifier l’entreprise, puis saisir le pays de votre entreprise. Ce pays sera utilisé pour classer par défaut les factures clients qui ne comportent pas de pays.

Contrôle des numéros de TVA intracommunautaire

Pour pouvoir établir une facture sans TVA à un client situé dans la zone intracommunautaire (Espagne, Italie, Allemagne, etc.), ce client doit vous communiquer son numéro de TVA intracommunautaire. Vous devez le contrôler puis le saisir dans sa fiche client et l’imprimer sur toutes ses factures.

Lors de la saisie du numéro de TVA intracommunautaire dans la fiche client, un nouveau bouton Contrôler vous permet de vérifier rapidement que le numéro fourni par le client est valide.

Vous pouvez cliquer sur Contrôler, attendre que le site web de la commission européenne s’ouvre, choisir le pays du client, cliquer dans la case pour le numéro de TVA, coller le numéro du client (⌘V), saisir votre numéro (facultatif), puis cliquer sur Vérifier.

Commentaires sur les pièces commerciales

Si vous ajoutez régulièrement des commentaires assez semblables sur les pièces commerciales (pour décrire votre travail, préciser différentes conditions de règlement, préciser différents délais de livraison, etc.), vous pouvez désormais mémoriser ces commentaires ou phrases types dans le menu Données puis Commentaires. Les commentaires peuvent comporter plusieurs lignes de texte.

Lors de la saisie des pièces commerciales, vous pourrez ajouter rapidement ces commentaires en double-cliquant dans le tableau au bas de la fenêtre.

Impression des paiements reçus sur les factures

Vous avez la possibilité d’imprimer sur les factures la liste des paiements déjà reçus. Cela vous permet d’imprimer automatiquement qu’une facture a été payée par chèque, par carte bancaire, en espèces…

Pour cela, dans le menu Données vous pouvez choisir Format des pièces commerciales, double-cliquer sur le format que vous utilisez, cliquer sur Mise en page (en haut de la fenêtre), puis écrire ##paiements reçus## à l’endroit où vous souhaitez imprimer les paiements reçus.

Comme un client peut régler une facture en plusieurs fois, la liste des paiements reçus peut être assez grande et comporter plusieurs lignes, donc vous devez prévoir un espace suffisamment grand pour pouvoir imprimer tous les paiements reçus.

Ensuite vous pourrez cliquer sur Enregistrer, puis imprimer une facture déjà payée pour vérifier que la liste des paiements reçus s’imprime bien sur la facture.

Par défaut, le logiciel imprime la date, le mode de paiement et le montant. Pour les chèques, le logiciel imprime aussi le nom de la banque et le numéro du chèque si vous les avez renseignés lors de la saisie de l’encaissement.

Sites web pour les fournisseurs et clients

Dans les fiches fournisseurs et clients (dans le menu Données), vous pouvez saisir l’adresse de leurs sites web.

C’est utile si vous allez fréquemment sur les sites web de vos fournisseurs pour passer des commandes sur internet.

Ensuite, pour ouvrir rapidement le site web d’un fournisseur, vous pouvez ajouter un bouton en haut du tableau des fournisseurs ou des pièces commerciales. Par exemple, dans le menu Données vous pouvez choisir Fournisseurs, dans le menu Fenêtre choisir Personnaliser la barre d’outils, puis glisser le bouton Site web en haut de la fenêtre. De même, dans le menu Pièces fournisseurs puis Bons de commande, vous pouvez aller dans le menu Fenêtre choisir Personnaliser la barre d’outils, puis glisser le bouton Site web en haut de la fenêtre.

Vous pouvez aussi faire un clic droit sur un fournisseur ou un bon de commande fournisseur, puis choisir Ouvrir site web.

Commerciaux inactifs

Dans le menu Données puis Commerciaux, vous pouvez cocher les commerciaux inactifs (par exemple les anciens commerciaux ayant quitté l’entreprise).

Dans ce cas, lors de la saisie des prochaines pièces commerciales, ces commerciaux ne seront plus proposés dans la liste.

Dans le menu Analyse puis Calcul des commissions, le logiciel affichera par défaut les commissions pour les commerciaux actifs. Si vous souhaitez revoir les commissions des commerciaux inactifs, vous pouvez cliquer sur le menu en haut de la fenêtre.

Total des ventes par familles de produits

Si vous souhaitez connaître le total des ventes par familles de produits, dans le menu Analyse vous pouvez choisir Analyse des ventes, saisir la période, cocher Analyse par client, cliquer sur Tout sélectionner (en bas à droite), sur la ligne “Dans la fenêtre de résultat” choisir “Total par familles de produits”, puis cliquer sur OK.

Total des ventes par catégories de clients

Si vous souhaitez connaître le total des ventes par catégories de clients, dans le menu Analyse vous pouvez choisir Analyse des ventes, saisir la période, cocher Analyse par produit, cliquer sur Tout sélectionner (en bas à droite), sur la ligne “Dans la fenêtre de résultat” choisir “Total par catégories de clients”, puis cliquer sur OK.

Produits exclus du chiffre d’affaires

Si vos factures clients mentionnent certains produits qui ne doivent pas être considérés comme du chiffre d’affaires (par exemple une cession d’immobilisation, un transfert de charges, des débours clients, etc.), dans le menu Données puis Produits, vous pouvez ouvrir ces produits, puis cocher Exclure du chiffre d’affaires (en haut à droite).

Ensuite, dans les fenêtres d’analyse (évolution du CA, analyse des ventes, analyse des achats, analyse géographique), vous pourrez soit afficher :

• le total constituant le chiffre d’affaires
• le total des produits exclus du chiffre d’affaires
• le total tous types de produits confondus

Uniformisation des fiches produits

Le bouton Uniformiser dans le tableau des produits permet de modifier rapidement plusieurs produits. Cette fonction a été enrichie. Par exemple, vous pouvez sélectionner plusieurs produits, cliquer sur Uniformiser, puis cocher des cases pour indiquer que tous ces produits sont indisponibles à la vente, ou qu’ils sont exclus du chiffre d’affaires, ou activer la gestion du stock pour ces produits, etc.

Dates de relance

Si vous souhaitez revoir à quelles dates les courriers de relance 1, 2, 3 et 4 avaient été envoyés à un client, dans le tableau des factures ou dans le tableau des relances en cours, vous pouvez cliquer sur Affichage (en haut à droite) puis cocher les dates de relance.

Factures d’achats d’immobilisations

Si vous utilisez COGILOG Gestion pour saisir vos factures d’achats fournisseurs, vous pouvez désormais aussi utiliser le logiciel pour saisir des factures d’achats d’immobilisations.

Pour cela, dans le menu Données vous pouvez choisir Taux de TVA, cliquer sur Ajouter, saisir un nouveau code TVA, saisir le taux 20 %, saisir l’intitulé “20 % immos”, saisir un compte de classe 44562… dans le cadre Compte de TVA déductible sur achats, puis cliquer sur Enregistrer.

Ensuite, dans le menu Données puis Produits, vous pourrez ouvrir le produit correspondant aux immobilisations achetées (ou créer un nouveau produit pour les achats d’immobilisations), saisir le nouveau code de TVA créé (en haut à droite), cliquer sur Comptabilité (en haut de la fenêtre), puis saisir le compte de classe 2 dans lequel vous souhaitez transférer ces achats en comptabilité.

Ensuite, dans le menu Pièces fournisseurs puis Factures, vous pourrez saisir les factures d’achats d’immobilisations.

Historique des modifications apportées aux pièces commerciales

Si vous souhaitez conserver un historique des pièces commerciales créées/modifiées/supprimées avec COGILOG Gestion, vous pouvez aller dans le Données puis Options générales, cliquer sur Réglages généraux, puis cocher Enregistrer un historique détaillé des pièces commerciales.

Jusqu’à présent, cette fonction enregistrait uniquement un historique pour les factures. Désormais cette fonction enregistre un historique pour toutes les pièces commerciales créées/modifiées/supprimées (devis, bons de commande, bons de livraison…).

Bordereaux de remise de chèques

L’option Remise en Banque permet notamment d’imprimer un bordereau de remise de chèques. Si vous utilisez cette fonction et si vous avez créé plusieurs modes de paiement par chèque pour gérer différentes banques (dans le menu Données puis Modes de paiement), alors lorsque vous effectuez une remise en banque (dans le menu Exploitation puis Effectuer une remise en banque), vous pouvez désormais filtrer les chèques pour afficher uniquement les chèques d’une banque précise si vous le souhaitez.

Numérotation des pièces commerciales

Vous avez maintenant la possibilité d’insérer le numéro du mois dans les numéros des pièces commerciales.

Par exemple, si vous souhaitez que les numéros des factures commencent par l’année, puis le mois, puis le numéro de la facture (pour obtenir des numéros de la forme 1407xxxx pour les factures de juillet), dans le menu Données vous pouvez choisir Options générales, cliquer sur Numérotation, puis indiquer par exemple “année sur 2 chiffres + mois sur 2 chiffres + numéro sur 4 chiffres”.

Si vous choisissez ce mode de numérotation, vous devez quand même garder une numérotation continue pour les factures. Par exemple, si la dernière facture de juin porte le numéro 14060547, alors la première facture de juillet devra porter obligatoirement le numéro 14070548. L’administration n’accepte pas que la numérotation des factures redémarre à zéro à chaque début de mois. La numérotation des factures doit être continue et sans interruption.

Affaires archivées

Lors de la saisie des pièces commerciales, la case qui permet d’affecter la pièce commerciale à une affaire n’affiche désormais que les affaires non archivées.

Modification rapide de codes clients

Vous pouvez modifier rapidement les codes des clients par import d’un fichier de type tableur qui comporte dans une colonne l’ancien code du client et dans l’autre le nouveau code. Vous trouverez plus de détails dans le fichier /Applications/COGILOG/COGILOG Gestion/Import/ModèleRemplacerCodeClient.xls

Nota : vous pouvez également utiliser la fonction Uniformiser dans la fiche des clients.

Remplacement rapide de clients

Vous pouvez remplacer rapidement un client par un autre client (pour supprimer des doublons ou bien pour affecter à un client générique tous les anciens clients inactifs) par import d’un fichier de type tableur qui comporte dans une colonne l’ancien code du client et dans l’autre le nouveau code. Voir le fichier /Applications/COGILOG/COGILOG Gestion/Import/ModèleRemplacerClient.xls.

Nota : vous pouvez également effectuer cette opération au coup par coup en utilisant la fonction Remplacer de la fenêtre des clients.

Écotaxe (aussi appelé éco-participation, éco-contribution, DEEE)

Si vous vendez des produits soumis à l’écotaxe (appareils électriques, électroménager, meubles, etc.), un nouveau champ a été ajouté dans la fiche des produits. Ce champ permet de saisir le montant unitaire de l’écotaxe associée à ce produit. Ce champ peut ensuite être exploité pour être affiché sur la facture ou pour déterminer le montant de l’écotaxe collectée.

Pour utiliser ces nouvelles fonctionnalités, vous pouvez choisir le menu Aide, Produits, puis consulter le paragraphe “Écotaxe (aussi appelé éco-participation, éco-contribution, DEEE)” (page 4).

Nouveaux modes de facturation pour les clients : auto-liquidation et vente en franchise

1. Auto-liquidation

   Si vous souhaitez éditer une facture client sans TVA dans le cadre de l’autoliquidation (par exemple si vous agissez en tant que sous-traitant pour une entreprise du BTP), vous pouvez choisir le nouveau mode de facturation Autoliquidation dans les fiches clients.

   Pour cela, dans le menu Données vous pouvez choisir Clients, double-cliquer sur le client, puis choisir le mode de facturation Autoliquidation (à droite de la fenêtre).

   Lors de la saisie des prochaines factures pour ce client, le logiciel supprimera automatiquement la TVA. Cela vous évitera de modifier manuellement chaque ligne facturée pour appliquer la TVA à 0 %.

   Sur ces factures, vous devez également écrire la mention AUTOLIQUIDATION DE LA TVA (par exemple dans la case Message en bas de la fenêtre).

2. Vente en franchise

   Si vous souhaitez éditer une facture client en franchise de TVA ou en suspension de taxe (articles 275 et 277 A du CGI, notamment pour des opérations d’import/export), vous pouvez choisir le nouveau mode de facturation Franchise dans les fiches clients (dans le menu Données puis Clients).

Nouveaux modes de facturation pour les fournisseurs : auto-liquidation et achat franchise

1. Auto-liquidation

   Si vous achetez des prestations de services auprès d’un fournisseur situé en dehors de la zone intracommunautaire (fournisseur en Suisse, Etats-Unis, Chine…), lorsque le lieu de prestation des services est situé en France (article 259 du CGI), vous pouvez choisir le nouveau mode de facturation Autoliquidation dans les fiches fournisseurs (dans le menu Données puis Fournisseurs).

   Si vous avez reçu une facture d’un fournisseur sans TVA dans le cadre de l’autoliquidation (par exemple si vous agissez en tant que donneur d’ordre dans le BTP et vous avez reçu une facture d’un sous-traitant), vous pouvez choisir le nouveau mode de facturation Autoliquidation dans les fiches fournisseurs (dans le menu Données puis Fournisseurs).

2. Achat en franchise

   Si vous avez reçu une facture d’un fournisseur en franchise de TVA ou en suspension de taxe (article 275 du CGI, notamment pour des opérations d’import/export), vous pouvez choisir le nouveau mode de facturation Franchise dans les fiches fournisseurs (dans le menu Données puis Fournisseurs).

Récapitulatif des différents modes de facturation et les écritures comptables associées

Le mode de facturation choisi dans les fiches clients, fournisseurs et sur les pièces commerciales permet d’appliquer ou non la TVA. Il permet également de transférer les écritures en comptabilité dans les comptes adaptés.

Ces différents réglages sont récapitulés dans le menu Aide puis Transfert en comptabilité, dans le paragraphe Les différentes écritures créées.

Comptes de TVA déductible pour les achats intracommunautaires

Sur les formulaires de TVA, la TVA déductible sur achats en France ou déductible sur achats intracommunautaires est déclarée sur la même ligne (par exemple ligne 20 sur le formulaire CA3).

En comptabilité, vous pouvez enregistrer ces TVA dans le même compte (par exemple 445660).

Cependant si vous souhaitez les enregistrer en comptabilité dans 2 comptes séparés (par exemple 445660 pour les achats en France et 445662 pour les achats intracommunautaires) pour faciliter des vérifications, vous pouvez désormais indiquer 2 comptes distincts dans le menu Données puis Taux de TVA.

Taux de remise

Vous pouvez choisir le nombre de décimales pour les taux de remise dans le menu Données puis Options générales, en cliquant sur Calculs.

Habituellement les taux de remise comportent 2 décimales (par exemple 12,50 % de remise). Si vous souhaitez ajouter plus de décimales (par exemple 12,1234 % de remise) vous pouvez utiliser ce nouveau réglage.

Vous pouvez également choisir le nombre de décimales qui sera imprimé sur les pièces commerciales en allant dans le menu Données puis Formats des pièces commerciales, en double-cliquant sur le format, puis en cliquant sur Tableau (en haut de la fenêtre).

Par exemple, pour imprimer un taux de remise général avec 2 décimales en bas des factures, vous pouvez écrire Remise ht 0,00 % en bas de la fenêtre. Pour imprimer un taux de remise général avec 3 décimales, vous pouvez écrire Remise ht 0,000 % en bas de la fenêtre.

Export des pièces commerciales

Les pièces commerciales (factures, bons de commande, bons de livraison, etc.) peuvent être exportées sous la forme d’un fichier texte tabulé.

Cette fonction est utile si vous souhaitez transférer ces données dans un autre logiciel, les exploiter dans un tableur, transmettre une commande à un fournisseur qui sera traitée automatiquement par un logiciel, etc.

Par exemple, dans le menu Pièces clients vous pouvez choisir Factures, sélectionner une ou plusieurs factures, cliquer sur Exporter (en haut à droite de la fenêtre), choisir Exporter les pièces (en bas de la fenêtre), puis enregistrer ce fichier sur le bureau.

Désormais, lors de l’export, le logiciel affiche de nouvelles options pour :

• Exporter ou non le client/fournisseur dans le fichier
• Exporter ou non la commande qui mouvementera le stock si le fichier est destiné à être réimporté dans COGILOG Gestion
• Exporter ou non la commande qui recalculera le solde si le fichier est destiné à être réimporté dans COGILOG Gestion
• Exporter ou non le numéro de pièce

Si vous cochez la case “Exporter le numéro de pièce”, le format d’export a été modifié par rapport à la précédente version de COGILOG Gestion. Le numéro de pièce se trouve désormais en colonne 100. Si vous traitez ces fichiers automatiquement dans un autre logiciel ou si vous les transmettez à un fournisseur, il faudra peut être faire des adaptations pour ce nouveau format.

Modèles d’import

Les modèles d’import qui permettent d’importer des produits, clients, fournisseurs… dans COGILOG Gestion ont été mis à jour.

Si vous souhaitez importer des produits, clients, fournisseurs… dans COGILOG Gestion, vous pouvez préparer un tableau dans Excel en plaçant les colonnes dans l’ordre indiqué dans les modèles d’import qui se trouvent dans le dossier Applications puis COGILOG puis COGILOG Gestion puis Import.

Ensuite, dans le menu Fichier vous pourrez choisir Enregistrer sous, choisir le format Texte (séparateur tabulation), enregistrer le fichier sur le bureau, ouvrir COGILOG Gestion, dans le menu Fichier choisir Importer, puis sélectionner le fichier.

Uniformisation sélective des produits

Le bouton Uniformiser dans la fenêtre des produits permet de modifier d’un coup des caractéristiques de produits. Cette fonction peut maintenant s’appliquer à une sélection de produits. Vous pouvez ainsi sélectionner manuellement des produits ou bien utiliser un filtre pour n’afficher que certains produits puis appliquer l’uniformisation sur les produits ainsi sélectionnés.

Sous-total des prix d’achat et de la marge

Dans la fenêtre de saisie des pièces commerciales, si vous insérez une ligne de sous-total, cette ligne de sous-total indique désormais le sous-total des prix d’achat et le sous-total de la marge (si les prix d’achat ou la marge sont affichés dans le tableau).

Suppression d’une entreprise

Les utilisateurs ayant le niveau administrateur peuvent supprimer une entreprise et donc tous les dossiers de cette entreprise. Désormais lors d’une tentative de suppression d’une entreprise, un message indique explicitement tous les dossiers de cette entreprise et avertit l’utilisateur qu’ils seront supprimés s’il confirme cette action de suppression.

Transfert des données depuis Ciel Gestion pour Mac

Le transfert des données de Ciel Gestion pour Mac vers COGILOG Gestion a été amélioré. Pour cela, dans le menu Aide vous pouvez choisir Transfert depuis un autre logiciel.

Récapitulatif de TVA en bas des pièces commerciales

Lorsqu’une pièce commerciale comporte des produits non soumis à la TVA, le total hors taxe non soumis à la TVA est imprimé en bas de la pièce commerciale. Sur ces lignes, au lieu d’imprimer 0,00 le logiciel laisse désormais la case vide.

Import

Cette mise à jour corrige un problème qui pouvait bloquer l’import ou le transfert depuis le logiciel Cadratin sous l’ancien système Mac OS X 10.4.

Attestation pour les travaux de rénovation soumis à la TVA à 10 ou 5,5 % dans le BTP

Si votre entreprise travaille dans le BTP, vous pouvez utiliser COGILOG Gestion pour imprimer le formulaire 1301-SD en même temps que les factures afin que vos clients puissent bénéficier de la TVA à 10 ou 5,5 % en cas de travaux de rénovation ou pour économiser l’énergie.

Le nouveau formulaire 1301-SD avec les taux de TVA à 10 ou 5,5 % a été ajouté dans le logiciel.

Historique détaillé produits

Une nouvelle fonction “Historique détaillé produits” vous permet de retrouver rapidement toutes les pièces commerciales contenant un ou plusieurs produits précis.

Pour cela, dans le menu Analyse vous pouvez choisir Historique détaillé produits, puis sélectionner un produit (ou sélectionner plusieurs produits en cliquant successivement sur les différents produits avec la touche ⌘ command enfoncée).

Ensuite dans la fenêtre suivante, vous pourrez saisir la période souhaitée (par exemple du 01/01/2013 au 31/12/2013) et choisir un type de pièces commerciales (factures, bons de livraison, commandes fournisseurs, etc.).

Le logiciel affichera alors toutes les pièces commerciales contenant ce(s) produit(s) (avec le nom du client ou fournisseur, les quantités, les prix, etc.).

Cette fonction est aussi accessible depuis le menu Données puis Produits. Pour cela, dans le menu Données vous pouvez choisir Produits. Ensuite dans le menu Fenêtre vous pouvez choisir Personnaliser la barre d’outils, puis glisser le bouton Historique dans la barre d’outils. Ensuite vous pourrez sélectionner un ou plusieurs produits, puis cliquer sur Historique (en haut de la fenêtre) pour voir rapidement quelles pièces commerciales mentionnent ce produit.

Transformation des commandes clients en commandes fournisseurs

Si vous avez l’habitude de transformer les bons de commande clients en bons de commande fournisseurs en utilisant le bouton Transformer, une nouvelle option “Mentionner uniquement les produits vendus par ce fournisseur” est disponible dans la fenêtre de transformation.

Cette fonction est utile si le bon de commande client comporte différents produits que vous devez commander auprès de différents fournisseurs.

Par exemple, si le bon de commande client comporte 10 produits vendus par 3 fournisseurs différents, vous pourrez transformer une première fois la commande client en commande fournisseur, cocher la case “Mentionner uniquement les produits vendus par ce fournisseur” et choisir le premier fournisseur. Sur ce premier bon de commande, le logiciel indiquera uniquement les produits vendus par ce fournisseur. Ensuite, vous pourrez répéter ces opérations pour créer un bon de commande pour le second fournisseur, puis le troisième fournisseur.

Pour utiliser cette fonction, il faut que les différents fournisseurs soient bien complétés dans les fiches produits (dans le menu Données puis Produits, en double-cliquant sur un produit, en cliquant sur Fournisseurs et en indiquant sur ce panneau les fournisseurs pour ce produit).

Déclaration d’achats de biens pour la douane

Si la facture fournisseur comporte une adresse de livraison, le logiciel complète désormais la colonne Département sur la déclaration pour la douane avec le département de l’adresse de livraison.

Sinon, si la facture fournisseur ne comporte pas d’adresse de livraison, le logiciel complète la colonne Département avec le département de l’entreprise (indiqué dans le menu Fichier puis Modifier l’entreprise).

Pénalités applicables en cas de retard de paiement

Par défaut, COGILOG Gestion propose d’appliquer des pénalités égales à 3 fois le taux de l’intérêt légal. Pour l’année 2014, le taux de l’intérêt légal a été fixé à 0,04 % (décret du 04/02/2014), inchangé par rapport à 2013, donc COGILOG Gestion calculera des pénalités égales à 0,12 %.

Si vous souhaitez appliquer un taux de pénalité différent, vous pouvez le modifier dans le menu Données puis Pénalités de retard.

Historique détaillé clients et fournisseurs

Dans le menu Analyse puis “Historique détaillé clients” ou “Historique détaillé fournisseurs”, vous pouvez désormais afficher les codes et noms des affaires si vous le souhaitez.

Pour cela, vous pouvez cliquer sur Affichage (en haut à droite de la fenêtre).

Saisie obligatoire des affaires

Si vous souhaitez rendre obligatoire la saisie d’un code affaire dans toutes les pièces commerciales clients et fournisseurs, vous pouvez ouvrir COGILOG Gestion sur le poste de l’administrateur (avec son nom et mot de passe), dans le menu Données choisir Options générales, cliquer sur Réglages généraux (en haut de la fenêtre), puis cocher Rendre la saisie d’un code affaire obligatoire.

Ensuite lors de la saisie des pièces commerciales clients ou fournisseurs (factures, bons de livraison, devis, bons de commande fournisseurs, etc.), tous les utilisateurs devront obligatoirement choisir un code affaire.

Totaux en bas des pièces commerciales

De nouveaux totaux peuvent être imprimés en bas des pièces commerciales (total des rubriques personnalisées multiplié ou pas par la quantité, nombre d’articles, total des quantités, etc.)

Vous pouvez modifier les totaux imprimés en bas des pièces commerciales dans le menu Données puis Format des pièces commerciales, en double-cliquant sur le format que vous utilisez, puis en cliquant sur Tableau (en haut de la fenêtre).

Autres améliorations

D’autres améliorations ont été apportées à l’impression des étiquettes, à l’affichage des notes dans le tableau des clients ou pièces commerciales, etc.

Nouveaux taux de TVA à 20 et 10 %

Pour ajouter les nouveaux taux de TVA à 20 et 10 %, vous trouverez un guide pas à pas dans le menu Aide puis Nouveaux taux de TVA à 20 et 10 %.

Archivage des anciennes factures et autres pièces commerciales

Pour alléger le tableau des factures en cours, vous avez la possibilité d’archiver les anciennes factures. Par exemple, vous pouvez archiver toutes les factures soldées concernant l’année 2013. Pour cela, dans le menu Exploitation choisissez Archiver, cochez Factures clients soldées, saisissez le 31/12/2013, puis cliquez sur Archiver.

Ensuite vous pourrez facilement afficher soit les factures en cours, soit les factures archivées, soit les deux en cliquant sur le menu situé en haut à gauche du tableau des factures.

Analyse des ventes

Si vous souhaitez faire des statistiques pour connaître le chiffre d’affaires pour chaque client ou les produits les plus vendus au cours de l’année 2013, reportez-vous au menu Aide puis Analyse, sur la 2ème page.

Impression des processus de fabrication

Pour imprimer la liste des produits utilisés dans un processus de fabrication, dans le menu Données vous pouvez choisir Processus de fabrication, double-cliquer sur un processus, puis dans le menu Fichier choisir Imprimer.

De même, dans le menu Exploitation puis Lancer une fabrication, vous pouvez imprimer la liste des produits en allant dans le menu Fichier puis Imprimer.

Transfert en comptabilité et sections analytiques

Lors du transfert des écritures de ventes de COGILOG Gestion vers COGILOG Compta, le logiciel crée automatiquement dans COGILOG Compta les nouvelles sections analytiques indiquées dans COGILOG Gestion qui n’existent pas encore dans COGILOG Compta.

Dossier attaché

Dans les fiches clients et fournisseurs, vous avez la possibilité d’attacher un dossier qui se trouve dans le Finder (pour accéder rapidement aux fichiers concernant ce client ou fournisseur). Pour utiliser ces fonctions, vous pouvez consulter le guide Dossiers attachés dans le menu Aide.

Si vous utilisez COGILOG Gestion en accès distant via internet et si vous utilisez Dropbox, vous pouvez désormais stocker les dossiers attachés dans le dossier Dropbox. Cela vous permettra d’accéder aux dossiers attachés à partir de tous les postes (y compris ceux qui se trouvent à l’extérieur de l’entreprise via internet).

Limiter l’affichage des pièces commerciales à une période donnée

Dans les fenêtres présentant les listes des pièces commerciales, vous pouvez limiter l’affichage des pièces commerciales à une période donnée en saisissant les deux champs : période du … au … en haut du tableau. Ce réglage est désormais mémorisé dans les préférences de chaque Mac.

Utilisation en accès distant : limiter la période d’affichage des pièces commerciales peut être un réglage intéressant quand vous travaillez en accès distant à l’extérieur de l’entreprise. En effet la liste des pièces commerciales est rafraichie automatiquement quand vous ajoutez ou modifiez une pièce commerciale et si cette liste est importante, ces rafraichissements peuvent engendrer beaucoup de transferts de données via internet et donc du temps d’attente. Dans ce cas limiter la période d’affichage permet d’améliorer la réactivité quand les listes des pièces commerciales restent affichées à l’écran.

Pénalités applicables en cas de retard de paiement

Le taux de l’intérêt légal pour calculer les pénalités de retard à partir du 1er janvier 2014 n’est pas encore connu. Si vous souhaitez appliquer un taux de pénalité différent, vous pouvez le modifier dans le menu Données puis Pénalités de retard.

Autres améliorations

D’autres améliorations ont été apportées aux fonctions d’import (rafraîchissement des fenêtres juste après l’import), au transfert en comptabilité (lorsque le plan comptable comporte des comptes presque identiques, par exemple 706100 et 7061000, le logiciel prend en priorité celui indiqué dans COGILOG Gestion) et à l’impression des factures (si le tableau détaillant la TVA est dessiné sans bordure, tous les textes et montants sont cadrés à droite).

Affichage des pièces commerciales et états

Pour faciliter la lecture à l’écran, les pièces commerciales et états sont désormais agrandis à 140 %.

Nouveau système OS X Mavericks

Apple va diffuser prochainement le nouveau système OS X Mavericks. Nous avons effectué les adaptations nécessaires et COGILOG Gestion est désormais compatible avec ce nouveau système.

COGILOG Gestion peut fonctionner avec OS X 10.9 Mavericks, 10.8 Mountain Lion, 10.7 Lion, 10.6 Snow Leopard et 10.5 Leopard. Actuellement le logiciel fonctionne encore avec OS X 10.4 Tiger, mais cet ancien système risque d’être abandonné lors des prochaines évolutions techniques.

Archivage des factures en PDF

Cette mise à jour améliore les performances lors de l’enregistrement d’un grand nombre de factures en PDF. Par exemple, si vous souhaitez enregistrer dans un seul fichier PDF la totalité des factures de l’année 2012 afin de les archiver, dans le tableau des factures vous pouvez cliquer une fois sur la première facture de janvier 2012 pour la sélectionner, maintenir la touche ⇧ majuscule enfoncée et cliquer en même temps sur la dernière facture de décembre 2012 afin de sélectionner toutes les factures 2012, cliquer sur Imprimer, cliquer sur PDF, puis choisir Enregistrer au format PDF.

Suppression de produits

Si vous avez à supprimer un grand nombre d’anciens produits, il est maintenant possible d’effectuer rapidement cette opération par simple import d’un fichier de type tableur. Vous trouverez plus d’informations dans le menu Aide, Produits, Suppression des anciens produits. Le modèle du fichier à importer, avec les explications associées, se trouve dans /Applications/COGILOG/COGILOG Gestion/Import/ModèleRemplacerProduit.xls.

Autres améliorations

D’autres améliorations ont été apportées à l’import et l’export de fichiers vCard, l’envoi des factures par fax, l’import de clients, produits et fournisseurs (nouveau mot-clé **Modifier sans ajouter), le récapitulatif fournisseur, etc.

Impression automatique de plusieurs documents à partir d’une pièce commerciale

Une nouvelle fonction permet d’enchaîner l’impression automatique de plusieurs documents à partir d’une pièce commerciale.

Par exemple, à partir d’un devis, vous pourrez imprimer automatiquement un courrier de présentation puis le devis puis vos conditions générales de vente.

Pour cela, vous utiliserez une nouvelle fonction qui permet de demander à un format de lancer automatiquement l’impression du même document avec un autre format. Dans le menu Données vous pouvez choisir Format des pièces commerciales, double-cliquer sur un format, puis compléter le cadre “Après ce format, ajouter automatiquement…” afin d’enchaîner l’impression d’un autre document à partir de la même pièce commerciale.

Cette fonction est utilisable pour toutes les pièces commerciales (devis, factures, bons de livraison, commandes fournisseurs, etc.). Par exemple, après l’impression d’une facture, vous pouvez régler le logiciel pour qu’il imprime automatiquement un courrier joint à la facture, un bon de garantie, un bon de retour, etc.

En cas d’envoi des pièces commerciales par e-mail, le logiciel créera un seul fichier PDF contenant l’ensemble des documents. Par exemple, le fichier PDF pourra contenir automatiquement le devis suivi de vos conditions générales de vente.

Un exemple de conditions générales de vente vierge est disponible dans le menu Données puis Format des pièces commerciales, vous pouvez double-cliquer pour l’ouvrir, cliquer sur Mise en page, puis saisir le texte de vos conditions générales de vente. Vous pouvez aussi importer un fichier PDF (en cliquant sur l’icône avec le dossier bleu dans la barre d’outils en haut à droite de la fenêtre) si vous possédez déjà vos conditions générales de vente sous la forme d’un fichier PDF.

En utilisant cette fonction, vous pouvez créer facilement une chaîne d’impression.

Par exemple, vous pouvez paramétrer un format de courrier de présentation pour qu’il imprime ensuite le devis lequel imprimera ensuite les conditions générales de vente.

Si vos conditions générales de vente comprennent plusieurs pages, vous pourrez créer celles-ci dans les formats, par exemple, sous la forme CGV1, CGV2, etc puis demander à la page CGV1 de lancer l’impression de la page CGV2, etc. Les conditions générales de vente seront ainsi imprimés automatiquement sur autant de pages que nécessaire.

Déduire les quantités déjà traitées

Lors de la transformation des pièces commerciales, une nouvelle case vous permet de déduire les quantités déjà traitées.

Par exemple, vous pouvez créer un bon de commande pour 10 produits puis le transformer en un premier bon de livraison pour 4 produits. Ensuite, lorsque vous souhaitez créer un second bon de livraison, vous pouvez cliquer sur le bon de commande, cliquer sur Transformer, puis cocher Déduire les quantités déjà traitées. Dans ce cas, le logiciel vous proposera automatiquement de créer un bon de livraison pour les 6 produits restants.

Limiter aux quantités en stock

Lors de la transformation des pièces commerciales, une nouvelle case vous permet de limiter les quantités en fonction des quantités en stock.

Par exemple, si vous avez créé un bon de commande pour 10 produits et s’il n’y a actuellement que 7 produits en stock, vous pouvez cliquer sur le bon de commande, cliquer sur Transformer, puis cocher Limiter aux quantités en stock. Dans ce cas, le logiciel vous proposera automatiquement de créer un bon de livraison pour 7 produits (c’est à dire le maximum qui puisse être livré compte tenu du stock actuel).

Indication du prix de base et de la remise sur les pièces fournisseurs

Habituellement lorsqu’un nouveau produit est ajouté sur une pièce fournisseur, le logiciel indique directement votre prix d’achat fournisseur (tel qu’il est saisi dans le menu Données puis Produits, dans la fiche produit, sur le panneau Fournisseurs).

Si vous préférez que le logiciel indique sur la pièce fournisseur le détail avec votre prix de base et votre remise fournisseur (au lieu d’afficher directement votre prix d’achat), vous pouvez cocher une nouvelle option dans le menu Données puis Options générales, sur le panneau Calculs (ce réglage est accessible uniquement pour les utilisateurs de niveau administrateur).

Prélèvements bancaires SEPA : RUM différente pour chaque client

Si vous possédez l’option Remise en Banque, vous avez la possibilité d’encaisser les clients en effectuant des prélèvements sur leurs comptes bancaires.

Si vous effectuez des prélèvements à la norme SEPA, cette nouvelle version permet de gérer des RUM différentes pour chaque client prélevé. Pour cela, dans le menu Aide vous pouvez choisir Remises en banque, puis consulter le paragraphe Prélèvements clients à la norme SEPA (page 5).

Justification du compte clients

Jusqu’à présent, vous pouviez afficher la justification du comptes clients (dans le menu Analyse) soit pour tous les clients, soit pour un client précis.

Désormais, vous pouvez aussi afficher la justification du compte clients pour tous les clients d’une catégorie précise. Pour cela, dans le menu Analyse vous pouvez choisir Justification du compte clients, choisir la catégorie souhaitée (en bas à droite), puis cliquer sur Tous les clients.

Annuler la fabrication d’un produit

Dans le menu Exploitation puis Lancer une fabrication, vous avez la possibilité de saisir une quantité négative pour défaire des anciens produits fabriqués.

Par exemple, si vous aviez fabriqué un pack A constitué des produits B et C, puis au bout de quelques jours vous souhaitez défaire ces packs pour vendre à nouveau les produits B et C individuellement, alors dans le menu Exploitation vous pouvez choisir Lancer une fabrication, choisir le pack A, puis indiquer une quantité négative.

Préparation des étiquettes Colissimo

Après avoir préparé les bons de livraison dans COGILOG Gestion, vous avez la possibilité d’exporter les adresses de livraison vers le logiciel Colissimo Expeditor de La Poste qui fonctionne sur PC afin d’imprimer des étiquettes Colissimo. Cela vous évite de ressaisir manuellement les adresses de livraison dans ce logiciel. Pour cela, reportez-vous au menu Aide, guide Pièces commerciales, paragraphe Imprimer des étiquettes Colissimo. Cette mise à jour corrige un problème d’encodage afin que les accents soient correctement conservés entre COGILOG Gestion et Colissimo Expeditor.

Chiffre d’affaires journalier

Un problème qui empêchait la comparaison du chiffre d’affaires journalier entre plusieurs années (dans le menu Analyse puis Évolution du CA) a été corrigé.

Envoi des pièces commerciales par e-mail avec le logiciel Postbox

COGILOG Gestion peut envoyer les pièces commerciales par e-mail avec Mail, Outlook, Entourage, Sparrow et Postbox. Pour cela, dans le menu COGILOG Gestion, choisissez Préférences et sélectionnez le logiciel de messagerie souhaité.

Pénalités applicables en cas de retard de paiement

Par défaut, COGILOG Gestion propose d’appliquer des pénalités égales à 3 fois le taux de l’intérêt légal. Pour l’année 2013, le taux de l’intérêt légal a été fixé à 0,04 % (décret du 27/02/2013) donc COGILOG Gestion calculera des pénalités égales à 0,12 %.

Si vous souhaitez appliquer un taux de pénalité différent, vous pouvez le modifier dans le menu Données puis Pénalités de retard.

Depuis le 1er janvier 2013, vous devez également appliquer une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrements fixée à 40 € (décret du 04/10/2012) et le mentionner sur les factures.

Pour le mentionner sur les factures, dans le menu Données vous pouvez choisir Format des pièces commerciales, double-cliquer sur le format que vous utilisez pas imprimer les factures, cliquer sur Mise en page (en haut à gauche), puis double-cliquer sur le texte imprimé en bas de la facture pour saisir par exemple “Tout retard de paiement donnera lieu de plein droit et sans qu’aucune mise en demeure ne soit nécessaire au paiement de pénalités de retard sur la base de 3 fois le taux de l’intérêt légal et au paiement d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant de 40 €.”.

Sur les courriers de relance, le logiciel calculera automatiquement les pénalités de retard en appliquant l’indemnité forfaitaire (40 €) + le taux de pénalité (0,12 % par exemple).

Analyse des ventes

Les fonctions Analyse des ventes et Analyse des achats dans le menu Exploitation permettent désormais d’effectuer des analyses sur n’importe quel type de pièces commerciales.

Par exemple, vous pouvez utiliser l’analyse des ventes pour connaître le chiffre d’affaires ht réalisé avec chaque client sur une période donnée.

Vous pouvez aussi l’utiliser pour connaître le montant total ht de tous les bons de livraison ou tous les devis envoyés sur une période donnée.

De même, vous pouvez l’utiliser pour connaître le montant total ht de tous les bons de commande fournisseurs saisis sur une période donnée.

Date du premier ou du dernier paiement reçu

Dans le tableau des factures, vous pouvez afficher la date du premier ou du dernier paiement reçu pour chaque facture en cliquant sur Affichage (en haut à droite) puis en cochant Date du premier paiement reçu ou Date du dernier paiement reçu.

Ces informations sont également utilisables pour la définition de filtres.

Envoi des pièces commerciales par e-mail

Vous pouvez personnaliser le message envoyé par e-mail avec les factures, devis, bons de commande… en allant dans le menu Données puis Formats des pièces commerciales, en double-cliquant sur le format utilisé, puis en cliquant sur Réglages avancés.

Désormais, si vous souhaitez mentionner dans le titre de l’e-mail ou dans le contenu de l’e-mail le libellé du premier produit ou de la première ligne figurant sur la pièce commerciale, vous pouvez utiliser les mots-clés ##libellé du premier produit## ou ##libellé de la première ligne## pour préparer le titre ou le contenu de l’e-mail.

Courriers de relance

Sur les courriers de relance, vous avez la possibilité de mentionner les rubriques personnalisées créées dans les fiches clients. Pour modifier les courriers de relance, vous pouvez aller dans le menu Données puis Formats des courriers de relance.

Archivage des anciennes factures et autres pièces commerciales

Pour alléger le tableau des factures en cours, vous avez la possibilité d’archiver les anciennes factures. Par exemple, vous pouvez archiver toutes les factures soldées concernant l’année 2012. Pour cela, dans le menu Exploitation choisissez Archiver, cochez Factures clients soldées, saisissez le 31/12/2012, puis cliquez sur Archiver.

Ensuite vous pourrez facilement afficher soit les factures en cours, soit les factures archivées, soit les deux en cliquant sur le menu situé en haut à gauche du tableau des factures.

Adresses de livraison

Pour chaque adresse de livraison, vous pouvez désormais saisir le nom de l’entreprise, le nom du contact, le nom du service, l’adresse, le pays et le téléphone.

Pour cela, dans le menu Données vous pouvez choisir Clients, double-cliquer sur un client, cliquer sur Livraisons (en haut de la fenêtre), puis compléter le tableau.

De même, lors de la saisie des pièces commerciales (factures, bons de livraison, etc.), vous pourrez saisir toutes ces informations.

Ensuite, lors de l’impression des pièces commerciales, vous pourrez imprimer ces différentes informations en utilisant les mots-clés ##nom livraison##, ##contact livraison##, ##service livraison##, ##adresse livraison##, ##téléphone livraison## (dans le menu Données puis Format des pièces commerciales).

Analyse des achats

Une nouvelle fonction Analyse des achats dans le menu Exploitation vous permet d’analyser les factures d’achats fournisseurs.

Par exemple, pour connaître le montant total acheté auprès de chaque fournisseur en 2012, vous pouvez choisir le menu Exploitation puis Analyse des achats, cliquer sur Analyse par produit, saisir la période du 01/01/2012 au 31/12/2012, cliquer sur Tout sélectionner (en bas à droite), cliquer sur OK, puis cliquer sur le titre de la colonne CA ht pour trier les fournisseurs par chiffre d’affaires.

De même, si vous souhaitez obtenir un récapitulatif de tous les produits achetés auprès d’un fournisseur en 2012, vous pouvez choisir le menu Exploitation puis Analyse des achats, cliquer sur Analyse par fournisseur, saisir la période du 01/01/2012 au 31/12/2012, cliquer sur le fournisseur souhaité, puis cliquer sur OK.

Transformation des pièces commerciales

Le logiciel mémorise désormais les réglages utilisés lors de la transformation des pièces commerciales. Par exemple, si vous avez l’habitude de transformer les bons de commande en bons de livraison puis en factures, alors quand vous cliquerez sur un bon de commande le logiciel vous proposera de créer un bon de livraison, tandis que lorsque vous cliquerez sur un bon de livraison le logiciel vous proposera de créer une facture.

Rubriques personnalisées

Si vous avez créé des rubriques personnalisées dans les fiches clients ou fournisseurs (afin de mémoriser des informations supplémentaires dans les fiches clients ou fournisseurs), vous pouvez désormais afficher ces informations dans le tableau des pièces commerciales.

Par exemple, dans le menu Pièces clients vous pouvez choisir Factures, cliquer sur Affichage (en haut à droite), puis cocher les rubriques que vous souhaitez afficher dans le tableau.

Impression de la TVA sur les pièces commerciales

Par défaut, les factures imprimées comportent un tableau pour récapituler la TVA pour chaque taux (en bas à gauche de la facture).

Si vous souhaitez présenter la TVA de manière différente, dans le menu Données vous pouvez choisir Format des pièces commerciales, double-cliquer sur le format, cliquer sur Réglages avancés (en haut de la fenêtre), décocher Imprimer le tableau avec le détail de la TVA (en bas à droite), puis cliquer sur Mise en page (en haut à gauche). Ensuite vous pourrez dessiner la TVA à l’endroit que vous souhaitez sur la facture en utilisant les mots clés ##base tva 1##, ##taux tva 1## et ##montant tva 1##. Si la facture comporte plusieurs taux de TVA, vous pouvez utiliser de la même manière ##base tva 2##, ##base tva 3##, etc.

Analyse des reliquats

Si vous utilisez fréquemment la fonction d’analyse des reliquats, vous pouvez ajouter un bouton Reliquats dans la fenêtre de saisie des pièces commerciales.

Par exemple, vous pouvez double-cliquer sur une facture pour l’ouvrir, dans le menu Fenêtre choisir Personnaliser la barre d’outils, puis glisser le bouton Reliquats en haut de la fenêtre.

Historique des mouvements de stock

Pour consulter l’historique des mouvements de stock, dans le menu Données vous pouvez choisir Options générales, cliquer sur Réglages généraux, puis cliquer sur Afficher l’historique. Désormais le logiciel affiche les totaux en bas de cette fenêtre.

Transfert des clients depuis Cadratin

Les fonctions permettant de transférer les clients depuis le logiciel Cadratin (logiciel de devis utilisé dans les imprimeries) vers COGILOG Gestion ont été améliorées. Désormais vous pouvez transférer, vers COGILOG Gestion, tous les contacts clients saisis dans Cadratin.

Pièces commerciales comportant plusieurs pages

Habituellement lors de l’impression d’une pièce commerciale comportant plusieurs pages (devis, facture…), toutes les pages sont identiques. L’en-tête avec le logo de la société et le pied de page avec les mentions légales sont répétés sur toutes les pages.

Il est maintenant possible de n’imprimer l’en-tête que sur la première page et le pied de page que sur la dernière page.

Pour cela, dans le menu Données vous pouvez choisir Format des pièces commerciales, double-cliquer sur le format que vous utilisez, cliquer sur Réglages avancés (en haut à gauche), puis cocher N’imprimer l’en-tête que sur la première page et le pied de page que sur la dernière page (en bas à gauche). Ensuite vous pourrez imprimer une facture comportant plusieurs pages afin de voir le résultat.

Assistance en ligne

Après COGILOG Compta et COGILOG Paye, c’est au tour de COGILOG Gestion de bénéficier du nouveau système d’assistance en ligne.

COGILOG met à votre disposition une base de données de questions-réponses dans le menu Aide, Assistance en ligne. Cette base de données comporte une centaine de questions et s’enrichit régulièrement. Vous pouvez y effectuer des recherches soit en langage naturel soit par mots significatifs.

L’assistance en ligne COGILOG est à votre disposition dans le menu Aide, Assistance en ligne. Elle complète la documentation du logiciel que vous trouverez dans le menu Aide, Documentation.

Exclure de la remise générale

Lors de la saisie des factures, vous pouvez saisir une remise générale qui s’applique à l’ensemble des produits figurant sur la facture.

Si vous souhaitez que cette remise générale ne s’applique pas sur certains produits (pour appliquer la remise générale sur tous les produits sauf les frais de port par exemple), vous pouvez exclure certains produits de la remise générale. Pour cela, dans le menu Données vous pouvez choisir Produits, ouvrir le produit souhaité, puis cocher Exclure de la remise générale (en haut à droite), ainsi la remise générale ne s’appliquera pas sur ce produit lors de la saisie des prochaines factures.

Nouvelle colonne pourcentage d’avancement : facture de situation dans le secteur du BTP

Nous avons ajouté une nouvelle colonne Avancement dans la fenêtre de saisie des pièces commerciales. Vous pouvez saisir un pourcentage d’avancement différent sur chaque ligne. Le montant de chaque ligne sera calculé de la manière suivante : prix unitaire x quantité x pourcentage d’avancement.

Par exemple, dans le cas d’une facture de situation, si le travail a été effectué à 40 %, vous pouvez saisir un avancement de 40 % dans le logiciel, ainsi le montant de la ligne sera égal à 40 % du montant total.

Pour utiliser cette fonction, reportez-vous au menu Aide, Pièces commerciales, paragraphe Saisie d’un pourcentage d’avancement (page 10).

Attestation pour les travaux de rénovation soumis à la TVA à 7 % dans le BTP

Si votre entreprise travaille dans le BTP, vous pouvez utiliser COGILOG Gestion pour imprimer le formulaire 1301-SD en même temps que les factures afin que vos clients puissent bénéficier de la TVA à 7 % en cas de travaux de rénovation.

Pour cela, vous pouvez cliquer sur une facture, cliquer sur Imprimer, appuyer sur la touche ⌘ command et cliquer en même temps sur la ligne “Travaux rénovation BTP” afin de sélectionner 2 documents dans la fenêtre (le format habituel pour imprimer la facture + l’attestation), puis cliquer sur OK. Ainsi le logiciel imprimera la facture et l’attestation préremplie.

Ce réglage sera mémorisé. Lors de l’impression des prochaines factures, le logiciel vous proposera automatiquement d’imprimer ces 2 documents.

Nouvelle colonne coefficient lors de la saisie des pièces commerciales

Nous avons ajouté une nouvelle colonne Coefficient dans la fenêtre de saisie des pièces commerciales. Vous pouvez saisir un coefficient différent sur chaque ligne. Le montant de chaque ligne sera calculé de la manière suivante : prix unitaire x quantité x coefficient.

Lors de l’impression des factures, vous pourrez modifier le titre de la colonne coefficient pour l’appeler comme vous le souhaitez.

Pour utiliser cette fonction, reportez-vous au menu Aide, Pièces commerciales, paragraphe Saisie d’un coefficient (page 10).

Indisponible à l’achat

Si un produit n’est plus disponible chez vos fournisseurs, vous pouvez l’indiquer dans le menu Données puis Produits, en ouvrant la fiche du produit, puis en cochant Indisponible à l’achat (en haut à droite). Ainsi il n’apparaîtra plus dans la liste des produits lors de la préparation des pièces fournisseurs.

Liste des commerciaux

Dans le menu Données puis Commerciaux, vous pouvez cliquer sur le bouton Affichage (en haut à droite) afin d’afficher des colonnes supplémentaires dans le tableau des commerciaux si vous gérez beaucoup de commerciaux.

Codes postaux

Lorsque vous saisissez un code postal (dans une fiche client, devis, facture…), COGILOG Gestion vous propose automatiquement les localités correspondant à ce code postal. Le fichier des codes postaux a été mis à jour.

Nouveau système OS X Mountain Lion

Apple va sortir le nouveau système OS X Mountain Lion avant la fin du mois. COGILOG Gestion est désormais compatible avec ce nouveau système.

COGILOG Gestion peut fonctionner avec OS X 10.8 Mountain Lion, 10.7 Lion, 10.6 Snow Leopard, 10.5 Leopard et 10.4 Tiger.

Impression d’étiquettes

COGILOG Gestion permet d’imprimer différents types d’étiquettes :

• Vous pouvez imprimer des étiquettes avec les adresses des clients ou fournisseurs. Par exemple, vous pouvez imprimer des étiquettes pour tous les clients, ou les clients ayant acheté un produit précis, ou les clients situés dans un département précis afin de leur adresser un mailing.
• Vous pouvez imprimer des étiquettes pour les produits. Par exemple, vous pouvez imprimer des étiquettes avec le code produit, le code barre, le prix… puis coller ces étiquettes sur tous les produits en stock.
• Vous pouvez imprimer des étiquettes pour les pièces commerciales. Par exemple, vous pouvez sélectionner un bon de livraison, puis imprimer une étiquette avec l’adresse de livraison afin de la coller sur le colis à expédier.

Pour utiliser ces fonctions, reportez-vous au menu Aide puis Étiquettes.

Processus de fabrication

COGILOG Gestion gère désormais la notion de processus de fabrication. Si votre entreprise fabrique des produits (par exemple si vous achetez des produits de base A et B auprès d’un fournisseur, vous les transformez, puis vous vendez un produit fini C aux clients), alors vous pourrez utiliser ces nouvelles fonctions afin de gérer automatiquement les stocks lorsque vous fabriquez les produits.

Pour utiliser ces fonctions, reportez-vous au menu Aide, Gestion des stocks, paragraphe Fabrication de produits.

Imprimer directement un courrier de relance niveau 2, 3, 4

Si vous souhaitez sauter un niveau de courrier de relance pour adresser au client directement le courrier de relance de niveau supérieur (par exemple envoyer directement une relance de niveau 3 après une relance de niveau 1), dans le menu Exploitation, vous pouvez choisir Relances clients, cliquer une fois sur la ligne correspondant à ce client pour le sélectionner dans le tableau, cliquer sur Déjà relancé (en haut de la fenêtre), indiquer une date dans le passé (par exemple il y a un mois), cliquer sur OK, puis cliquer sur la relance suivante en haut de la fenêtre.

Relances clients par téléphone

Si vous souhaitez relancer les clients par téléphone, dans le menu Exploitation vous pouvez choisir Relances clients afin de voir les clients en retard de paiement.

Dans ce tableau, vous pouvez afficher le numéro de téléphone des clients en cliquant sur Affichage (en haut à droite) puis en cochant Téléphone.

Ensuite vous pourrez téléphoner à ces différents clients.

Après avoir relancé un client par téléphone, vous pourrez cliquer une fois sur la ligne correspondant à ce client pour le sélectionner, puis cliquer sur Déjà relancé (en haut de la fenêtre).

Ainsi le logiciel enregistrera le fait que ce client a été relancé (il n’apparaîtra plus dans le tableau des clients à relancer) et le logiciel enregistrera la date de relance (afin de déclencher le compte à rebours pour la prochaine relance). Vous pouvez également utiliser la fiche de suivi du client dans sa fiche.

Encaissement des factures clients

Lorsque vous cliquez sur le bouton Encaisser pour saisir un paiement client, le logiciel mémorise désormais le mode de paiement choisi afin de vous le proposer à nouveau les fois suivantes.

Par exemple, si vous saisissez une série de 30 paiements par chèque, vous pourrez indiquer pour le premier paiement qu’il s’agit d’un chèque, puis vous n’aurez plus à le faire pour les chèques suivants.

Liste des encaissements

Pour afficher les encaissements saisis, dans le menu Exploitation vous pouvez choisir Afficher les encaissements clients, puis choisir une période et un type d’encaissement en haut de la fenêtre. Désormais, le logiciel affiche le nombre d’encaissements en bas à gauche du tableau.

Transformation des pièces commerciales

Dans les fiches clients, vous avez la possibilité de cocher une case “Client bloqué” afin d’interdire la création de nouvelles pièces commerciales (bons de commande, factures, bons de livraison, etc.) pour ce client. C’est utile lorsque vous souhaitez bloquer un client ayant des factures impayées.

Désormais, le logiciel interdit l’utilisation du bouton “Transformer” pour les clients bloqués. Par exemple, si vous tentez de transformer une facture en bon de livraison, le logiciel vous indiquera que le client est bloqué.

Analyse des ventes et poids total

Après avoir effectué une analyse des ventes (dans le menu Exploitation puis Analyse des ventes) pour afficher par exemple tous les produits vendus au cours d’une période, vous avez la possibilité d’afficher le poids net ou poids brut dans ce tableau (en cliquant sur Affichage en haut à droite) afin de voir le poids total vendu.

Analyse des reliquats

L’analyse des reliquats permet de comparer les quantités entre 2 types de pièces commerciales. Par exemple, si vous transformez les bons de commande en bons de livraison, vous pourrez comparer les bons de commande avec les bons de livraison afin de détecter les clients qui n’ont pas été entièrement livrés.

Pour cela, dans le menu Données vous pouvez choisir Produits, cliquer sur un produit pour le sélectionner, cliquer sur Reliquats, puis comparer les bons de commande et les bons de livraison afin d’afficher la liste des clients actuellement en attente de livraison pour ce produit.

Cette fonction est notamment utile lorsque vous recevez une livraison d’un fournisseur et vous souhaitez connaître quels sont les clients en attente de livraison pour ces produits afin d’affecter les produits reçus aux différents clients en attente de livraison.

Pour utiliser cette fonction, reportez-vous au menu Aide, Pièces commerciales, paragraphe Reliquats par produits.

Notes fournisseurs

Dans les fiches produits, vous avez la possibilité d’indiquer sur le panneau Fournisseurs une note pour chaque fournisseur de ce produit (pour indiquer par exemple s’il y a un minimum de commande chez ce fournisseur, un délai de livraison, ou toute autre information utile).

Désormais, lors de la saisie des commandes fournisseurs, vous pouvez cliquer sur Affichage (en haut à droite), cliquer sur Tableau du bas, cocher Notes du fournisseur, puis cliquer sur OK afin d’afficher ces notes directement dans la fenêtre de saisie du bon de commande fournisseur.

De même dans le menu Exploitation, Créer les commandes fournisseurs, vous pouvez cliquer sur Affichage pour afficher les notes fournisseurs.

Adresse de livraison sur les pièces fournisseurs

Si vous souhaitez que l’adresse de livraison sur les pièces fournisseurs soit automatiquement préremplie avec l’adresse de votre entreprise, dans le menu Données vous pouvez choisir Options générales, cliquer sur Réglages généraux (en haut de la fenêtre), puis cocher Préremplir l’adresse de livraison avec l’adresse de l’entreprise.

Intitulé du 4ème stock

Le logiciel permet de suivre les quantités en stock, les quantités à livrer aux clients, les quantités à recevoir des fournisseurs, ainsi qu’un 4ème stock “Autre quantité” qui est à votre disposition.

Vous pouvez modifier l’intitulé de ce stock dans le menu Données puis Options générales, en cliquant sur Réglages généraux (en haut de la fenêtre), en complétant la ligne Nom du quatrième stock (en bas à gauche).

Ensuite vous pourrez compléter ce stock dans les fiches produits sur le panneau Stock.

Import de pièces commerciales

Le fichier Excel décrivant le format à respecter pour importer des pièces commerciales dans COGILOG Gestion a été complété. Cet exemple de fichier d’import se trouve dans le dossier Applications puis COGILOG puis COGILOG Gestion puis Import puis ModèleImportPièces.xls.

Import des tarifs dégressifs pour les produits

Lors de l’import d’un fichier contenant les tarifs des produits, si le fichier comporte un type de remise qui n’existe pas dans COGILOG Gestion, le logiciel vous propose soit d’arrêter l’import, soit de poursuivre en ignorant ces lignes.

Pénalités applicables en cas de retard de paiement

Par défaut, COGILOG Gestion propose d’appliquer des pénalités égales à 3 fois le taux de l’intérêt légal. Pour l’année 2012, le taux de l’intérêt légal a été fixé à 0,71 % donc COGILOG Gestion proposera des pénalités égales à 2,13 %.

Si vous souhaitez appliquer un taux de pénalité différent, vous pouvez choisir “Pénalités de retard” dans le menu “Données” puis modifier le taux.

Codes postaux

Lorsque vous saisissez un code postal (dans une fiche client, devis, facture…), COGILOG Gestion vous propose automatiquement les localités qui correspondent à ce code postal. Le logiciel a été mis à jour avec les nouveaux codes postaux pour l’île de la Réunion.

Affichage du poids

Dans le tableau des factures, devis, bons de livraison… vous avez désormais la possibilité d’afficher le poids total. Pour cela, dans le menu “Pièces clients” choisissez “Factures”, cliquez sur “Affichage” (en haut à droite), puis cochez “Poids net” ou “Poids brut”.

Ventes intracommunautaires avec COGILOG Compta

Si vous vendez des marchandises à un client situé dans la zone intracommunautaire, vous pouvez créer un compte de classe 7 dans COGILOG Compta paramétré sur “Livraisons intracommunautaires”, puis indiquer ce compte dans la fiche du produit dans COGILOG Gestion. Ces ventes seront déclarées ligne 06 sur le formulaire de TVA CA3.

Si vous vendez des prestations de services à un client situé dans la zone intracommunautaire, vous pouvez créer un compte de classe 7 dans COGILOG Compta paramétré sur “Autres opérations non imposables”, puis indiquer ce compte dans la fiche du produit dans COGILOG Gestion. Ces ventes seront déclarées ligne 05 sur le formulaire de TVA CA3.

Conservation du lettrage avec COGILOG Compta

En cas de modification d’une facture dans COGILOG Gestion, ayant été précédemment transférée en comptabilité et lettrée dans COGILOG Compta, le logiciel met à jour l’écriture dans COGILOG Compta pour refléter la modification effectuée dans COGILOG Gestion. Désormais lors de cette opération, le logiciel conserve le lettrage précédemment effectué (sauf si le montant ou le compte ont été modifiés).

En cas de suppression d’une facture, d’un paiement ou d’une remise en banque dans COGILOG Gestion, dont l’écriture a été transférée en comptabilité et lettrée dans COGILOG Compta, le logiciel supprime cette écriture. Désormais lors de cette opération, le logiciel transforme le lettrage sur l’écriture restante dans la comptabilité en prélettrage (au lieu de délettrer cette écriture).

Nouveau taux de TVA à 7 %

Si vous êtes concerné par le nouveau taux de TVA à 7 %, vous trouverez un guide pas à pas dans le menu Aide puis Nouveau taux de TVA à 7 %.

Archivage des anciennes factures et autres pièces commerciales

Pour alléger le tableau des factures en cours, vous avez la possibilité d’archiver les anciennes factures. Par exemple, vous pouvez archiver toutes les factures soldées concernant l’année 2011. Pour cela, dans le menu Exploitation choisissez Archiver, cochez Factures clients soldées, saisissez le 31/12/2011, puis cliquez sur Archiver.

Ensuite vous pourrez facilement afficher soit les factures en cours, soit les factures archivées, soit les deux en cliquant sur le menu situé en haut à gauche du tableau des factures.

Analyse des ventes

Si vous souhaitez faire des statistiques pour connaître le chiffre d’affaires pour chaque client ou les produits les plus vendus au cours de l’année 2011, reportez-vous au menu Aide puis Analyse, sur la 2ème page.

Codes postaux

Lorsque vous saisissez un code postal (dans une fiche client, devis, facture…), COGILOG Gestion vous propose automatiquement les localités qui correspondent à ce code postal. Le fichier des codes postaux a été mis à jour.

Utilisation sur un petit écran

La fenêtre de saisie des pièces commerciales comporte un premier panneau pour choisir le client. Ce premier panneau comporte une zone commentaires (en bas à droite). Si vous affichez cette fenêtre sur un petit écran (800 pixels de hauteur), vous pourrez accéder à la zone commentaires en affichant la barre d’outils sous la forme de textes (sans icônes).

Nouvelles commandes AppleScript

Les fonctions d’import dans COGILOG Gestion peuvent être pilotées par AppleScript. Une nouvelle commande “existe” permet de tester l’existence d’un client, d’un produit, d’une catégorie de clients ou d’une famille de produits.